Microsoft SharePoint für Endanwender

Microsoft SharePoint ist die zentrale Plattform für Dokumentenmanagement, Teamkommunikation und interne Zusammenarbeit in modernen Unternehmen. Dieser Kurs richtet sich an Mitarbeitende, die täglich mit SharePoint arbeiten, bisher aber noch wenig oder keine Erfahrung mit der Plattform gesammelt haben. Im Mittelpunkt stehen der sichere Umgang mit Dokumentenbibliotheken, die Verwaltung von Teamseiten und die produktive Nutzung der zahlreichen Kollaborationsfunktionen, die SharePoint innerhalb der Microsoft-365-Umgebung bietet. Nach dem Abschluss dieses Trainings können die Teilnehmenden selbstständig Inhalte anlegen, pflegen und gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen bearbeiten, ohne auf IT-Unterstützung angewiesen zu sein.

Modul 1 — SharePoint-Grundlagen und Navigation Zu Beginn des Kurses lernen die Teilnehmenden die Grundstruktur von Microsoft SharePoint kennen. Sie erkunden die Benutzeroberfläche, verstehen den Unterschied zwischen Team-Sites, Kommunikations-Sites und Seiten innerhalb einer Site-Collection und lernen, wie sie über das Browser-Interface oder die SharePoint-App gezielt auf Inhalte zugreifen.

• SharePoint-Startseite und Intranet-Navigation verstehen
• Team-Sites von Kommunikations-Sites unterscheiden
• Websites aufrufen, zur Schnellstartleiste hinzufügen und als Favoriten markieren
• Die Suchfunktion in SharePoint effektiv einsetzen
• Benutzerprofile ansehen und das eigene Profil pflegen
• Benachrichtigungen und Warnungen für Bibliotheken einrichten

Modul 2 — Dokumentenbibliotheken und Dateiverwaltung Der Schwerpunkt dieses Moduls liegt auf dem täglichen Umgang mit Dokumentenbibliotheken als zentralem Herzstück jeder SharePoint-Site. Die Teilnehmenden erlernen den kompletten Lebenszyklus eines Dokuments — vom Hochladen über das Bearbeiten bis hin zur kontrollierten Freigabe und Archivierung.

• Neue Dokumentenbibliotheken anlegen und konfigurieren
• Dateien einzeln oder als Batch hochladen, umbenennen und verschieben
• Ordnerstrukturen erstellen und alternative Metadaten-basierte Ansichten nutzen
• Versionierungsverlauf einsehen, frühere Versionen wiederherstellen und löschen
• Dokumente direkt im Browser oder in Desktop-Office-Apps öffnen und co-authoring nutzen
• Dateien per Link oder direkte Freigabe mit internen und externen Personen teilen

Modul 3 — Listen, Kalender und Aufgaben SharePoint bietet weit mehr als Dateiablage: Über strukturierte Listen lassen sich Projektaufgaben, Terminplanungen und interne Prozesse abbilden. In diesem Modul erarbeiten die Teilnehmenden, wie sie SharePoint-Listen und -Kalender als operative Werkzeuge einsetzen.

• Benutzerdefinierte Listen erstellen, Spalten hinzufügen und Ansichten konfigurieren
• Teamkalender anlegen, Ereignisse eintragen und Einladungen verwalten
• Kalenderansichten anpassen und mit Microsoft Outlook synchronisieren
• Aufgabenlisten erstellen, Aufgaben zuweisen und Fälligkeitstermine setzen
• Aufgaben zur Zeitachse (Timeline) hinzufügen und Projektfortschritte visualisieren
• Diskussionsforen einrichten und strukturierte interne Kommunikation fördern

Modul 4 — Zusammenarbeit und Synchronisation In diesem abschließenden Themenblock stehen die fortgeschrittenen Funktionen rund um Teamarbeit und Integration mit dem lokalen Rechner im Vordergrund. Die Teilnehmenden lernen, SharePoint nahtlos in ihren Arbeitsalltag zu integrieren, sodass keine Medienbrüche entstehen.

• OneDrive-Synchronisation von SharePoint-Bibliotheken einrichten und steuern
• Offline-Zugriff auf synchronisierte Bibliotheken im Explorerfenster nutzen
• Berechtigungskonzepte verstehen: Lesen, Bearbeiten und Vollzugriff korrekt vergeben
• SharePoint Notizbücher (OneNote) in Team-Sites einbetten und gemeinsam nutzen
• Gelöschte Elemente aus dem SharePoint-Papierkorb wiederherstellen
• Grundlegendes Site-Management: Seiten erstellen, Webparts einfügen, Menü anpassen

Praxisübungen Um das Gelernte direkt anzuwenden, sind praxisorientierte Übungsszenarien integraler Bestandteil des Kurses. Die Teilnehmenden arbeiten an realistischen Aufgaben aus dem Unternehmensalltag.

• Anlegen einer vollständigen Team-Site mit Bibliotheken, Listen und Kalender
• Hochladen, Versionieren und Freigeben eines Dokuments an mehrere Kollegen
• Erstellen einer gefilterten Bibliotheksansicht nach Metadaten-Kategorien
• Einrichten eines Teamkalenders und Synchronisation mit Outlook
• Anlegen einer Aufgabenliste mit Zeitachse für ein fiktives Projektteam
• Vergabe differenzierter Berechtigungen für interne und externe Benutzer
• Wiederherstellen einer gelöschten Datei aus dem zweistufigen Papierkorb
• Einrichten einer automatischen Benachrichtigung bei Bibliotheksänderungen
• Synchronisieren einer Bibliothek mit dem lokalen Rechner und Offline-Bearbeitung
• Einfügen eines OneNote-Notizbuchs in eine Team-Site
• Erstellen einer benutzerdefinierten Listenansicht mit Farbmarkierung
• Testen der Co-Authoring-Funktion mit einem gleichzeitig bearbeitenden Teilnehmenden

Die Übungen werden im Rahmen des kombinierten Lernformats sowohl im Präsenz- als auch im Online-Teil durchgeführt. Durch die Kombination aus Instructor-Led-Training und selbstgesteuerten Lernphasen können die Teilnehmenden das Tempo individuell anpassen. Gegen Ende des Trainings reflektieren die Teilnehmenden ihre eigene Arbeitsumgebung und erarbeiten konkrete Umsetzungspläne, wie sie SharePoint-Funktionen in ihrem Unternehmensalltag einführen können. Dabei werden auch häufige Stolpersteine — etwa widersprüchliche Berechtigungen oder fehlende Metadaten-Standards — thematisiert und Lösungsansätze besprochen.

Dieser Kurs wendet sich an alle Mitarbeitenden, die im beruflichen Alltag mit Microsoft SharePoint Server oder SharePoint in Microsoft 365 arbeiten und dabei noch keine oder nur geringe Vorkenntnisse mitbringen.

• Büroangestellte und Sachbearbeiter, die Dokumente digital ablegen und gemeinsam bearbeiten möchten
• Office-Manager und Assistenzen, die Teamseiten betreuen und Informationen strukturieren sollen
• Projektmitarbeitende, die Aufgaben, Kalender und Dokumentation zentral verwalten wollen
• Alle M365-Anwender, die nach der Einführung von SharePoint im Unternehmen praxisnahe Grundkenntnisse benötigen
• Mitarbeitende, die vom klassischen Netzlaufwerk auf SharePoint umsteigen und die Plattform sicher nutzen wollen

Das Training wird überwiegend als Combined Learning durchgeführt, das Präsenz- oder Instructor-Led-Online-Einheiten mit selbstgesteuerten Lernphasen verbindet. Kurze theoretische Erklärungen wechseln sich mit praktischen Übungen am System ab, sodass die Teilnehmenden die Inhalte unmittelbar ausprobieren und festigen können. Ergänzend stehen digitale Lernmaterialien und eine Übungsumgebung zur Verfügung. Die Gruppengrößen sind bewusst klein gehalten, damit individuelle Fragen ausreichend Raum bekommen. Bei Bedarf ist auch ein reiner Online-Seminar-Modus möglich.

Die Standarddurchführung des Kurses erstreckt sich über ein bis drei Tage Intensivtraining. Abhängig von den Vorkenntnissen der Teilnehmenden und dem Umfang der gebuchten Module sind auch längere Formate von bis zu mehreren Wochen möglich, insbesondere wenn der Kurs im Rahmen einer umfassenderen Microsoft-365-Weiterbildungsreihe absolviert wird. Sowohl Vollzeit- als auch Teilzeit-Formate werden angeboten; individuelle Start- und Endtermine können mit dem Anbieter abgestimmt werden.

Nach erfolgreichem Abschluss des Trainings erhalten die Teilnehmenden ein trägerinternes Zertifikat bzw. eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung, die den Inhalt und Umfang des absolvierten Trainings dokumentiert. Einzelne Anbieter, insbesondere autorisierte Microsoft-Trainingspartner, stellen ergänzend ein Herstellerzertifikat von Microsoft oder ein Lehrgangszertifikat des jeweiligen Bildungsträgers aus. Dieses Zertifikat ist ein anerkannter Nachweis für den Lebenslauf und belegt die praktischen SharePoint-Kenntnisse gegenüber Arbeitgebenden.

Microsoft SharePoint ist heute in der überwiegenden Mehrheit mittelständischer und großer Unternehmen als Dokumentenmanagement- und Intranetlösung im Einsatz. Wer SharePoint sicher beherrscht, spart täglich messbar Zeit: Dokumente werden nicht mehr per E-Mail hin- und hergeschickt, Versionschaos gehört der Vergangenheit an, und alle Teammitglieder arbeiten stets an der aktuellen Datei. Das direkte Steigerungspotenzial in Produktivität und Zusammenarbeit macht SharePoint-Kenntnisse zu einem gefragten Qualifikationsmerkmal auf dem Arbeitsmarkt. Für Arbeitgebende bedeutet ein SharePoint-kompetentes Team weniger Abhängigkeit von der IT-Abteilung bei Alltagsaufgaben, schnellere Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende und eine höhere Datensicherheit durch korrekt gesetzte Berechtigungen. Teilnehmende, die diesen Kurs abschließen, können nicht nur eigene Aufgaben effektiver erledigen, sondern auch Kolleginnen und Kollegen im Team anleiten — ein Multiplikatoreffekt, der den Nutzen des Trainings weit über den Einzelarbeitsplatz hinaus entfaltet. Die Weiterbildung ist bei AZAV-zertifizierten Bildungsträgern in der Regel über einen Bildungsgutschein der Bundesagentur für Arbeit oder des Jobcenters förderbar. Je nach individueller Situation kommen auch das Qualifizierungschancengesetz, Leistungen zur beruflichen Rehabilitation oder Förderungen der Deutschen Rentenversicherung als Finanzierungsquellen in Frage. Eine individuelle Förderberatung vor Kursbeginn klärt, welche Option am besten passt.