Microsoft Project with Microsoft Excel Advanced

Microsoft Project und Microsoft Excel ergänzen sich im Projektalltag auf natürliche Weise: Project strukturiert den Ablauf, Excel verdichtet die Zahlen. Wer beide Programme auf fortgeschrittenem Niveau beherrscht, kann Projektpläne nicht nur aufstellen, sondern deren Daten auch zu aussagekräftigen Berichten, Kostenanalysen und Prognosemodellen aufbereiten — ohne auf spezialisierte BI-Systeme angewiesen zu sein. Diese Weiterbildung führt systematisch durch die fortgeschrittenen Funktionen beider Programme und zeigt konkret, wie sie im Projektalltag zusammenwirken. Im Project-Block stehen Ressourcenmanagement, Baseline-Tracking und Berichtswesen im Vordergrund. Im Excel-Advanced-Block werden Pivot-Tabellen, komplexe Formeln, What-if-Analysen und Datenmodellierung vertieft — mit Bezug zu typischen Projektcontrolling-Aufgaben. Das Programm schließt mit einem trägerinternen Lehrgangszertifikat ab.

Modul 1 — Microsoft Project: Das Project-Modul vermittelt fortgeschrittene Planungs- und Steuerungskompetenzen. Der Schwerpunkt liegt auf dem aktiven Steuern laufender Projekte — Fortschritt eintragen, Abweichungen erkennen, Gegenmaßnahmen planen — sowie auf der sinnvollen Nutzung der Exportfunktionen für die Weiterverarbeitung in Excel.

• Arbeitspakete, Sammelvorgänge und Meilensteine professionell strukturieren
• Ressourcentypen: Arbeit, Material, Kosten — Zuweisung und Auslastungssteuerung
• Baseline setzen und Planabweichungen laufend dokumentieren
• Kritischer Pfad: manuelle versus automatische Berechnung, Pufferanzeige
• Berichte in Project: Projektzusammenfassung, Burndown, Ressourcenauslastung
• Export nach Excel: Vorgangsliste, Ressourcenübersicht, Kostentabelle

Modul 2 — Microsoft Excel Advanced: Dieser Block baut auf soliden Excel-Kenntnissen auf und vertieft die für Projektcontrolling besonders relevanten Funktionsbereiche. Pivot-Tabellen, komplexe Nachschlagefunktionen und das Excel-Datenmodell stehen im Mittelpunkt — mit Übungsdaten aus typischen Projektkontexten.

• Pivot-Tabellen: Gruppierung, berechnete Felder, Datenschnitte, Zeitachsen
• Komplexe Verweisfunktionen: SVERWEIS, XVERWEIS, INDEX/MATCH, INDIREKT
• Logik- und Fehlerbehandlungsfunktionen: WENN, UND, ODER, WENNFEHLER, WENNNV
• Dynamische Arrays: FILTER, SORT, UNIQUE, SEQUENZ für flexible Berichtstabellen
• Bedingte Formatierung: Farbskalen, Datenbalken, Symbolsätze, Ampeln
• Power Pivot und Datenmodell: Beziehungen zwischen mehreren Tabellen, DAX-Grundkennzahlen

Modul 3 — Projektcontrolling und What-if-Analysen: In diesem Modul werden Excel-Funktionen explizit für Projektcontrolling-Aufgaben eingesetzt. Earned-Value-Methodik, Kostenprognosen und Ressourcensimulationen sind die zentralen Themen.

• Earned Value Management in Excel: PV, EV, AC, CPI, SPI berechnen und visualisieren
• Szenario-Manager: Optimistisches, realistisches und pessimistisches Kostenszenario
• Zielwertsuche für Ressourcenbudgetoptimierung
• Datentabellen für Sensitivitätsanalysen (Kosten vs. Dauer)
• Meilensteintrendanalyse als Excel-Diagramm aus exportierten Project-Daten
• Automatisierung mit Makros: Statusbericht mit einem Klick aktualisieren

Praxis-Block — Projektalltag mit Project und Excel

• Vollständigen Projektplan für ein Produktentwicklungsprojekt in Project aufbauen
• Ressourcenkonflikt durch Umlegen von Vorgängen auflösen
• Monatlichen Fortschritt eintragen und Plan-Ist-Vergleich dokumentieren
• Export der Vorgangsliste nach Excel und Aufbau einer Pivot-Auswertung
• Kostenübersicht aus mehreren Projekten in einer Excel-Pivot-Tabelle konsolidieren
• Ampel-Dashboard in Excel mit bedingter Formatierung für den wöchentlichen Statusbericht
• Earned-Value-Analyse für ein laufendes Projekt berechnen und als Diagramm darstellen
• Szenario-Vergleich: Was passiert mit dem Budget, wenn ein Ressource ausfällt?
• Dynamisches Berichtstemplate mit FILTER-Funktion für individuelle Projektsichten
• Makro für wöchentlichen Projektbericht: aktuellen Export aus Project laden, Pivot aktualisieren
• Prognoserechnung: voraussichtlicher Fertigstellungstermin auf Basis aktueller CPI
• Abschlussprojekt: vollständiger Controlling-Zyklus von der Baseline bis zum Abschlussbericht

Das Abschlussprojekt integriert alle erlernten Kompetenzen: Ein vollständiger Projektzyklus wird in Project geplant, über mehrere simulierte Wochen gesteuert und die Ergebnisse werden in einer Excel-Controlling-Mappe mit Pivot-Berichten, Diagrammen und Szenarienauswertung dokumentiert.

Der Kurs richtet sich an Fachkräfte, die Projekte eigenverantwortlich planen und steuern und dabei fundiertes Werkzeugwissen in beiden Programmen aufbauen möchten.

• Projektleiter und Projektleiterinnen, die Excel bisher intuitiv nutzen und gezielt vertiefen möchten
• Projektcontroller und PMO-Mitarbeitende mit Bedarf an strukturierten Auswertungsmodellen
• Technische Fachkräfte in Ingenieurbüros, IT-Abteilungen und Bau/Anlagenplanung
• Selbstständige Projektmanager, die ohne spezialisiertes PM-System auskommen müssen
• Erfahrene Excel-Anwender aus dem Controlling, die den Project-Teil ergänzen möchten

Der Unterricht findet als Live-Online-Kurs im virtuellen Klassenzimmer statt. Beide Programme werden parallel geübt — Project und Excel sind auf den Rechnern der Teilnehmenden aktiv, und viele Übungen beginnen in Project und enden in Excel. Jede Sitzung kombiniert kurze Konzeptblöcke mit direkter Anwendung in Übungsdateien. Für das Makro-Modul im Excel-Advanced-Block wird eine kurze Einführung in den VBA-Editor gegeben; fundierte Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Die Teilnahme ist vom Heimarbeitsplatz oder aus dem Schulungszentrum möglich.

Die Gesamtdauer ergibt sich aus den gewählten Modulen und den Vorkenntnissen. Da beide Programme auf fortgeschrittenem Niveau behandelt werden, handelt es sich um ein inhaltlich dichtes Programm, das typischerweise mehrere Wochen umfasst. Vollzeit- und Teilzeitvarianten sind verfügbar.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Teilnehmende ein trägerinternes Lehrgangszertifikat. Wer eine offizielle Microsoft-Zertifizierung im Bereich Excel oder Project anstrebt, erhält durch den Kurs eine fundierte inhaltliche Vorbereitung; Prüfungen werden an akkreditierten Microsoft-Testcentern abgelegt.

Project und Excel sind in deutschen Unternehmen die am weitesten verbreiteten Werkzeuge für Projektplanung und Datenauswertung — und dennoch werden beide oft isoliert voneinander genutzt. Wer die Übergänge zwischen beiden Programmen kennt und beherrscht, spart erhebliche manuelle Arbeit: Der wöchentliche Statusbericht, der bisher durch manuelles Kopieren aus Project-Screenshots und Excel-Tabellen entstand, lässt sich mit den hier erlernten Techniken weitgehend automatisieren. Für Projektcontrolling-Tätigkeiten ist die Kombination besonders wertvoll. Die Earned-Value-Methodik in Excel aufzubauen und mit den Exportdaten aus Project zu befüllen, erlaubt Prognosen und Abweichungsanalysen, die weit über die eingebetteten Project-Berichte hinausgehen. Gleichzeitig bleibt die Lösung transparent und anpassbar — ohne Abhängigkeit von proprietären PM-Systemen. Langfristig stärkt diese Weiterbildung die Fähigkeit, Projektdaten kritisch zu lesen und zu hinterfragen. Wer versteht, wie Kennzahlen wie CPI und SPI entstehen, und wer weiß, wie man alternative Szenarien in einem Excel-Modell durchrechnet, trifft bessere Steuerungsentscheidungen — nicht nur als Projektleiter, sondern auch als Sparringspartner für das Management.