Outlook Level 2 Business — Regeln, Aufgaben, Kalender-Profi

Outlook hat 100+ Funktionen, die kaum jemand nutzt — und genau die machen den Unterschied zwischen „ständig ertrinken in E-Mails" und „Inbox Zero". Dieser Aufbaukurs setzt Grundlagen voraus (E-Mails schreiben, Anhänge, einfache Termine) und vermittelt die Pro-Funktionen. Block Nachrichtenverwaltung: Filterregeln (Posteingang automatisch sortieren nach Absender, Schlüsselwort, Anhang), Quickschritte (Routine-Aktionen wie „An Buchhaltung weiterleiten + Archivieren" als Ein-Klick-Button), bedingte Formatierung (wichtige E-Mails farbig markieren), Suchordner (z. B. „alle ungelesenen mit Anhang"), Filtern, Sortieren, Gruppieren. Block E-Mail-Effizienz: Automatische Antworten (Out-of-Office mit verschiedenen Regeln für intern/extern), Signaturen für verschiedene Konten, Vorlagen (Quicktexte), Spam-Behandlung, sicheres Anhang-Verhalten. Block Postfach-Hygiene: Archivieren (manuell, automatisch, Online-Archiv), Aufräumen großer Postfächer, Mailbox-Größe verwalten, Suche optimieren (Operatoren wie „von:", „hat:Anlage", „empfangen:>letzte_woche"). Block Aufgaben und To-Dos: Aufgaben erfassen, zuweisen, terminieren, Fortschritt verfolgen, Vorgangsliste (To-Do Bar), Integration mit Microsoft To Do, Outlook-Aufgaben in Teams überführen. Block Kalender-Profi: Mehrere Kalender überlagern, Kategorien farbig, Besprechungen vorschlagen (Terminplanungs-Assistent, Findtime, Scheduling Poll), wiederkehrende Termine, Stellvertretungen einrichten (Vertretungs-Kalender, Vertretung im Posteingang), Kalender freigeben. Block Kontaktverwaltung: Kontaktgruppen (ehem. Verteilerlisten), Kategorien, Visitenkarten, Kontakt-Import/Export, Zusammenarbeit mit Outlook Customer Manager. Block Outlook in Teams: Verknüpfungen mit Microsoft Teams (Besprechungen aus Kalender starten, E-Mail in Teams konvertieren), gemeinsame Postfächer (Shared Mailboxes), Stellvertretungs-Regeln im Team.