Umschulung Veranstaltungskaufmann/-kauffrau (IHK)
Umschulung zum/zur Veranstaltungskaufmann/-kauffrau (IHK): Veranstaltungskonzeption, Locationmanagement, Dienstleister- und Vertragswesen sowie betriebswirtschaftliche Kalkulation von Events.
Redaktion: Kursweg Redaktion · Inhalt aktualisiert:
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Kurzantworten zum Kurs
Einordnung: Umschulung & Berufsabschluss
- Wie lange dauert der Kurs?
- Der reguläre dreijährige Ausbildungsweg wird auch hier in Vollzeit meist auf rund zwei Jahre verdichtet, in Teilzeit entsprechend gestreckt. Wie lang die Umschulung tatsächlich dauert, hängt vom Anbieter, der Unterrichtsform und anrechenbaren Vorkenntnissen ab. Praxiseinsätze bei Eventagenturen… Details
- Welcher Abschluss ist vorgesehen?
- Die Umschulung bereitet auf die IHK-Abschlussprüfung zum Veranstaltungskaufmann / zur Veranstaltungskauffrau vor – einen staatlich anerkannten Ausbildungsabschluss, der auch über die Externenprüfung erreichbar ist. Erfolgreiche Teilnehmende erhalten das reguläre IHK-Prüfungszeugnis. Die Anmeldung… Details
- Welche Voraussetzungen gelten?
- Für die reguläre Umschulung ist in der Regel ein Hauptschulabschluss ausreichend, kaufmännische Vorkenntnisse werden im Kurs aufgebaut. Für die Externenprüfung nach § 45 Abs. 2 BBiG ist eine einschlägige praktische Tätigkeit von in der Regel mindestens dem Eineinhalbfachen der regulären… Details
Worum geht es in diesem Kurs?
Ob Firmenevent, Kongress, Messe oder kulturelle Veranstaltung – hinter jeder gelungenen Veranstaltung steht eine kaufmännisch durchdachte Planung. Diese Umschulung bereitet auf die IHK-Abschlussprüfung zum Veranstaltungskaufmann / zur Veranstaltungskauffrau vor und vermittelt das vollständige Berufsbild: von der Veranstaltungskonzeption über die Auswahl und Koordination von Locations und Dienstleistern bis zur Vertrags-, Budget- und Genehmigungsseite eines Events. Anders als im künstlerisch-organisatorischen Eventmanagement im engeren Sinn liegt der Schwerpunkt auf der kaufmännischen und rechtlichen Abwicklung von Veranstaltungen jeder Größenordnung.
Was lernst du in diesem Kurs?
Modul 1 — Veranstaltungskonzeption und Locationmanagement Der Einstieg vermittelt, wie aus einer Kundenanfrage ein tragfähiges Veranstaltungskonzept entsteht und welche Kriterien bei der Locationauswahl entscheidend sind.
- Bedarfsanalyse und Konzeptentwicklung anhand von Kundenanforderungen
- Kriterien der Locationauswahl: Kapazität, Ausstattung, Erreichbarkeit
- Besichtigung und Bewertung von Veranstaltungsorten
- Vertragliche Bindung von Locations inklusive Stornobedingungen
- Grundzüge des Veranstaltungsstättenrechts
- Praxisfall: Konzeptentwicklung für eine mittelgroße Firmenveranstaltung
Modul 2 — Dienstleister- und Vertragsmanagement Eine Veranstaltung lebt vom Zusammenspiel vieler externer Partner. Dieser Block vermittelt, wie Dienstleister ausgewählt, vertraglich gebunden und während der Veranstaltung koordiniert werden.
- Auswahl und Vergleich von Caterern, Technik- und Sicherheitsdienstleistern
- Vertragsgestaltung mit Dienstleistern inklusive Haftungsfragen
- Koordination mehrerer Dienstleister am Veranstaltungstag
- Umgang mit kurzfristigen Ausfällen oder Änderungen bei Dienstleistern
- Qualitätskontrolle erbrachter Dienstleistungen
- Praxisfall: Koordination von drei verschiedenen Dienstleistern für ein Tagesevent
Modul 3 — Budgetierung, Genehmigungen und Sicherheit Dieser Block behandelt die kaufmännische und rechtliche Absicherung von Veranstaltungen, ohne die keine Planung tragfähig ist.
- Budgetkalkulation für Veranstaltungen unterschiedlicher Größenordnung
- Laufende Budgetüberwachung während der Planungsphase
- Genehmigungsverfahren für öffentliche und nicht-öffentliche Veranstaltungen
- Grundzüge von Sicherheits- und Fluchtwegekonzepten
- Versicherungsfragen bei Veranstaltungen
- Praxisfall: Budgetplanung für eine Veranstaltung mit mehreren Kostenblöcken
Modul 4 — Durchführung, Marketing und Nachbereitung Der letzte Block begleitet eine Veranstaltung von der Ablaufplanung über den Veranstaltungstag bis zur kaufmännischen Nachbereitung.
- Zeitpläne und Ablaufregien für den Veranstaltungstag erstellen
- Marketingmaßnahmen zur Bewerbung einer Veranstaltung planen
- Teilnehmer- beziehungsweise Gästemanagement organisieren
- Umgang mit Planänderungen und Zwischenfällen während der Veranstaltung
- Nachbereitung, Abrechnung und Erfolgskontrolle einer Veranstaltung
- Praxisfall: vollständige Nachbereitung inklusive Abrechnung eines durchgeführten Events
Praxisblock — Eine Veranstaltung von der Anfrage bis zur Abrechnung Im Praxisblock werden alle Module zu einem durchgängigen Veranstaltungsprojekt verbunden, wie es in Eventagenturen, bei Veranstaltern und in Unternehmen mit eigener Veranstaltungsabteilung vorkommt.
- Eine Kundenanfrage in ein konkretes Veranstaltungskonzept übersetzen
- Eine passende Location auswählen und vertraglich anfragen
- Ein Budget für eine mittelgroße Veranstaltung kalkulieren
- Mehrere Dienstleister für ein Event koordinieren und vertraglich binden
- Eine Genehmigung für eine öffentliche Veranstaltung vorbereiten
- Einen Ablaufplan für den Veranstaltungstag erstellen
- Eine Marketingmaßnahme zur Bewerbung der Veranstaltung planen
- Eine kurzfristige Planänderung am Veranstaltungstag bearbeiten
- Eine Reklamation eines Kunden nach der Veranstaltung bearbeiten
- Eine vollständige Abrechnung der Veranstaltung erstellen
- Eine Erfolgskontrolle anhand von Teilnehmerzahlen und Budget durchführen
- Eine Dokumentation für ein zukünftiges, vergleichbares Event anlegen
Die vier Module bilden bewusst den vollständigen Lebenszyklus einer Veranstaltung ab – von der ersten Konzeptidee bis zur letzten Abrechnungsposition. Wer diesen Zusammenhang einmal durchlaufen hat, erkennt auch bei neuen Veranstaltungsformaten schnell, welche kaufmännischen und organisatorischen Schritte anstehen. Am Ende der Umschulung steht die Fähigkeit, Veranstaltungen nicht nur organisatorisch zu begleiten, sondern kaufmännisch, rechtlich und sicherheitstechnisch verantwortlich zu planen – die zentrale Kompetenz dieses Berufsbilds.
Lernziele:
- Veranstaltungskonzepte anhand von Kundenanforderungen entwickeln
- Locations auswählen, vergleichen und vertraglich binden
- Dienstleister wie Catering, Technik und Sicherheit koordinieren
- Verträge mit Locations und Dienstleistern rechtssicher gestalten
- Budgets für Veranstaltungen kalkulieren und laufend überwachen
- Genehmigungs- und Sicherheitsanforderungen für Veranstaltungen einschätzen
- Angebote für Veranstaltungsleistungen erstellen und Kundengespräche führen
- Zeitpläne und Ablaufregien für Veranstaltungen erstellen
- Marketingmaßnahmen zur Bewerbung von Veranstaltungen mitgestalten
- Nachbereitung von Veranstaltungen einschließlich Abrechnung durchführen
- Mit externen Partnern wie Behörden und Rettungsdiensten kommunizieren
- Reklamationen und Planänderungen während laufender Veranstaltungen bearbeiten
Für wen ist der Kurs geeignet?
Die Umschulung richtet sich an Erwachsene mit organisatorischem Talent und Interesse an der Veranstaltungsbranche, die einen anerkannten kaufmännischen Abschluss anstreben.
- Quereinsteiger/innen mit Interesse an Organisation und Eventplanung
- Mitarbeitende aus der Veranstaltungsbranche ohne formalen Abschluss
- Berufsrückkehrer/innen mit organisatorischer oder kaufmännischer Vorerfahrung
- Personen, die über die Externenregelung einen IHK-Abschluss anstreben
- Arbeitsuchende mit Interesse an einer abwechslungsreichen, projektbasierten Tätigkeit
Für die reguläre Umschulung ist in der Regel ein Hauptschulabschluss ausreichend, kaufmännische Vorkenntnisse werden im Kurs aufgebaut. Für die Externenprüfung nach § 45 Abs. 2 BBiG ist eine einschlägige praktische Tätigkeit von in der Regel mindestens dem Eineinhalbfachen der regulären Ausbildungsdauer nachzuweisen, etwa durch Berufserfahrung in der Veranstaltungsbranche. Organisationstalent, Belastbarkeit unter Zeitdruck und Freude am Umgang mit vielen unterschiedlichen Ansprechpartnern sind für den Beruf wichtig. Eine gewisse zeitliche Flexibilität, etwa für Veranstaltungstermine außerhalb regulärer Bürozeiten, ist von Vorteil.
Wie läuft der Kurs ab und welchen Abschluss gibt es?
Fachtheoretische Inhalte zu Vertragswesen, Budgetierung und Genehmigungsrecht werden mit der Planung durchgehender, zunehmend komplexerer Veranstaltungsprojekte kombiniert. Rollenspiele zu Kunden- und Dienstleistergesprächen ergänzen die schriftlichen Planungsübungen. Je nach Anbieter finden Teile des Unterrichts in Kooperation mit Eventagenturen, Locations oder Veranstaltungsabteilungen statt, sodass reale Betriebsabläufe einbezogen werden können.
Der reguläre dreijährige Ausbildungsweg wird auch hier in Vollzeit meist auf rund zwei Jahre verdichtet, in Teilzeit entsprechend gestreckt. Wie lang die Umschulung tatsächlich dauert, hängt vom Anbieter, der Unterrichtsform und anrechenbaren Vorkenntnissen ab. Praxiseinsätze bei Eventagenturen, Locations oder Veranstaltern gehören bei vielen Anbietern fest zum Programm.
Die Umschulung bereitet auf die IHK-Abschlussprüfung zum Veranstaltungskaufmann / zur Veranstaltungskauffrau vor – einen staatlich anerkannten Ausbildungsabschluss, der auch über die Externenprüfung erreichbar ist. Erfolgreiche Teilnehmende erhalten das reguläre IHK-Prüfungszeugnis. Die Anmeldung zur Prüfung erfolgt über die zuständige Industrie- und Handelskammer.
Welche beruflichen Perspektiven bietet der Kurs?
Die Veranstaltungsbranche lebt von Projekten, die selten identisch verlaufen – wer kaufmännisch fundiert planen kann, verschafft sich in diesem dynamischen Umfeld einen klaren Vorteil gegenüber rein organisatorisch arbeitenden Kräften ohne formale Qualifikation. Ein anerkannter Abschluss signalisiert Auftraggebern und Arbeitgebern, dass Vertrags-, Budget- und Sicherheitsfragen fundiert beherrscht werden. Besonders wertvoll ist die Kombination aus kreativer Konzeptarbeit und kaufmännischer Präzision. Wer ein Veranstaltungskonzept entwickeln und gleichzeitig Budget, Verträge und Genehmigungen im Griff behalten kann, wird in Eventagenturen, bei Veranstaltern und in unternehmenseigenen Veranstaltungsabteilungen gleichermaßen gebraucht. Der IHK-Abschluss ist zudem eine solide Grundlage für die weitere Laufbahn, etwa in Richtung Projektleitung für Großveranstaltungen, Kongress- und Messewesen oder Locationmanagement. Die erworbenen organisatorischen und kaufmännischen Fähigkeiten lassen sich darüber hinaus auf andere projektbasierte Branchen übertragen.
Welche Förderung passt zu dir?
Erhalte eine erste Orientierung, welche Förderwege zu deiner Situation passen. Über eine Bewilligung entscheidet die zuständige Stelle. Kostenlos & ohne Anmeldung.
Berufswege prüfen
Zugeordnete Zielberufe
Diese Tätigkeitsbezeichnungen sind dem Kursprofil zugeordnet. Prüfe, ob Inhalt, Abschluss und Zugangsvoraussetzungen zu deinem Berufsziel passen; die Zuordnung bestätigt keine vollständige Berufsqualifikation.
- Eventmanager/in
- Veranstaltungsorganisator/in
- Mitarbeiter/in Kongress- und Messewesen
- Sachbearbeiter/in Veranstaltungsplanung
- Locationmanager/in
Vor der Kurswahl klären
- Welche Kenntnisse und Nachweise verlangen Stellenanzeigen für dein Berufsziel?
- Welche praktischen Aufgaben und Prüfungen sind im Lehrgang vorgesehen?
- Wer stellt den Abschluss aus und welche formalen Voraussetzungen gelten?
Im BERUFENET der Bundesagentur für Arbeit kannst du Aufgaben und Bildungswege recherchieren.
Für Gehälter nutze den Entgeltatlas und prüfe Beruf, Region, Anforderungsniveau und Datenstand. Ein Kursabschluss allein belegt kein bestimmtes Einkommen.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ist das dasselbe wie eine Ausbildung im Eventmanagement?
Der Beruf Veranstaltungskaufmann/-kauffrau ist ein anerkannter IHK-Ausbildungsberuf mit kaufmännischem und rechtlichem Schwerpunkt – Vertragswesen, Budgetierung und Genehmigungen stehen neben der organisatorischen Planung im Mittelpunkt.
Kann ich die Umschulung über die Externenregelung machen?
Ja. Mit einschlägiger Berufspraxis von in der Regel mindestens dem 1,5-Fachen der regulären Ausbildungsdauer, etwa durch Erfahrung in der Veranstaltungsbranche, ist eine Zulassung zur Prüfung nach § 45 Abs. 2 BBiG möglich.
Welche Aufgaben übernimmt man im Beruf später?
Typische Aufgaben sind Veranstaltungskonzeption, Auswahl und Koordination von Locations und Dienstleistern, Vertrags- und Budgetmanagement sowie die Durchführung und Nachbereitung von Events.
Welcher Abschluss wird erreicht?
Die Umschulung bereitet auf die IHK-Abschlussprüfung zum Veranstaltungskaufmann / zur Veranstaltungskauffrau vor – einen staatlich anerkannten Ausbildungsabschluss mit regulärem IHK-Prüfungszeugnis.
Muss ich zeitlich flexibel sein?
Eine gewisse Flexibilität ist hilfreich, da Veranstaltungen auch außerhalb regulärer Bürozeiten stattfinden können. Der Kursunterricht selbst folgt in der Regel einem festen, planbaren Zeitrahmen.