Microsoft Visio with Microsoft Access Database Expert

Datenbankexpertise und Prozessvisualisierung werden in der Praxis oft getrennt betrachtet, dabei ergänzen sie sich direkt. Wer Datenbankstrukturen entwirft, muss die Zusammenhänge zwischen Tabellen, Abfragen und Relationen nicht nur technisch beherrschen, sondern auch kommunizieren können. Wer Prozesse in Visio zeichnet, braucht ein Verständnis dafür, welche Daten hinter diesen Prozessen stehen und wie sie strukturiert sind. Diese Weiterbildung verbindet Microsoft Visio als professionelles Diagramm-Werkzeug mit Microsoft Access als relationales Datenbank-System für den Mittelstand. Die Kombination ist besonders für Rollen nützlich, die an der Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT arbeiten: Prozessdiagramme visualisieren genau die Abläufe, die Access-Datenbanken verwalten — vom Bestellprozess über das Personalmanagement bis zur Lagerverwaltung. Das Kurs-Ergebnis sind ein trägerinternes Abschlusszertifikat und ein international anerkanntes Herstellerzertifikat.

Modul 1 — Microsoft Visio: Diagramme für Prozesse und Strukturen: Visio ist das Standardwerkzeug für technische und organisatorische Diagramme in Microsoft-Umgebungen. Dieser Abschnitt führt systematisch durch die Diagrammtypen, die in der Praxis am häufigsten gebraucht werden.

• Visio-Oberfläche, Vorlagen und Schablonen kennenlernen
• Flussdiagramme und Swimlane-Diagramme für Geschäftsprozesse erstellen
• BPMN-2.0-Notation: Ereignisse, Aktivitäten, Gateways und Verbindungen
• Organigramme aus Datenquellen (Excel, Active Directory) importieren und aktuell halten
• Netzwerktopologien und IT-Infrastrukturpläne mit Visio-Netzwerkschablonen zeichnen
• Diagramme über SharePoint und OneDrive freigeben und im Browser öffnen

Modul 2 — Visio und Datenbindung: Visio kann nicht nur statische Zeichnungen darstellen, sondern auch mit externen Daten verbunden werden. Dieser Teil zeigt, wie Diagramme aktuelle Informationen aus Access-Tabellen oder anderen Datenquellen spiegeln.

• Daten-Shapes: Felder aus externen Tabellen an Visio-Elemente binden
• Datenvisualisierung: Farbcodierung und Datengrafiken auf Basis von Datenbankwerten
• Automatisches Aktualisieren datenbankgebundener Diagramme
• Export von Visio-Diagrammen in SharePoint und in PDF-Dokumentationen
• Grundrisse und Raumbelegungspläne mit Access-Daten verknüpfen
• Versionsmanagement: Diagramme dokumentieren und Änderungen nachverfolgen

Modul 3 — Microsoft Access: Datenbankdesign und Datenmodellierung: Access ist für mittelständische Organisationen und Fachbereiche die direkteste Möglichkeit, strukturierte Daten selbst zu verwalten, ohne große Datenbankinfrastruktur. Dieser Block legt die technischen Grundlagen.

• Datenbankkonzepte: Tabellen, Primärschlüssel, Fremdschlüssel und Normalformen
• Access-Tabellen anlegen, Felder typisieren und Validierungsregeln definieren
• Beziehungsfenster: 1-zu-viele- und viele-zu-viele-Relationen konfigurieren
• Auswahlabfragen, Parameterabfragen und Kreuztabellenabfragen mit SQL
• Formulare mit dem Formularassistenten und in der Entwurfsansicht gestalten
• Berichte für Auswertungen und Ausdrucke konfigurieren und formatieren

Modul 4 — Microsoft Access: Automatisierung und Datenbankpflege als Experte: Fortgeschrittene Access-Anwender verstehen die Datenbank nicht nur als Datenspeicher, sondern als verwaltete Applikation. Dieser Teil vertieft Automatisierung, Zugriffsschutz und Datenbankpflege.

• Makros für wiederkehrende Datenbankaktionen erstellen
• VBA-Grundlagen: Ereignisprozeduren, Schleifen und Fehlerbehandlung in Access
• Zugriffsschutz: Benutzerverwaltung, Passwortschutz und Datenbankaufspaltung in Front- und Backend
• Datenbankwartung: Komprimieren, Reparieren und Leistungsoptimierung
• Import und Export zwischen Access und Excel, SharePoint oder CSV
• Dokumentation von Datenbankstrukturen für Übergabe und Wartung

Praxis-Block — Prozesse modellieren und Datenbanken strukturieren

• Aufnahme eines Geschäftsprozesses (z. B. Bestellabwicklung) als Visio-Swimlane-Diagramm
• Entwurf der zugehörigen Access-Datenbank mit Tabellen und Relationen
• Anbindung eines Visio-Organigramms an eine Access-Personaltabelle
• Erstellung eines parametrisierten Berichts in Access für das Management
• Aufbau eines Access-Formulars für die Dateneingabe durch Sachbearbeiter
• Verknüpfung eines Visio-Prozessdiagramms mit einer Access-Statusabfrage
• Implementierung eines einfachen Makros zur automatischen Statusaktualisierung
• Datenbankaufspaltung und Test des Mehrbenutzerbetriebs
• Export eines Access-Berichts als PDF und Einbindung in ein Visio-Prozessdokument
• Erstellung einer Netzwerkdokumentation mit Visio und verknüpfter Asset-Datenbank in Access
• Sicherheitskonfiguration: Benutzerrollen und schreibgeschützte Formularansichten
• Abschlussprojekt: vollständige Prozess-Datenbankdokumentation für ein Fallszenario

Beide Werkzeuge greifen im Unterricht direkt ineinander: Prozessdiagramme werden anhand der Datenstrukturen entwickelt, die die zugehörigen Access-Datenbanken abbilden. So entsteht ein Verständnis dafür, wie sich visuelle Modellierung und relationale Datenhaltung gegenseitig ergänzen — eine Verbindung, die in rein einseitigen Schulungen selten explizit gemacht wird.

Dieser Kurs richtet sich an Fachkräfte aus Verwaltung, IT und kaufmännischen Bereichen, die sowohl strukturierte Daten verwalten als auch Prozesse und Strukturen für Kollegen und Entscheidungsträger visualisieren müssen.

• Datenbankadministratorinnen und -administratoren in Fachbereichen ohne eigene IT-Infrastruktur
• Prozessmanager und Qualitätsbeauftragte mit Dokumentationsaufgaben
• IT-Anwendungsbetreuer, die Access-Datenbanken administrieren und pflegen
• Bürofachkräfte, die eigenständig Datenbanklösungen aufbauen und visualisieren sollen
• Sachbearbeitende in datenintensiven Abteilungen wie HR, Logistik oder Einkauf

Der Unterricht findet als Live-Schulung im virtuellen Klassenzimmer statt, mit direkter Interaktion zwischen Teilnehmenden und Trainer. Beide Programme werden parallel bearbeitet, sodass die Verbindung zwischen Diagramm und Datenstruktur von Anfang an sichtbar wird. Übungsaufgaben greifen typische Berufssituationen auf und erlauben die unmittelbare Anwendung des Gelernten. Eine Teilnahme vom Heimarbeitsplatz aus ist möglich.

Die Kombination aus Visio-Grundlagen und Access-Expert-Niveau erfordert einen substanziellen Lernaufwand. Der Kurs kann in Vollzeit oder Teilzeit belegt werden; die genaue Gesamtdauer hängt von den individuell gewählten Modulen ab. Täglich wechseln Unterrichtseinheiten und angeleitete Praxisphasen ab.

Teilnehmende erhalten nach Abschluss ein trägerinternes Zertifikat sowie ein international anerkanntes Herstellerzertifikat. Die Bezeichnung Database Expert bezieht sich auf das Kurriculum und das Kompetenzniveau des Bildungsanbieters; es handelt sich um ein Anbieterzertifikat, nicht um eine offizielle Microsoft-Zertifizierungsprüfung.

In vielen mittelständischen Unternehmen lebt Prozesswissen in Köpfen und informellen Dokumenten — Access-Datenbanken laufen seit Jahren ohne strukturierte Dokumentation, Visio-Diagramme existieren veraltet in Netzlaufwerken. Wer beides beherrscht, kann diese Lücke schließen: Datenbankstrukturen werden in Diagrammform sichtbar, Prozessdiagramme gewinnen durch die Anbindung an echte Daten an Aktualität. Die Verbindung von Prozessmodellierung und Datenbankdesign ist außerdem ein Sprungbrett in Richtung Systemanalyse und Business Analysis. Wer versteht, wie Prozesse und Daten zusammenhängen, kann Anforderungen für neue Software präziser formulieren und als Brücke zwischen Fachbereich und IT-Entwicklung agieren. Für die unmittelbare Praxis bedeutet der Kurs, dass Teilnehmende nach Abschluss eigenständig Access-Datenbanken aufbauen, pflegen und für Kolleginnen und Kollegen zugänglich machen können — und gleichzeitig in Visio kommunizieren, was diese Datenbanken inhaltlich abbilden.