Microsoft Word with Microsoft Project Manager

Projekte brauchen zwei Dinge: einen Plan, der alle Aufgaben, Ressourcen und Termine strukturiert — und Dokumente, die diesen Plan, seinen Fortschritt und seine Ergebnisse kommunizieren. Diese Weiterbildung deckt beide Seiten ab: Im Word-Teil erarbeiten Sie die Fähigkeiten für professionelle Projektdokumentation — von der Projektcharta über Statusberichte bis zum Abschlussdokument. Im Project Manager-Teil lernen Sie Microsoft Project als spezialisiertes Werkzeug für Projektplanung, Ressourcenzuweisung, Terminverfolgung und Projektcontrolling kennen. Die Kombination ist direkt auf Projektrollen ausgerichtet: Projektassistenzen, Koordinatoren und angehende Projektmanager arbeiten täglich mit beiden Programmen — und profitieren davon, beide auf einem professionellen Niveau zu beherrschen.

Modul 1 — Microsoft Word: Projektdokumentation professionell erstellen Gute Projektarbeit hinterlässt Spuren — in Form von Dokumenten, die den Projektverlauf nachvollziehbar machen, Entscheidungen festhalten und Ergebnisse kommunizieren. Dieser Modulteil vermittelt die Word-Fähigkeiten, die für professionelle Projektdokumentation konkret gebraucht werden: von der formalen Dokumentstruktur über Vorlagenentwicklung bis zu Teambearbeitung und Versionsverwaltung.

• Dokumentstruktur für Projektdokumente: Gliederungsebenen, Formatvorlagen, automatische Nummerierung
• Automatische Inhaltsverzeichnisse und Abbildungsverzeichnisse aus Formatvorlagen generieren
• Kopf- und Fußzeilen mit dynamischen Feldern: Projektnamen, Versionsnummern, Freigabestand, Datum
• Abschnittswechsel für gemischte Layouts: Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Fachkapitel, Anhang
• Tabellen für Projektdokumentation: Meilenstein-Tabellen, RACI-Matrizen, Risikologbücher
• Grafiken und Diagramme aus externen Programmen einbetten: Gantt-Diagramme aus Project in Word-Berichte
• Vorlagenentwicklung für Standardprojektdokumente: Projektsteckbrief, Statusbericht, Protokoll, Abschlussberichte
• Formulare und strukturierte Dokumente mit Inhaltssteuer-Elementen aufbauen
• Änderungsverfolgung, Kommentare und Autorenmarkierungen für die Dokumentenüberarbeitung im Team
• Dokumentenübergabe und Versionsverwaltung: Finalisierung, Schutz, PDF-Export

Modul 2 — Microsoft Project: Projektplanung, Ressourcen und Controlling Microsoft Project ist ein spezialisiertes Projektmanagementsystem und unterscheidet sich grundlegend von Excel-Tabellen oder Outlook-Kalendern: Es modelliert Aufgaben, Abhängigkeiten und Ressourcen als zusammenhängendes Netzwerk und berechnet daraus automatisch Termine, kritische Pfade und Ressourcenauslastungen. Dieser Modulteil führt von der Projektanlage über Vorgangsplanung bis zu Fortschrittscontrolling und Berichterstattung.

• Microsoft Project-Oberfläche: Gantt-Chart-Ansicht, Vorgangsblatt, Ressourcenblatt, Netzplanansicht
• Projekt anlegen: Projektstartdatum, Kalender, Grundeinstellungen
• Vorgänge erstellen: Aufgaben, Sammelvorgänge, Meilensteine, wiederkehrende Vorgänge
• Vorgangsdauer schätzen: Arbeitszeit, Dauer und Einheiten im Zusammenhang verstehen
• Abhängigkeiten definieren: Ende-Anfang, Anfang-Anfang, Ende-Ende — Verknüpfungstypen und Verzögerungen
• Einschränkungen und Stichtage: wo sind sie sinnvoll, wo schaffen sie unnötige Starrheit?
• Kritischer Pfad: wie er sich ergibt, wie er sich verändert, und wie er für die Steuerung genutzt wird
• Ressourcen anlegen: Personen, Material, Kosten — und ihre Unterschiede in der Berechnung
• Ressourcenzuweisung: Vorgänge mit Ressourcen verknüpfen, Zuweisungseinheiten und Arbeitszeit konfigurieren
• Ressourcenauslastung analysieren: Überbelastungen erkennen, Kapazitätsprobleme lösen
• Baseline setzen und Projektfortschritt erfassen: Ist-Anfang, Ist-Ende, Fertigstellungsgrad
• Plan-Ist-Vergleich: Abweichungen in Termin, Dauer und Ressourcen erkennen und interpretieren
• Ansichten und Filter: Balkenplan, Vorgangsblatt, Ressourcenansicht, benutzerdefinierte Filter
• Berichte in Microsoft Project: integrierte Berichte nutzen, Dashboards entwickeln

Modul 3 — Integration: Projektinformationen zwischen Project und Word überführen Das dritte Modul verbindet beide Programme in projektnahen Arbeitssituationen. In der Praxis entsteht die Planung in Project und die Kommunikation in Word — und der Transfer zwischen beiden muss reibungslos gelingen, ohne dass Daten veralten oder Format verloren geht.

• Gantt-Diagramme aus Microsoft Project als Grafik in Word-Berichte einbetten
• Meilenstein-Tabellen aus Project exportieren und in Word-Statusberichte integrieren
• Ressourcenauslastungsdiagramme aus Project in Projektdokumentationen einbinden
• Statusbericht-Workflow: Projektdaten aus Project als Grundlage für den Word-Bericht nutzen
• Vorlage für den Projektsteckbrief entwickeln, der Project-Daten und Word-Narrativ kombiniert
• Abschlussdokumentation: Erfahrungsbericht, Lessons Learned und Projektabschlussbericht in Word auf Basis der Project-Daten strukturieren

Diese Weiterbildung richtet sich an Fachkräfte, die in Projekten mitarbeiten oder Projekte koordinieren und dabei sowohl die Planungsseite als auch die Dokumentationsseite professionell abdecken wollen.

• Projektassistentinnen und Projektassistenten, die Projektpläne in Microsoft Project pflegen und Berichte in Word erstellen
• Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in projektorientierten Unternehmen
• Koordinatoren in Bau-, IT-, Dienstleistungs- oder Verwaltungsprojekten
• Bürokaufleute und Verwaltungsangestellte, die in Projektumgebungen wechseln oder Projektaufgaben übernehmen
• Berufseinsteiger im Projektumfeld, die beide Kernwerkzeuge für Projektarbeit systematisch erlernen wollen

Der Kurs läuft im Live-Online-Format: Unterrichtseinheiten im virtuellen Klassenzimmer werden unmittelbar mit Übungsphasen an einem eigenen Projekt-Beispiel kombiniert. Im Project-Teil arbeiten die Teilnehmenden von der ersten Session an mit einem durchgehenden Beispielprojekt, das sie von der Aufgabenstruktur über Ressourcenzuweisung bis zum Fortschrittscontrolling entwickeln. Im Word-Teil entstehen vollständige Projektdokumentvorlagen. Das Integrationsmodul zeigt, wie beide Ergebnisse in realen Projektberichten zusammenfließen. Vollzeit ist der Standardmodus; Teilzeit auf Anfrage möglich.

Die Weiterbildung erstreckt sich über mehrere Wochen bis zu einem Monat in Vollzeit. Der Microsoft Project-Teil ist erfahrungsgemäß etwas umfangreicher als der Word-Teil, da das Programm spezialisiert ist und eine andere Lernkurve hat als allgemeine Office-Anwendungen. Die genaue Kursdauer wird individuell festgelegt.

Nach Abschluss der Weiterbildung erhalten Sie ein trägerinternes Lehrgangszertifikat sowie eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung, die beide Programmbereiche dokumentiert. Microsoft Project ist kein Bestandteil des Microsoft Office Specialist-Programms wie Word und Excel — externe Zertifizierungen für Microsoft Project existieren im MOS-Rahmen nicht. Der Kurs schließt mit dem trägerinternen Zertifikat ab, das die nachgewiesenen Kenntnisse in Word und Microsoft Project zusammenfasst.

Microsoft Project ist im Vergleich zu Excel oder Outlook ein weniger verbreitetes Programm — und genau darin liegt ein Wettbewerbsvorteil für Fachkräfte, die es beherrschen. Wer Projektpläne nicht nur in Excel-Tabellen, sondern in Microsoft Project modellieren kann, arbeitet mit dem spezialisierten Werkzeug, das Terminabhängigkeiten, Ressourcenkonflikte und Planabweichungen korrekt berechnet — Dinge, die in Excel manuell nachgezogen werden müssen und häufig zu Fehlern führen. Die Verbindung mit professionellen Word-Kenntnissen ist für Projektrollen besonders relevant: Projektassistentinnen und Projektassistenten sind in vielen Organisationen diejenigen, die sowohl den Projektplan aktuell halten als auch die Berichte schreiben, die Statusmeetings und Steuerungsgremien informieren. Wer beides professionell und schnell erledigen kann, ist als Projektunterstützung erheblich wertvoller als jemand, der nur eines von beidem beherrscht. Die Kombination dieser beiden Programme — eines für Planung, eines für Kommunikation — ist zudem eine, die in der Weiterbildungslandschaft selten so direkt zusammen angeboten wird. Dieser Kurs schließt diese Lücke und macht aus dem Zusammenspiel beider Werkzeuge einen konkreten beruflichen Vorteil.