Excel & Outlook 2019: Office-Grundlagenkurs

Dieser Grundlagenkurs vermittelt den sicheren Umgang mit zwei Programmen, die im Büroalltag täglich zusammenspielen: Excel 2019 für Tabellen, Berechnungen und Auswertungen sowie Outlook 2019 für E-Mail-Kommunikation, Terminplanung und Kontaktverwaltung. Die Teilnehmenden lernen, Zahlen und Daten in Excel übersichtlich aufzubereiten und gleichzeitig ihre tägliche Korrespondenz und Terminorganisation in Outlook effizient zu strukturieren. Ergänzend wird gezeigt, was die Version 2019 gegenüber älteren Office-Ausgaben an neuen Funktionen mitbringt.

Das Excel-Modul beginnt bei den Grundlagen der Tabellenkalkulation und führt Schritt für Schritt zu praxistauglichen Auswertungen, wie sie im Büroalltag typischerweise gebraucht werden.

• Aufbau von Arbeitsmappen, Tabellenblättern und Zellbezügen
• Eingabe und Formatierung von Zahlen, Texten und Datumswerten
• Grundrechenarten und einfache Funktionen wie SUMME, MITTELWERT und ANZAHL
• Erstellen und Formatieren von Diagrammen aus Tabellendaten
• Sortier- und Filterfunktionen für schnelle Datenauswertungen
• Bedingte Formatierung zur farblichen Hervorhebung auffälliger Werte
• Einfache Tabellenvorlagen für wiederkehrende Auswertungen wie Ausgabenübersichten
• Drucklayout und Seiteneinrichtung für übersichtliche Ausdrucke

Im Outlook-Modul stehen die tägliche E-Mail-Kommunikation und die persönliche Organisation im Mittelpunkt. Die Teilnehmenden lernen, ihr Postfach so einzurichten, dass sie den Überblick über Nachrichten, Termine und Aufgaben behalten.

• Einrichtung des Postfachs und Grundeinstellungen von Outlook
• Verfassen, Beantworten und Weiterleiten von E-Mails
• Anlegen von Ordnerstrukturen und Regeln zur automatischen Sortierung
• Verwaltung von Anhängen und Signaturen
• Umgang mit Spam- und Junk-Mail-Filtern
• Suchfunktionen zum schnellen Wiederfinden von Nachrichten

Der Kalender- und Kontaktbereich von Outlook rundet den Kurs ab und zeigt, wie sich Termine und Kontakte so verwalten lassen, dass sie den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtern statt zu verkomplizieren.

• Anlegen von Einzel- und Serienterminen im Kalender
• Organisation von Besprechungen mit mehreren Teilnehmenden
• Erinnerungsfunktionen und Kalenderfreigaben
• Anlegen und Pflegen von Kontakten sowie Verteilerlisten
• Nutzung der Aufgabenliste zur Priorisierung offener Punkte
• Verknüpfung von Terminen, Kontakten und Aufgaben im Arbeitsalltag

Ein abschließender Praxisblock verbindet beide Programme und zeigt anhand alltagsnaher Aufgaben, wie Tabellenkalkulation und E-Mail-Organisation im Büroalltag zusammenspielen.

• Erstellen einer Kostenübersicht in Excel und Versand per Outlook
• Terminplanung für ein Projekt mit Abstimmung per E-Mail
• Pflege einer Kontaktliste in Outlook auf Basis einer Excel-Tabelle
• Erstellen einfacher Auswertungen für den täglichen Berichtsbedarf
• Einrichten wiederkehrender Erinnerungen für Fristen und Deadlines
• Organisation eines Postfachs mit hohem täglichem E-Mail-Aufkommen
• Formatierung von Tabellen für den Versand an Kolleg:innen oder Kund:innen
• Nutzung von Filtern in Excel zur Vorbereitung von Team-Meetings
• Abgleich von Kalendereinträgen mehrerer Beteiligter
• Erstellung übersichtlicher Diagramme für Statusberichte
• Einrichtung automatischer Antworten bei Abwesenheit
• Kombination aus Aufgabenliste und Kalender zur Wochenplanung

Beide Programme zählen zu den am häufigsten genutzten Werkzeugen im Büroalltag, werden im Unterricht aber selten isoliert betrachtet, weil sie in der Praxis eng zusammenhängen: Wer eine Tabelle in Excel erstellt, verschickt sie meist per Outlook, wer einen Termin plant, muss ihn oft mit einer E-Mail abstimmen. Der Kurs greift dieses Zusammenspiel bewusst auf. Da die Version 2019 die letzte klassische Einmalkauf-Ausgabe von Office vor dem verstärkten Umstieg auf Abonnement-Modelle war, richtet sich der Kurs besonders an alle, die mit dieser weit verbreiteten Desktop-Version arbeiten und ihre Kenntnisse strukturiert auffrischen oder erstmals aufbauen möchten.

Der Kurs eignet sich für alle, die im Büroalltag regelmäßig mit Tabellen und E-Mail-Kommunikation zu tun haben und ihre Kenntnisse in Excel und Outlook 2019 gezielt aufbauen oder festigen möchten.

• Berufseinsteiger:innen im kaufmännischen Bereich ohne bisherige Office-Erfahrung
• Wiedereinsteiger:innen nach längerer Pause vom Büroalltag
• Beschäftigte, die künftig mehr organisatorische Aufgaben übernehmen
• Personen, die sich beruflich neu orientieren und Office-Grundkenntnisse nachweisen möchten

Der Kurs wird im Combined-Learning-Format angeboten und verbindet angeleitete Unterrichtsphasen mit Übungsphasen am eigenen Rechner. Die Module zu Excel und Outlook lassen sich einzeln buchen oder kombinieren, sodass sich der Lernumfang an den individuellen Bedarf anpassen lässt. Praktische Übungen orientieren sich an typischen Büroaufgaben, damit das Gelernte direkt im Arbeitsalltag angewendet werden kann.

Der Kurs findet überwiegend in Teilzeit statt, in einzelnen Terminvarianten auch in Vollzeit, sodass Berufstätige und Personen mit anderen zeitlichen Verpflichtungen die passende Form wählen können. Da die Module einzeln buchbar sind, richtet sich der zeitliche Gesamtumfang nach der gewählten Kombination aus Excel- und Outlook-Inhalten.

Die Teilnehmenden erhalten ein international anerkanntes Herstellerzertifikat sowie ein Lehrgangszertifikat des Kursanbieters. Damit lässt sich der erfolgreiche Abschluss der Excel- und Outlook-Grundlagen gegenüber Arbeitgebern nachvollziehbar dokumentieren.

Excel- und Outlook-Kenntnisse zählen zu den am häufigsten geforderten Grundfertigkeiten in Stellenanzeigen für kaufmännische und administrative Tätigkeiten. Wer beide Programme sicher beherrscht, kann Tabellen selbstständig auswerten und gleichzeitig die tägliche Kommunikation und Terminplanung strukturiert organisieren, ohne bei jedem Schritt auf Unterstützung angewiesen zu sein. Besonders für den Wiedereinstieg oder die berufliche Neuorientierung ist die Kombination aus beiden Programmen wertvoll, weil sie zwei unterschiedliche, aber im Alltag eng verzahnte Kompetenzfelder abdeckt: das analytische Arbeiten mit Zahlen in Excel und das organisatorische Arbeiten mit Nachrichten und Terminen in Outlook. Ein unaufgeräumtes Postfach oder eine fehlerhafte Tabelle kostet im Berufsalltag spürbar Zeit, während strukturierte Ablagen und saubere Formeln diese Zeit an anderer Stelle wieder freisetzen. Da Version 2019 in vielen Unternehmen nach wie vor im Einsatz ist, lassen sich die erworbenen Kenntnisse unmittelbar am Arbeitsplatz anwenden. Wer die Grundlagen einmal verstanden hat, findet sich zudem in neueren Office-Versionen deutlich schneller zurecht, da sich Aufbau und Bedienlogik der Programme über die Jahre nur schrittweise verändert haben. Gerade weil Outlook meist der erste Programmaufruf am Arbeitstag ist und Excel-Tabellen regelmäßig als Anhang durch dieses Postfach laufen, zahlt sich ein solides Verständnis beider Werkzeuge im Alltag spürbar häufiger aus als isoliertes Wissen zu nur einem der beiden Programme.