Digitale Lohnbuchhaltung – Weiterbildung

Lohn- und Gehaltsabrechnung findet heute fast ausschließlich digital statt – von der Stammdatenpflege über die Meldung an Sozialversicherung und Finanzamt bis zur revisionssicheren Archivierung. Der Kurs „Digitale Lohnbuchhaltung" vermittelt genau diesen vollständigen digitalen Abrechnungszyklus. Die Teilnehmenden lernen, Lohnarten und Abrechnungsparameter korrekt zu erfassen, Meldeverfahren wie ELStAM und DEÜV anzuwenden, abrechnungsrelevante Unterlagen wie Lohnjournale und Zahlungsdateien zu erstellen und dabei GoBD-konforme Dokumentation sowie Datenschutzanforderungen einzuhalten.

Modul 1 – Stammdaten und Abrechnungsgrundlagen: Jede korrekte Abrechnung beginnt mit sauberen Stammdaten. Dieser Block legt die Basis für alle weiteren Abrechnungsschritte.

• Erfassung und Pflege von Mitarbeiter-Stammdaten
• Lohnarten korrekt zuordnen und pflegen
• Abrechnungsparameter für unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse festlegen
• Vorbereitung periodischer Entgeltläufe strukturieren
• Steuerklassen und Sozialversicherungsmerkmale den Stammdaten zuordnen
• Typische Fehlerquellen bei der Stammdatenerfassung erkennen und vermeiden

Modul 2 – Meldeverfahren an Sozialversicherung und Finanzamt: Digitale Lohnbuchhaltung bedeutet vor allem korrekte und fristgerechte Kommunikation mit Behörden und Sozialversicherungsträgern.

• ELStAM-Verfahren zum elektronischen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale anwenden
• DEÜV-Meldungen für An-, Ab- und Ummeldungen erstellen
• Lohnsteuerbescheinigungen digital erzeugen und übermitteln
• Meldefristen und Meldeanlässe korrekt zuordnen
• Zusammenspiel von ELSTER-Verfahren und Entgeltabrechnung nachvollziehen
• Korrekturen und Stornierungen bei fehlerhaften Meldungen durchführen

Modul 3 – Entgeltabrechnung, Dokumentation und Schnittstellen: Aus den erfassten Stammdaten und Meldeverfahren entsteht die eigentliche Abrechnung samt zugehöriger Dokumentation.

• Entgeltabrechnung und Lohnjournal strukturiert erstellen
• Zahlungsdateien für den Gehaltslauf generieren und prüfen
• Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung einrichten und nutzen
• Schnittstellen zur Zeitwirtschaft für variable Vergütungsbestandteile anbinden
• Abrechnungsrelevante Unterlagen strukturiert ablegen
• Plausibilitätsprüfungen vor Abschluss des Abrechnungslaufs durchführen

Modul 4 – GoBD-konforme Archivierung, Datenschutz und Auswertung: Der letzte Baustein widmet sich der rechtssicheren Aufbewahrung und der Auswertung der Abrechnungsdaten.

• Grundlagen der GoBD-konformen Dokumentation anwenden
• Aufbewahrungsfristen für Abrechnungsunterlagen einhalten
• Datenschutzanforderungen bei der Verarbeitung von Lohndaten umsetzen
• Berichte und Kennzahlen aus der Lohnbuchhaltung erstellen
• Plausibilitätsprüfungen zur Qualitätssicherung der Abrechnung einsetzen
• Auswertungen für interne Zwecke und externe Prüfungen aufbereiten

Praxisblock – Den digitalen Abrechnungszyklus durchlaufen: Die vier Module werden hier zu einem zusammenhängenden Übungsdurchlauf verbunden.

• Neuanlage eines Mitarbeiter-Stammsatzes mit vollständigen Abrechnungsparametern
• Zuordnung typischer Lohnarten zu einem Beispiel-Abrechnungsfall
• Durchführung eines ELStAM-Abrufs für ein Übungsszenario
• Erstellung einer DEÜV-Meldung anlässlich einer Beispiel-Neueinstellung
• Digitale Erzeugung einer Lohnsteuerbescheinigung
• Aufbau eines vollständigen Entgeltabrechnungslaufs für einen Musterfall
• Erstellung von Lohnjournal und Zahlungsdatei im Anschluss an den Abrechnungslauf
• Einrichtung einer Schnittstelle zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung
• Plausibilitätsprüfung eines abgeschlossenen Abrechnungslaufs
• GoBD-konforme Archivierung der erzeugten Abrechnungsunterlagen
• Erstellung einer Kennzahlenauswertung zu einem abgeschlossenen Abrechnungszeitraum
• Besprechung typischer Abweichungen und deren Ursachen im Plenum

Der Kurs legt durchgängig Wert darauf, die einzelnen Abrechnungsschritte nicht isoliert, sondern im Zusammenhang eines vollständigen Abrechnungszyklus zu vermitteln. So wird nachvollziehbar, warum saubere Stammdaten die Grundlage für korrekte Meldungen sind und warum wiederum korrekte Meldungen die Basis für eine belastbare Archivierung und Auswertung bilden. Themen wie SEPA-Zahlungsverkehr und die Anbindung an ELSTER werden dabei nicht abstrakt behandelt, sondern anhand konkreter Abrechnungsschritte verankert. Am Ende der Weiterbildung verfügen die Teilnehmenden über ein praxisnahes Verständnis dafür, wie sich ein kompletter Entgeltabrechnungslauf digital abbilden lässt – von der Stammdatenpflege bis zur revisionssicheren Archivierung und Auswertung.

Die Weiterbildung richtet sich an Personen, die sich im Bereich der Buchhaltung weiterbilden oder spezialisieren möchten, insbesondere mit Interesse an Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie eignet sich sowohl für Personen mit kaufmännischem oder buchhalterischem Hintergrund als auch für Neu- und Quereinsteiger:innen.

• Arbeitnehmende, die künftig Aufgaben in der Lohnbuchhaltung übernehmen möchten
• Neu- und Quereinsteiger:innen mit Interesse an Payroll-Prozessen
• Arbeitssuchende und Berufsrückkehrende mit kaufmännischem Interesse
• Personen mit abgeschlossener oder abgebrochener kaufmännischer Ausbildung bzw. Studium

Der Kurs findet im virtuellen Klassenzimmer statt und verbindet die theoretische Einordnung der Abrechnungsschritte mit praktischer Arbeit an Beispielfällen aus der Entgeltabrechnung. Die Teilnehmenden arbeiten überwiegend in Teilzeit, teils auch in Vollzeit, durch die einzelnen Module und wenden die vermittelten Meldeverfahren sowie Dokumentationsschritte direkt an Übungsszenarien an. Der modulare Aufbau erlaubt es, einzelne Themenfelder wie ELStAM oder GoBD-Archivierung gezielt zu vertiefen.

Die Weiterbildung ist überwiegend in Teilzeit angelegt, mit teilweiser Möglichkeit zur Vollzeitteilnahme, und findet im virtuellen Klassenzimmer statt. Der Umfang gliedert sich in die vier beschriebenen Themenblöcke von Stammdaten über Meldeverfahren und Entgeltabrechnung bis zu Archivierung und Auswertung.

Die Weiterbildung schließt mit einer Teilnahmebescheinigung und einem Zertifikat ab, die die erworbenen Kenntnisse in digitaler Lohnbuchhaltung dokumentieren. Eine konkrete offizielle Abschlussbezeichnung ist mit dem Kurs nicht verbunden; im Vordergrund steht der Nachweis der praktisch erarbeiteten Fähigkeiten im digitalen Abrechnungszyklus.

Digitale Lohnbuchhaltung verlangt heute mehr als das reine Ausfüllen von Formularen – gefragt ist ein Verständnis dafür, wie Stammdaten, Meldeverfahren, Abrechnung und Archivierung ineinandergreifen. Der Kurs vermittelt dieses Zusammenspiel praxisnah und schafft damit eine solide Grundlage für den Einstieg oder die Vertiefung in der Payroll-Sachbearbeitung. Für den beruflichen Alltag bedeutet das: Wer den vollständigen digitalen Abrechnungszyklus einmal durchlaufen hat, kann Abweichungen schneller erkennen, Meldungen wie ELStAM und DEÜV sicherer handhaben und weiß, worauf es bei der GoBD-konformen Archivierung wirklich ankommt. Das reduziert Unsicherheiten im Umgang mit Behörden- und Sozialversicherungsmeldungen erheblich. Langfristig eröffnet die Weiterbildung Perspektiven in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, sei es in Unternehmen mit eigener Personalabteilung oder in Steuerkanzleien mit Schwerpunkt Entgeltabrechnung – Bereiche, in denen digitale Abrechnungskompetenz zunehmend zur Grundvoraussetzung wird.