Auftragsbearbeitung und Bestellwesen mit ERP-Software

Kaufmännische Tätigkeiten drehen sich heute weitgehend um digitale Prozesse — von der Angebotserstellung über den Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung. Wer in einem Unternehmen kaufmännische Aufgaben übernehmen will, muss nicht nur die Abläufe verstehen, sondern sie auch mit moderner ERP-Software sicher abwickeln können. Dieser Kurs verbindet theoretisches Grundlagenwissen über betriebliche Wertschöpfungsprozesse mit der praktischen Bedienung eines Warenwirtschaftssystems — konkret am Beispiel von Lexware Warenwirtschaft. Von der Stammdatenpflege über den vollständigen Verkaufs- und Einkaufsprozess bis hin zu Jahresabschlussarbeiten deckt der Kurs alle relevanten kaufmännischen Routinen ab.

Modul 1: Theoretische Einführung in betriebliche Wertschöpfungsprozesse Der erste Block legt das konzeptionelle Fundament. Die Teilnehmenden lernen, wie Unternehmen organisiert sind und wie Wertschöpfung entsteht — von der Rohstoffbeschaffung bis zur Auslieferung an den Kunden. Dieses Grundverständnis ist unverzichtbar, um spätere Softwareübungen nicht nur mechanisch auszuführen, sondern inhaltlich nachzuvollziehen.

• Marktorientierte Geschäftsprozesse eines Betriebes: Einkauf, Produktion, Vertrieb, Service
• Wertschöpfungskette: Entstehung von Mehrwert im Leistungserstellungsprozess
• Grundbegriffe des Controllings: Kosten, Erlöse, Deckungsbeitrag, Kennzahlen
• Unternehmensorganisation: Aufbau- und Ablauforganisation, Zuständigkeiten
• Zusammenspiel von Auftragsbearbeitung, Lagerhaltung und Buchhaltung
• Bedeutung von ERP-Systemen für die Unternehmenssteuerung

Modul 2: Einstieg in die ERP-Software Lexware Warenwirtschaft Der zweite Block führt direkt in die Software ein. Schritt für Schritt wird die Benutzeroberfläche erklärt, und die Teilnehmenden richten ihr Arbeitsumfeld ein. Stammdaten bilden die Grundlage für alle weiteren Prozesse — wer sie korrekt und vollständig pflegt, vermeidet Fehler in Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen.

• Programminstallation und erste Anmeldung in Lexware Warenwirtschaft
• Überblick über die Menüstruktur und Navigationsprinzipien
• Firmenstammdaten einrichten: Unternehmensdaten, Steuernummern, Bankverbindungen
• Kundenstammdaten anlegen: Anschrift, Zahlungsbedingungen, Preisgruppen
• Lieferantenstammdaten anlegen: Bestellbedingungen, Lieferzeiten, Konditionen
• Artikelstammdaten pflegen: Beschreibung, Einheit, Preise, Lagerbestände

Modul 3: Verkaufsprozesse vollständig abwickeln Im dritten Block liegt der Schwerpunkt auf dem gesamten Verkaufsprozess — vom ersten Angebot bis zur Rechnungsstellung. Die Teilnehmenden erfassen alle typischen Belege, die in einem kaufmännischen Büro täglich entstehen, und verstehen dabei, wie die Daten von einem Beleg in den nächsten übernommen werden.

• Angebot erstellen: Artikel, Mengen, Preise, Gültigkeitsdauer eingeben
• Auftragsbestätigung aus dem Angebot übernehmen und anpassen
• Lieferschein erzeugen: Versandart, Lieferdatum, Positionsmengen prüfen
• Rechnung erstellen: automatische Übernahme aus Lieferschein, Zahlungsbedingungen prüfen
• Preise und Rabatte: Kundenpreise, Mengenrabatte und Sonderkonditionen einpflegen
• Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung: Buchungskonten prüfen und Rechnungen buchen

Modul 4: Einkaufsprozesse, Listen und Jahresabschluss Der letzte Block vervollständigt das kaufmännische Bild durch die Einkaufsseite. Zusätzlich lernen die Teilnehmenden, wie aus dem System Auswertungen generiert werden und wie Jahresabschlussarbeiten im Warenwirtschaftssystem vorbereitet werden.

• Bestellung anlegen: Lieferant, Artikel, Mengen und Liefertermin eingeben
• Wareneingang buchen: gelieferte Mengen prüfen, Lagerbestand aktualisieren
• Eingangsrechnung erfassen und mit der Bestellung abgleichen
• Listen und Auswertungen: Umsatzlisten, Rückstandslisten, Lagerbestandsübersicht
• Jahresabschlussarbeiten: Kassenabschluss, Inventurauswertung, Übernahme ins nächste Geschäftsjahr
• Export von Daten in Excel oder Übergabe an die externe Buchhaltung

Praxisteil Der gesamte Kurs ist stark praxisorientiert aufgebaut. Die Teilnehmenden buchen von Beginn an echte Musterbelege in der Software und erleben so, wie betriebliche Abläufe in einem realen System abgebildet werden.

• Kundenstammdaten für fünf fiktive Kunden vollständig anlegen
• Lieferantenstammdaten für drei Lieferanten mit unterschiedlichen Konditionen einrichten
• Artikelstamm aufbauen: zehn Artikel mit Preisen, Einheiten und Lagerort
• Angebot an Kunden erstellen und Auftragsbestätigung daraus generieren
• Lieferschein und Rechnung für denselben Auftrag vollständig abwickeln
• Kundenrechnung in die Finanzbuchhaltung übergeben und Buchung kontrollieren
• Bestellung an Lieferanten erzeugen und Wareneingang buchen
• Eingangsrechnung prüfen und kontieren
• Mengenrabatt einrichten und in einem Testauftrag anwenden
• Umsatzliste für einen definierten Zeitraum auswerten und interpretieren
• Inventurauswertung zum Jahresende vorbereiten
• Jahresabschluss simulieren: Daten sichern und ins neue Geschäftsjahr übernehmen

Die Übungsszenarien orientieren sich an realen kaufmännischen Routinen und sind so gewählt, dass die Teilnehmenden nach Kursende sofort in einem Büroalltag eingesetzt werden können. Die Musterbelege decken typische Situationen aus dem Groß- und Einzelhandel sowie aus Dienstleistungsunternehmen ab. Der modulare Aufbau des Kurses ermöglicht es, auch in weiteren aufbauenden Modulen auf die hier erworbenen Kenntnisse aufzubauen. Wer die Warenwirtschaft grundlegend beherrscht, kann anschließend spezialisierte Funktionen — etwa die vertiefte Lager- oder Projektverwaltung — gezielt dazulernen.

Dieser Kurs richtet sich an Quer- und Wiedereinsteiger/innen mit grundlegendem kaufmännischen Vorwissen, die ihre Kenntnisse in der digitalen Auftragsbearbeitung ausbauen oder gezielt in die ERP-gestützte Warenwirtschaft einsteigen wollen.

• Kaufmännische Sachbearbeiter/innen, die erstmals mit einem ERP-System arbeiten
• Bürokräfte, die ihre digitalen Kompetenzen in der Auftragsbearbeitung erweitern wollen
• Wiedereinsteiger/innen nach einer Berufspause, die aktuelle Software-Kenntnisse aufbauen
• Mitarbeitende aus Handel und Dienstleistung, die den vollständigen Bestell- und Rechnungsprozess digital abwickeln sollen
• Personen, die in weiteren aufbauenden Modulen die Warenwirtschaft noch gründlicher erlernen wollen

Der Kurs findet als Combined Learning statt, das Präsenz- oder Online-Lehreinheiten mit selbstgesteuerten Übungsphasen verbindet. Theorieinhalte werden kompakt und praxisnah erklärt; der überwiegende Teil der Kurszeit wird am Computer mit der Software verbracht. Schritt-für-Schritt-Anleitungen begleiten die Teilnehmenden durch alle Übungsszenarien. Fragen werden in den synchronen Kurseinheiten direkt geklärt. Der Kurs findet in Vollzeit statt.

Die Weiterbildung hat eine Gesamtdauer von mehr als einem Monat bis zu drei Monaten in Vollzeit. Der Umfang ist bewusst so gewählt, dass alle kaufmännischen Prozesse — von den theoretischen Grundlagen bis zu den Jahresabschlussarbeiten — ausreichend Zeit für Wiederholung und Übung erhalten. Die genaue Dauer variiert je nach Bildungsträger.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten die Teilnehmenden ein trägerinternes Zertifikat bzw. eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung des jeweiligen Bildungsträgers. Dieses Dokument bescheinigt die erworbenen kaufmännischen und softwareseitigen Kompetenzen in der Auftragsbearbeitung und dem Bestellwesen mit ERP-Software. Es handelt sich nicht um einen staatlich anerkannten Abschluss, jedoch um einen anerkannten Nachweis beruflicher Weiterqualifikation.

Kaufmännische Fachkräfte mit ERP-Kenntnissen sind am Arbeitsmarkt gefragt. In Unternehmen jeder Größe läuft die gesamte Auftragsbearbeitung heute über digitale Systeme — wer diese Systeme sicher bedienen kann, ist von Tag eins an produktiv einsetzbar. Dieser Kurs liefert genau diese Handlungskompetenz: keine graue Theorie, sondern unmittelbar anwendbare Fertigkeiten, erarbeitet an realen Warenwirtschafts-Musterfällen. Für Wiedereinsteiger/innen ist der Kurs eine besonders wertvolle Investition: In kurzer Zeit werden die zentralen kaufmännischen Prozesse aufgefrischt und gleichzeitig auf den Stand moderner Software gebracht. Das gibt Selbstvertrauen und Sicherheit bei neuen Arbeitgebern. Wer den Kurs abgeschlossen hat, kann sich direkt auf Stellen als kaufmännische Sachbearbeitung, Auftragsbearbeitung oder Bürokaufmann/-frau bewerben. Bei AZAV-zertifizierten Trägern ist die Weiterbildung in der Regel über einen Bildungsgutschein der Bundesagentur für Arbeit oder des Jobcenters förderbar. Je nach individueller Situation kommen auch das Qualifizierungschancengesetz, die Berufsförderung (BFD) der Bundeswehr, Leistungen zur Rehabilitation oder Förderungen der Deutschen Rentenversicherung in Betracht. Frühzeitige Beratung durch die zuständige Stelle spart Zeit und erleichtert die Finanzierungsplanung.