Microsoft SharePoint with Microsoft Outlook Certification

Wer in einem Team die Informationsstruktur verantwortet, arbeitet täglich mit zwei Werkzeugen: dem Ort, an dem Dokumente liegen und Zugriffsrechte gelten, und dem Kanal, über den Informationen fließen und Termine koordiniert werden. Microsoft SharePoint übernimmt die erste Funktion als zentrale Kollaborationsplattform in Microsoft 365. Microsoft Outlook übernimmt die zweite: E-Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte in einem integrierten Kommunikations- und Organisationswerkzeug. Dieser Kurs vermittelt beide Programme auf Zertifizierungsniveau und zeigt, wie SharePoint und Outlook im beruflichen Alltag koordiniert eingesetzt werden – von der Dokumentenfreigabe per Mail bis zum Besprechungsprotokoll auf der Teamsite.

Modul Microsoft SharePoint SharePoint bildet in Microsoft 365-Umgebungen die digitale Arbeitsumgebung für Teams: Dokumentenablage, gemeinsame Listen, Teaminformationsseiten und Projektbereiche. Das Modul vermittelt die praktische Konfiguration und Verwaltung von SharePoint-Teamsites aus der Perspektive von Site-Owner und Teamverantwortlichen, nicht aus der Perspektive der zentralen IT-Administration.

• Grundstruktur von SharePoint: Teamsites vs. Kommunikations-Sites, Site Collections und Hub Sites
• Dokumentenbibliotheken aufbauen: Spalten, Inhaltstypen, Metadaten, Versionierung und Datei-Check-in
• Listentypen und Listenansichten: Aufgabenlisten, Kalender, benutzerdefinierte Listen aufbauen und anpassen
• Berechtigungsmodell: Gruppen anlegen, Berechtigungsstufen vergeben, Vererbung unterbrechen
• Seiteneditor nutzen: Web Parts einfügen, Hero-Bereich, Schnelllinks, Textbereiche und News gestalten
• SharePoint mit Microsoft Teams verbinden: Teams-Kanäle und SharePoint-Dateireiter verknüpfen

Modul Microsoft Outlook Certification Outlook ist für viele Fachkräfte das tägliche Arbeitszentrum: E-Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte in einer Anwendung. Das Zertifizierungsmodul adressiert alle vier Bereiche auf einem dokumentierten Anwenderniveau und geht über die bloße Basisnutzung hinaus. Im Kontext von Teamarbeit mit SharePoint übernimmt Outlook eine wichtige Vermittlungsfunktion: Einladungen für SharePoint-Reviews, Links zu neuen Dokumenten in der Bibliothek, Aufgaben aus Teamprojekten – all das durchläuft Outlook als täglichen Knotenpunkt.

• E-Mail-Management: Ordnerstruktur anlegen, Regeln und Filter automatisieren, Posteingang nach Prioritäten sortieren
• Abwesenheitsnotizen, Signaturen und Schnellbausteine für professionelle Kommunikation einrichten
• Kalender verwalten: Termine, Besprechungen, Wiederholungstermine und Ressourcenkalender einsetzen
• Besprechungsanfragen: Einladungen versenden, Bestätigungen verfolgen, Besprechungsräume reservieren
• Aufgaben und To-do-Listen: Aufgaben erstellen, delegieren, mit Fristen verknüpfen und als erledigt markieren
• Kontaktverwaltung: Kontaktgruppen für Verteiler aufbauen, Visitenkartenansicht und Suchfunktionen nutzen

Praxisbezug SharePoint und Outlook arbeiten im Teamalltag nicht getrennt. Informationen entstehen in Besprechungen (Outlook), werden festgehalten (OneNote oder direkt), landen als Dokument in SharePoint und werden per Outlook-Mail oder Kalendereinladung wieder kommuniziert. Wer beide Seiten kennt, schließt Brüche in diesem Informationsfluss.

• Dokumentenlinks aus SharePoint per Outlook-Mail teilen, statt Anhänge zu versenden
• Besprechungseinladungen für SharePoint-Reviews und Teaminformationssessions in Outlook erstellen
• Benachrichtigungen in SharePoint so konfigurieren, dass Änderungen automatisch per Outlook-Mail gemeldet werden
• Aufgaben aus SharePoint-Listen in Outlook-Aufgaben umwandeln und mit Fristen verbinden
• Kalender in Outlook mit SharePoint-Kalender-Web Parts für Teamübersichten koordinieren
• Verteillisten in Outlook für Teamzugriffsgruppen aus SharePoint spiegeln
• E-Mail-Ablage: Projektmails in Outlook-Ordnern strukturieren, Bezugsdokumente in SharePoint ablegen
• SharePoint-Berechtigungsänderungen per Outlook kommunizieren: wer hat neu Zugriff auf welche Site?
• Fristen aus SharePoint-Listen in Outlook-Kalender als Terminerinnerungen eintragen
• Regeln in Outlook für automatische Sortierung von SharePoint-Benachrichtigungen einrichten
• Unterschied zwischen einer Outlook-Aufgabe und einem SharePoint-Listeneintrag kennen und situationsgerecht entscheiden
• Besprechungsprotokoll-Workflow: Einladung in Outlook, Protokoll in OneNote, Archiv in SharePoint

Beide Werkzeuge zusammen ermöglichen einen vollständigen digitalen Informationskreislauf: von der Einladung zur Besprechung über die strukturierte Ablage in SharePoint bis zur nächsten Statusmail aus Outlook.

Diese Weiterbildung richtet sich an Fachkräfte, die Teamkommunikation und Informationsorganisation verantworten und beide Werkzeuge auf zertifiziertem Anwenderniveau beherrschen wollen.

• Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, die SharePoint-Teamsites für ihr Team betreuen und Outlook intensiv nutzen
• Assistentinnen und Assistenten, die Teamkoordination, Terminverwaltung und Dokumentenablage in ihrer Funktion steuern
• Office-Manager/innen, die Microsoft 365-Werkzeuge für das Team strukturieren und konfigurieren
• IT-Anwenderinnen und IT-Anwender, die ihre Microsoft 365-Kenntnisse systematisch ausbauen und mit Zertifikat belegen wollen
• Fachkräfte in Neuorientierung oder Umschulung, die sich mit einem dokumentierten Microsoft 365-Kompetenzprofil neu positionieren

Der Kurs findet als Live-Unterricht im virtuellen Klassenzimmer statt. SharePoint wird anhand realer Teamsitestrukturen konfiguriert; Outlook wird durch schrittweise aufbauende Szenarien von E-Mail-Verwaltung über Kalendermanagement bis zur Aufgabendelegation erarbeitet. Übungen erfolgen direkt in den Programmen; die Lerngeschwindigkeit orientiert sich am Kenntnisstand. Eine Home-Office-Genehmigung liegt vor.

Die Kursdauer hängt von Modulauswahl und Lernformat ab. Im Vollzeitformat ist ein Abschluss innerhalb weniger Wochen möglich; Teilzeitvarianten verlängern entsprechend. Der zeitliche Umfang berücksichtigt, dass beide Module sowohl Konfigurationswissen als auch Anwendungspraxis erfordern.

Nach Abschluss erhalten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein trägerinternes Lehrgangszertifikat. Das Outlook-Modul bereitet auf eine herstellerbezogene Microsoft-Zertifizierungsprüfung im Outlook-Bereich vor. Das SharePoint-Modul bereitet auf eine entsprechende Microsoft-Zertifizierung vor. Prüfungen werden in akkreditierten Testcentern abgelegt.

Im Alltag sind SharePoint und Outlook enger miteinander verbunden, als es auf den ersten Blick erscheint. Dokumente, die in SharePoint liegen, werden per Outlook-Link geteilt. Besprechungen, die in Outlook eingeladen werden, enden mit Protokollen und Aufgaben, die in SharePoint archiviert werden. SharePoint-Benachrichtigungen kommen in Outlook an. Wer beide Seiten kennt, kann diesen Informationsfluss bewusst gestalten – statt reaktiv auf einzelne Funktionen zu reagieren, entsteht ein strukturierter digitaler Arbeitsrahmen. Für Personen in Koordinations- und Assistenzfunktionen ist diese Kombination besonders wertvoll, weil genau diese Doppelkompetenz im Berufsalltag täglich gefragt ist: Dokumentenablage in SharePoint und Terminkoordination über Outlook sind keine Randtätigkeiten, sondern Kerntätigkeiten moderner Bürokommunikation. Ein zertifiziertes Kompetenzprofil in beiden Werkzeugen gibt Arbeitgebern klare Signale über die Einsatzfähigkeit. Die Zertifizierung im Outlook-Bereich aus dem Microsoft Office-Spektrum ist ein branchenneutraler, direkt einsetzbarer Nachweis, der in Stellenanzeigen und Karrieregesprächen verständlich und anerkannt ist. In Kombination mit SharePoint-Kenntnissen ergibt sich ein abgerundetes Microsoft 365-Kompetenzprofil, das weit über den typischen Outlook-Grundlagennutzer hinausgeht.