Externenprüfung Büromanagement: Basiskurs

Der Basiskurs richtet sich an Personen, die bereits über mehrjährige, breit gestreute Praxis in Büro- und Verwaltungstätigkeiten verfügen und dieses Wissen gezielt entlang der Lernfelder der Ausbildungsordnung ordnen wollen, statt bei null zu beginnen. Anders als ein Aufbaukurs für Personen mit geringem Vorwissen setzt der Basiskurs voraus, dass die wesentlichen bürowirtschaftlichen Abläufe aus der Praxis bereits vertraut sind, und konzentriert sich darauf, dieses Wissen zu systematisieren, gezielte Lücken zu schließen und auf Form und Ablauf der IHK-Prüfung vorzubereiten. Ziel ist die erfolgreiche Externenprüfung zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Büromanagement ohne den Umweg über eine reguläre Ausbildung.

Der erste Block ordnet Büroprozesse und Auftragsbearbeitung entlang der Lernfelder und baut auf dem auf, was die meisten Teilnehmenden aus der Praxis bereits kennen.

• Aufträge von der Anfrage bis zum Abschluss bearbeiten und nachverfolgen
• büroorganisatorische Abläufe strukturieren und dokumentieren
• Prioritäten bei parallel laufenden Vorgängen setzen
• Schriftverkehr nach kaufmännischen Standards abwickeln
• Reklamationen und Beschwerden sachgerecht bearbeiten
• Dokumenten- und Aktenverwaltung nach einheitlichen Ordnungskriterien

Der zweite Block behandelt Projekte, Veranstaltungen und Kundenkontakt, zwei eigenständige Lernfelder der Ausbildungsordnung.

• kleinere kaufmännische Projekte planen, steuern und abschließen
• Besprechungen und Veranstaltungen organisatorisch vorbereiten
• Kundengespräche zielgerichtet und kundenorientiert führen
• Akquise- und Bindungsmaßnahmen im kaufmännischen Umfeld einordnen
• Beschwerdegespräche sachlich und lösungsorientiert führen
• Ergebnisse von Projekten und Veranstaltungen nachvollziehbar dokumentieren

Der dritte Block vertieft Werteströme, Beschaffung und Rechnungswesen, Themen, die in der Praxis oft nur ausschnitthaft vorkommen.

• Werteströme im Betrieb erfassen und kaufmännisch beurteilen
• Beschaffungsvorgänge von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung abwickeln
• Rechnungen und Belege kaufmännisch prüfen
• Grundzüge des betrieblichen Rechnungswesens anwenden
• Zahlungsverkehr und Mahnwesen im Büroalltag handhaben
• betriebliche Kennzahlen für einfache Entscheidungen nutzen

Der vierte Block verbindet Personalwirtschaft mit der gezielten Ausrichtung auf die Prüfungssituation selbst.

• personalwirtschaftliche Aufgaben im Büroalltag wahrnehmen
• Grundzüge der Personalverwaltung und Personaleinsatzplanung
• systematische Zuordnung der eigenen Praxiserfahrung zu den Lernfeldern
• Aufbau und Ablauf der schriftlichen IHK-Prüfung nachvollziehen
• Anforderungen des fallbezogenen Fachgesprächs einordnen
• gezielte Vertiefung der Lernfelder mit dem größten persönlichen Übungsbedarf

Im praktischen Teil des Kurses werden die Lernfelder an durchgängigen Beispielvorgängen geübt, die den späteren Prüfungsanforderungen möglichst nahekommen.

• Bearbeitung eines vollständigen Auftrags von der Anfrage bis zur Rechnungsstellung
• Aufsetzen eines Besprechungsprotokolls nach DIN 5008 zu einem simulierten Termin
• Planung eines kleineren Projekts mit Meilensteinen und Ressourcenübersicht
• Organisation einer Beispielveranstaltung von der Einladung bis zur Nachbereitung
• Durchführung eines simulierten Kundengesprächs mit anschließendem Feedback
• Bearbeitung eines Beschaffungsvorgangs inklusive Angebotsvergleich
• Prüfung und Kontierung einer Musterrechnung
• Bearbeitung eines Falls zur Personaleinsatzplanung
• Bearbeitung einer Musteraufgabe aus dem schriftlichen Prüfungsteil
• Durchführung eines simulierten Fachgesprächs zu einem betrieblichen Fallbeispiel
• Zusammenstellung eines Themenprofils aus der eigenen Berufspraxis
• Abgleich der eigenen Praxisstationen mit den Lernfeldern der Ausbildungsordnung

Der Basiskurs setzt bewusst dort an, wo die praktische Erfahrung der Teilnehmenden bereits steht, und vermeidet einen erneuten Aufbau kaufmännischer Grundlagen, die in der Praxis längst gefestigt sind. Das unterscheidet ihn von einer Vorbereitung für Personen mit geringem systematischem Vorwissen. Am Ende steht ein klarer Überblick darüber, welche Lernfelder bereits sicher beherrscht werden und wo im verbleibenden Zeitraum bis zur Prüfung noch gezielt nachgearbeitet werden sollte.

Der Basiskurs richtet sich an Berufserfahrene, deren praktische Tätigkeit bereits ein breites Spektrum bürowirtschaftlicher Aufgaben abdeckt und die überwiegend eine strukturierte Prüfungsvorbereitung suchen.

• Berufserfahrene in Büro, Verwaltung oder Sekretariat mit breiter praktischer Tätigkeit ohne formalen IHK-Abschluss
• Quereinsteigende, die über mehrere Jahre kaufmännisch-organisatorisch gearbeitet haben
• Berufstätige, die ihre vorhandene Praxis offiziell zertifizieren lassen möchten
• Personen, die eine kompakte Prüfungsvorbereitung ohne umfassenden Grundlagenaufbau suchen

Der Unterricht setzt konsequent an der vorhandenen Praxiserfahrung der Teilnehmenden an und ordnet sie den Lernfeldern der Ausbildungsordnung zu, statt Inhalte losgelöst von der beruflichen Realität zu vermitteln. Kurze fachliche Vertiefungen wechseln sich mit der Bearbeitung praxisnaher Fallbeispiele und Musteraufgaben aus früheren Prüfungsanforderungen ab.

Der Basiskurs wird berufsbegleitend angelegt und lässt sich in der Regel neben einer bestehenden Tätigkeit in Teilzeit organisieren, wobei der genaue zeitliche Umfang je nach Bildungsträger variiert. Die kompakte Ausrichtung auf vorhandenes Praxiswissen erlaubt eine zügigere Bearbeitung als bei einer Vorbereitung mit umfassendem Grundlagenaufbau.

Der Kurs bereitet auf die Externenprüfung zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Büromanagement vor der zuständigen Industrie- und Handelskammer vor. Wer die Prüfung erfolgreich besteht, erhält den vollwertigen, staatlich anerkannten Ausbildungsabschluss, ohne eine reguläre duale Ausbildung durchlaufen zu haben.

Wer über Jahre hinweg büroorganisatorisch gearbeitet hat, verfügt oft über mehr Fachwissen, als ein fehlender formaler Abschluss vermuten lässt. Der Basiskurs macht dieses vorhandene Wissen für Arbeitgeber sichtbar, indem er es in die anerkannte Struktur der Ausbildungsordnung überführt, statt es erneut von Grund auf aufzubauen. Für Bewerbungen und interne Beförderungen schließt der formale Abschluss eine Lücke, die praktische Erfahrung allein häufig nicht überbrücken kann, weil Personalabteilungen und Stellenausschreibungen oft gezielt nach einem anerkannten Berufsabschluss fragen. Da der Kurs bewusst kompakt auf vorhandene Praxis aufbaut, eignet er sich besonders für Berufstätige, die ihre Externenprüfung zügig und mit überschaubarem Zeitaufwand neben dem Beruf vorbereiten möchten, ohne Themen zu wiederholen, die im Arbeitsalltag längst zur Routine geworden sind.