Digitales Sekretariat – PowerPoint & Outlook – Kurs

Der Kurs Digitales Sekretariat setzt bei Teilnehmenden an, die bereits über gute MS-Office-Grundkenntnisse verfügen, und führt diese gezielt in Richtung digitaler Zusammenarbeit weiter. Im Zentrum stehen MS PowerPoint und Microsoft Outlook als Werkzeuge, mit denen sich Präsentationen, Termine und Kommunikation im Team zeitgemäß organisieren lassen – ergänzt um Kommunikations- und Konfliktlösungskompetenzen, die im digitalen Sekretariatsalltag zunehmend gefragt sind. Der Kurs versteht den digitalen Wandel dabei ausdrücklich als Chance, die eigenen Jobaussichten im Sekretariats- und Office-Bereich gezielt zu verbessern.

Der erste Block vertieft MS PowerPoint mit Blick auf die digitale Zusammenarbeit, nicht auf die reine Foliengestaltung, die in diesem Kurs als bereits vorhandene Grundkenntnis vorausgesetzt wird.

• Aufbereitung von Präsentationen für digitale Besprechungen und Videokonferenzen
• Vorbereitung von Foliensätzen für die gemeinsame Bearbeitung im Team
• einheitliche Foliendesigns für wiederkehrende Präsentationsformate
• Versionsverwaltung bei gemeinsam bearbeiteten Präsentationen
• Aufbereitung komplexer Inhalte für unterschiedliche digitale Kanäle
• effiziente Weitergabe und Freigabe von Präsentationen im Team

Der zweite Block vertieft Microsoft Outlook als zentrales Organisationswerkzeug des digitalen Sekretariats, in dem Termine, Kommunikation und Vertretungen zusammenlaufen.

• strukturierte Verwaltung von Terminen und Besprechungsanfragen
• Einrichtung freigegebener Kalender für Team- und Vertretungsplanung
• effiziente Organisation der E-Mail-Kommunikation
• Einsatz von Kategorien, Regeln und Wiedervorlagen in Outlook
• Koordination von Besprechungen mit mehreren internen und externen Beteiligten
• digitale Ablage und Nachverfolgung von Korrespondenz

Der dritte Block widmet sich Kommunikations- und Konfliktlösungskompetenzen, die im digitalen Sekretariat eine ebenso große Rolle spielen wie die technische Werkzeugbeherrschung.

• Grundlagen sicherer Kommunikation im digitalen Arbeitsumfeld
• Umgang mit Missverständnissen in schriftlicher, digitaler Kommunikation
• konstruktive Ansprache von Konflikten im Team- und Kundenkontakt
• Deeskalationstechniken für schwierige Gesprächssituationen
• digitale Etikette in E-Mail- und Chat-Kommunikation
• Aufbau einer professionellen Kommunikationsroutine im digitalen Sekretariat

Der vierte Block ordnet den digitalen Wandel im Sekretariatsbereich ein und führt die Werkzeuge aus den vorherigen Blöcken zu einem zusammenhängenden digitalen Arbeitsalltag zusammen.

• Einordnung des digitalen Wandels als Chance für das eigene Berufsfeld
• Überführung papierbasierter Abläufe in digitale Prozesse
• Aufbau einer strukturierten digitalen Ablage für Dokumente und Korrespondenz
• Abgrenzung der eigenen Rolle im digitalen Sekretariat gegenüber klassischen Arbeitsweisen
• Vorbereitung auf die Zertifizierungsprüfung zur digitalen Zusammenarbeit
• Rückschau der eigenen digitalen Arbeitsweise und weiterer Entwicklungsfelder

Im Praxisteil werden PowerPoint, Outlook und die Kommunikationskompetenzen an einem durchgehenden Sekretariatsszenario angewendet.

• Aufbau einer präsentationsreifen Foliensequenz für eine digitale Teambesprechung
• Freigabe und gemeinsame Überarbeitung einer Präsentation im Team
• Einrichtung eines freigegebenen Kalenders für eine fiktive Abteilung
• Koordination einer Besprechung mit mehreren internen und externen Teilnehmenden in Outlook
• Organisation eines vollen E-Mail-Postfachs mit Kategorien und Regeln
• Bearbeitung einer simulierten Konfliktsituation im Kundenkontakt
• Formulierung einer deeskalierenden Antwort auf eine schwierige E-Mail
• Überführung eines papierbasierten Ablageprozesses in eine digitale Struktur
• Aufbau einer Vertretungsregelung für Abwesenheitszeiten
• Dokumentation eines vollständigen digitalen Arbeitstages im Sekretariat
• Vorbereitung auf die Prüfung zur digitalen Zusammenarbeit
• Abschlussübung: vollständige digitale Organisation eines fiktiven Besprechungstages

Der Kurs verbindet damit technische Werkzeugkompetenz mit den kommunikativen Fähigkeiten, die ein modernes, digitales Sekretariat im Arbeitsalltag tatsächlich braucht.

Angesprochen sind arbeitsuchende Fach- und Führungskräfte, die ihre Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeiten erweitern möchten, sowie Personen aus dem Sekretariats- und Office-Bereich, die ihre Kenntnisse auffrischen oder gezielt für die digitale Arbeitswelt ausbauen wollen.

• Sekretärinnen und Sekretäre sowie Assistenzkräfte mit Interesse an digitaler Zusammenarbeit
• Fachkräfte für Büromanagement, die Outlook und PowerPoint über die Grundfunktionen hinaus nutzen möchten
• Arbeitsuchende, die den digitalen Wandel als Chance für ihre Jobaussichten begreifen
• Fach- und Führungskräfte, die ihre Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeiten stärken möchten
• Quer- und Wiedereinsteigende mit Interesse an einer Zusatzqualifikation für den Büroalltag

Der Kurs baut auf vorhandenen MS-Office-Kenntnissen auf und vertieft PowerPoint und Outlook gezielt für die digitale Zusammenarbeit, statt Grundfunktionen erneut zu erklären. Kommunikations- und Konfliktlösungskompetenzen werden in eigenen Übungseinheiten anhand realitätsnaher Sekretariatssituationen trainiert, sodass technische und kommunikative Inhalte sich im Kursverlauf abwechseln.

Der Kurs deckt vier aufeinander aufbauende Themenblöcke ab – von vertieftem PowerPoint und Outlook über Kommunikations- und Konfliktkompetenz bis zur Einordnung des digitalen Wandels im Sekretariat. Der zeitliche Gesamtrahmen ergibt sich aus dieser Kombination von Werkzeug- und Kommunikationsschulung.

Der Kurs bereitet auf das anerkannte Zertifikat Xpert DCP® – Digitale Zusammenarbeit vor, ein europaweit anerkannter Nachweis digitaler Kollaborationskompetenz. Ergänzend wird die Teilnahme durch ein trägerinternes Zertifikat dokumentiert.

Wer PowerPoint und Outlook nicht nur bedienen, sondern gezielt für digitale Zusammenarbeit einsetzen kann, übernimmt im Sekretariat eine Schlüsselrolle bei der Digitalisierung von Büroabläufen. Gerade weil viele Sekretariate noch zwischen Papier- und Digitalprozessen wechseln, verschafft dieser Kurs einen klaren Vorsprung gegenüber Kolleginnen und Kollegen, die bei rein analogen Routinen stehen bleiben. Die zusätzliche Kommunikations- und Konfliktlösungskompetenz macht Absolvierende zudem zu einer stabilisierenden Kraft in Teams, in denen digitale Umstellungen häufig zu Reibung führen. Wer Missverständnisse in digitaler Kommunikation erkennt und Konflikte konstruktiv anspricht, trägt spürbar zu einem reibungsloseren Büroalltag bei. Das europaweit anerkannte Xpert-DCP-Zertifikat schafft schließlich einen überprüfbaren Nachweis, der über eine reine Selbstauskunft zu Office-Kenntnissen hinausgeht und die eigene digitale Kompetenz gegenüber Arbeitgebenden belegbar macht – ein Vorteil gerade bei Bewerbungen auf Sekretariats- und Assistenzstellen, die zunehmend explizit digitale Kollaborationsfähigkeiten voraussetzen.