Microsoft PowerPoint with Microsoft Project Manager

In der Projektarbeit entstehen zwei zentrale Aufgaben immer wieder: erstens die strukturierte Planung — Termine, Ressourcen, Abhängigkeiten, kritische Pfade — und zweitens die Kommunikation dieser Planung an Steuerungsgruppen, Auftraggeber und Teams. Microsoft Project ist das führende Werkzeug für die erste Aufgabe; Microsoft PowerPoint für die zweite. Dieser Kombikurs behandelt beide Programme in ihrer typischen Zusammenarbeit: von der Projektstruktur in MS Project über die Aufbereitung von Gantt-Auszügen und Meilensteinplänen bis zur fertig gestalteten Statusfolie in PowerPoint. Teilnehmende lernen nicht nur die einzelnen Funktionen, sondern verstehen, wie Projektdaten aus MS Project als visuelle Kommunikation in PowerPoint aufbereitet werden.

Microsoft Project — Projektstrukturierung und Vorgangsplanung Bevor Ressourcen geplant oder Termine vergeben werden, braucht jedes Projekt eine klare Struktur. Dieses Modul legt die Grundlagen: Projekte anlegen, Vorgänge hierarchisch gliedern, Abhängigkeiten definieren und das Gantt-Diagramm als zentrales Planungswerkzeug nutzen.

• Neues Projekt anlegen, Projektstart und Kalender (Arbeitszeiten, Feiertage) konfigurieren
• Vorgänge und Sammelvorgänge anlegen, Einrückungen für Projektstruktur (PSP-Ebenen) setzen
• Meilensteine definieren und im Gantt-Diagramm hervorheben
• Anordnungsbeziehungen (Ende-Anfang, Anfang-Anfang, Ende-Ende) zwischen Vorgängen herstellen
• Zeitabstände (Verzögerungen, Überlappungen) zwischen Vorgängen konfigurieren
• Kritischen Pfad einblenden und rot hervorheben

Microsoft Project — Ressourcenmanagement und Baseline Ressourcenzuweisung und Baseline-Management sind die Kernkompetenzen für professionelles Projektcontrolling. Dieses Modul behandelt, wie Ressourcen definiert, zugewiesen und bei Überlastungen umgeplant werden.

• Ressourcen (Personen, Material, Kosten) im Ressourcen-Blatt anlegen und kategorisieren
• Vorgänge mit Ressourcen verknüpfen, Zuweisung prozentual anpassen
• Ressourcenauslastungsansicht aufrufen, Überlastungen identifizieren und mit dem Ressourcenausgleich bearbeiten
• Baseline speichern (Projektbaseline, Vorgangsvariante)
• Soll-Ist-Vergleich: Abweichungen in Start, Abschluss und Dauer analysieren
• Berichte (Projektzusammenfassung, Vorgangsbericht, Ressourcenbericht) generieren und als PDF exportieren

Microsoft PowerPoint — Projektpräsentationen gestalten Eine Statusfolie entscheidet in Sekunden darüber, ob das Steuerungsgremium den Projektstatus auf einen Blick versteht. Dieses Modul zeigt, wie Projektinformationen schnell, klar und professionell in Folienlayouts gebracht werden.

• Folienmaster mit projektspezifischen Layoutvarianten (Statusfolie, Meilensteinübersicht, Risikomatrix) anlegen
• Ampelsystem (Rot/Gelb/Grün) für Projektstatus mit bedingten Farbfeldern darstellen
• Tabellen für Meilensteinlisten, Risikoregister und Maßnahmenpläne in PowerPoint erstellen
• Diagramme für Budgetverbrauch, Projektverlauf und Ressourcenauslastung aufbauen
• SmartArt für Projektorganisationsstruktur und Stakeholder-Map verwenden
• Schriftthema, Farbpalette und Logopositionierung im Folienmaster global steuern

Microsoft PowerPoint — Gantt-Visualisierung und Projektzeitpläne Der Export aus MS Project liefert Rohdaten; PowerPoint macht daraus kommunikationsgerechte Visuals. Dieses Modul behandelt die Übertragung von Planungsdaten in Folienformat.

• Gantt-Diagramm-Screenshot aus MS Project in PowerPoint einbetten und beschriften
• Gantt-Chart manuell in PowerPoint mit Formen und Tabellenstruktur nachbauen für editierbare Darstellung
• Meilenstein-Roadmap mit Zeitstrahl und Pfeilen in PowerPoint zeichnen
• Terminabweichungen (Soll vs. Ist) in einer zweigeteilten Zeitleistenfolie visualisieren
• Projektphasen als farbcodierte Swimlane-Darstellung in PowerPoint aufbauen
• Animationsreihenfolge für schrittweise Meilensteinpräsentation in Lenkungsausschuss-Meetings

Alle Übungsaufgaben bilden ein zusammenhängendes Projektszenario nach — von der Initiierung bis zum Statusbericht. Jede Aufgabe führt zu einem konkreten, exportierten Arbeitsergebnis.

• Neues MS Project-Datei anlegen: Büroumzugsprojekt mit 20 Vorgängen in vier Sammelvorgängen strukturieren
• Meilensteine „Planung abgeschlossen", „Umzugsbereit" und „Betrieb aufgenommen" setzen
• Alle Abhängigkeiten als Ende-Anfang-Relationen verknüpfen, kritischen Pfad einblenden
• Vier Ressourcen (Projektmanager, Umzugsfirma, IT, Facility) anlegen und Vorgängen zuweisen
• Überlastung der IT-Ressource identifizieren und durch Verzögerung eines Vorgangs auflösen
• Baseline für das Gesamtprojekt speichern
• Projektzusammenfassungsbericht aus MS Project als PDF exportieren
• PowerPoint-Folienmaster mit drei Layouts (Titelfolie, Statusfolie, Detailfolie) aufbauen
• Statusfolie mit Ampel (Termin grün, Budget gelb, Risiken rot) und drei Zeilen Kommentar gestalten
• Gantt-Screenshot aus MS Project in eine Detailfolie einbetten, Meilensteine mit Textfeldern kommentieren
• Meilenstein-Roadmap als Zeitstrahl mit vier Phasen und fünf Meilensteinen manuell in PowerPoint zeichnen
• Abgeschlossene Präsentation als Bildschirmpräsentation und als PDF exportieren

Dieser Kurs richtet sich an Personen, die im Projektumfeld tätig sind oder es werden wollen — auf jeder Ebene von der Projektassistenz bis zur Projektleitung.

• Projektassistenzen und -koordinatorinnen, die Projektpläne pflegen und Berichte erstellen
• Sachbearbeitende, die in Projekten Teilaufgaben übernehmen und den Überblick behalten müssen
• Teamleitungen, die Projektstatus an Vorgesetzte oder Kunden kommunizieren
• Personen, die bisher mit Excel-Tabellen planen und auf ein dediziertes Planungswerkzeug umsteigen möchten
• Berufseinsteigende, die Projektmanagement-Grundlagenwissen aufbauen und mit MS Project operationalisieren wollen

Die Schulung findet als Live-Online-Training im virtuellen Klassenzimmer statt. Trainer demonstrieren alle Schritte direkt in MS Project und PowerPoint; Teilnehmende arbeiten parallel in denselben Anwendungen. Praxisaufgaben schließen jedes Modul ab und führen zu einem exportierbaren Arbeitsergebnis. Kurs- und Übungsdateien (Projektplandateien, Foliendeck-Vorlagen) werden zu Kursbeginn bereitgestellt. Eine Homeoffice-Teilnahme ist möglich; alternativ steht ein Arbeitsplatz mit zwei Bildschirmen im Schulungszentrum zur Verfügung.

Der Kurs umfasst beide Programmbestandteile (MS Project und PowerPoint) in vollem Umfang. Die Gesamtdauer beträgt je nach Intensität und gewähltem Zeitmodell typischerweise fünf bis sieben Vollzeittage. Teilzeit-Varianten sind verfügbar.

Nach erfolgreichem Kursabschluss erhalten Teilnehmende eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung, die die MS-Project- und PowerPoint-Inhalte dokumentiert. Wer darüber hinaus eine offizielle Microsoft-Zertifizierungsprüfung (z. B. für MS Project) anstrebt, kann die Kursinhalte als Grundlage nutzen. Die Prüfungsanmeldung erfolgt separat über einen akkreditierten Testcenter-Anbieter.

In der Projektpraxis entscheidet nicht nur die Qualität des Plans, sondern auch die Qualität der Kommunikation über den Plan. Wer einen fundierten Projektplan in MS Project erstellt hat, kann ihn in der Statusrunde nur dann wirkungsvoll vertreten, wenn die Visualisierung klar, kompakt und professionell ist. Dieser Kurs verbindet beides und schließt damit eine Lücke, die in reinen MS-Project- oder reinen PowerPoint-Kursen offenbleibt. Die konkreten Fähigkeiten aus diesem Kurs — Gantt-Darstellungen aus MS Project in PowerPoint überführen, Meilenstein-Roadmaps zeichnen, Statuspräsentationen mit Ampelsystem aufbauen — sind direkt im Projektalltag einsetzbar. Kein Umweg über externe Grafikprogramme, kein mühsames Abtippen von Projektdaten: der Workflow von der Planung zur Folie wird systematisch geübt. Für Unternehmen, die mit MS Project arbeiten, ist die Kombination aus Planungs- und Präsentationskompetenz in einer Person ein messbarer Mehrwert — Projektstatus-Meetings werden effizienter vorbereitet, Steuerungsgremien bekommen konsistentere Informationen, und Projektteams kommunizieren Fortschritte klarer nach innen wie außen.