Excel für Verwaltung: Datenschutz & PM – Kurs

Dieser Kurs vermittelt die praktischen Grundlagen von MS-Office Excel für Verwaltungsaufgaben und einfache Datenauswertungen und ergänzt sie um zwei Zusatzqualifikationen: Datenschutz nach DSGVO und Grundlagen des Projektmanagements. Teilnehmende lernen, verwaltungstypische Daten in Excel zu erfassen und auszuwerten, gleichzeitig aber auch die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen und die methodischen Grundlagen zu verstehen, die in modernen Verwaltungs- und Projektstrukturen zunehmend zusammenkommen.

Modul 1 – Excel-Grundlagen für Verwaltungsaufgaben Der erste Block vermittelt den sicheren Umgang mit Excel für typische Aufgaben im Verwaltungsalltag.

• Aufbau und Organisation von Tabellen für Verwaltungsdaten
• Grundlegende Formatierung und Strukturierung von Listen
• Einsatz einfacher Formeln für Berechnungen im Büroalltag
• Sortier- und Filterfunktionen für die Vorgangsbearbeitung
• Vorbereitung von Tabellen für Druck und Weitergabe
• Vermeidung typischer Eingabe- und Formatierungsfehler

Modul 2 – Excel für Datenauswertungen Aufbauend auf den Grundlagen rückt die Auswertung von Verwaltungsdaten in den Mittelpunkt.

• Aggregation und Zusammenfassung größerer Datenmengen
• Einsatz von Funktionen zur Berechnung von Kennzahlen
• Erstellung einfacher Diagramme zur Veranschaulichung von Ergebnissen
• Aufbau übersichtlicher Auswertungstabellen für Berichte
• Plausibilitätsprüfung von Auswertungsergebnissen
• Vorbereitung wiederkehrender Auswertungsvorlagen

Modul 3 – Zusatzqualifikation Datenschutz (DSGVO) Der dritte Block vermittelt das rechtliche Grundwissen für den Umgang mit personenbezogenen Daten in der Verwaltung.

• Grundprinzipien der Datenschutz-Grundverordnung
• Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
• Rechte betroffener Personen wie Auskunft und Löschung
• Technische und organisatorische Handlungsschritte im Datenschutz
• Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen im Überblick
• Datenschutz im Umgang mit Excel-Tabellen und Verwaltungsdaten

Modul 4 – Zusatzqualifikation Projektmanagement-Grundlagen Der vierte Block vermittelt methodisches Grundwissen für die projektorientierte Organisation von Verwaltungsaufgaben.

• Grundbegriffe und Phasen eines klassischen Projektverlaufs
• Rollen und Verantwortlichkeiten in Projektstrukturen
• Aufbau einfacher Projektpläne und Meilensteine
• Umgang mit Zeit- und Ressourcenplanung in kleinen Projekten
• Dokumentation von Projektfortschritt und Ergebnissen
• Übertragung projektorientierten Arbeitens auf Verwaltungsaufgaben
• Einsatz von Excel als einfaches Planungs- und Nachverfolgungswerkzeug für Projekte
• Umgang mit Terminverschiebungen und Anpassungen im laufenden Projektverlauf

Praxisteil – Datenauswertung und Projektorganisation im Verwaltungsalltag

• Aufbau einer Excel-Tabelle zur Erfassung eines Beispieldatensatzes
• Durchführung einer einfachen Datenauswertung mit Diagrammdarstellung
• Prüfung eines Beispielfalls auf datenschutzrechtliche Anforderungen
• Formulierung einer datenschutzkonformen Auskunft an eine betroffene Person
• Aufbau eines einfachen Projektplans für ein Verwaltungsvorhaben
• Definition von Meilensteinen für ein Beispielprojekt
• Verknüpfung von Excel-Auswertungen mit einem Projektstatusbericht
• Prüfung einer Tabelle auf Konformität mit Datenschutzgrundsätzen
• Aufbau einer Übersicht für Projektressourcen in Excel
• Dokumentation eines abgeschlossenen Teilschritts im Beispielprojekt
• Zusammenführung von Auswertung, Datenschutz und Projektplanung in einer Vorgangsakte
• Rückschau des eigenen Vorgehens anhand eines abschließenden Fallbeispiels

Die vier Module bauen ein durchgängiges Bild moderner Verwaltungsarbeit auf: Excel liefert das technische Werkzeug für Erfassung und Auswertung, der Datenschutz sichert den rechtskonformen Umgang mit den verarbeiteten Daten, und die Projektmanagement-Grundlagen strukturieren die Organisation größerer Vorhaben. Im Praxisteil werden alle drei Ebenen zusammengeführt: Teilnehmende bearbeiten ein Verwaltungsvorhaben, bei dem Datenauswertung, Datenschutzprüfung und Projektplanung unmittelbar ineinandergreifen.

Der Kurs richtet sich an Personen, die eine Tätigkeit in administrativen Bereichen, im Datenmanagement oder in der Projektkoordination anstreben oder ihre Fachkenntnisse in diesem Bereich erweitern möchten.

• Sachbearbeiter/innen mit Aufgaben in Datenerfassung und -auswertung
• Verwaltungsfachangestellte, die datenschutzrechtliches Grundwissen aufbauen möchten
• Personen, die künftig kleinere Vorhaben projektorientiert organisieren wollen
• Quereinsteiger/innen mit Interesse an administrativen und datenbezogenen Tätigkeiten

Die Excel-Inhalte werden anhand praxisnaher Verwaltungsbeispiele vermittelt und direkt in Übungen angewendet, während Datenschutz und Projektmanagement in eigenen Theorieeinheiten mit anschaulichen Fallbeispielen aufbereitet werden. Der Praxisteil verbindet alle drei Themenfelder anhand eines durchgehenden Verwaltungsvorhabens, sodass Teilnehmende die Werkzeuge nicht isoliert, sondern im Zusammenhang eines realistischen Vorgangs kennenlernen.

Der Kurs gliedert sich in vier Themenblöcke: Excel für Verwaltungsaufgaben, Excel für Datenauswertungen sowie die Zusatzqualifikationen in Datenschutz und Projektmanagement. Der zeitliche Umfang ist so verteilt, dass sowohl für die praktische Excel-Arbeit als auch für die beiden Zusatzqualifikationen ausreichend Übungszeit zur Verfügung steht. Für den Praxisteil ist zusätzlicher Raum vorgesehen, damit die Verknüpfung aller drei Themenfelder an einem durchgehenden Beispiel gelingt.

Der Kurs schließt mit einem trägerinternen Zertifikat bzw. einer Teilnahmebescheinigung zu den Grundlagen von MS-Office Excel mit Zusatzqualifikation Grundlagen des Projektmanagements sowie Datenschutz ab. Eine externe, herstellerseitige Zertifizierung ist nicht Bestandteil dieser Weiterbildung.

Der Mehrwert dieses Kurses liegt in der Verbindung dreier Kompetenzfelder, die in modernen Verwaltungsstrukturen zunehmend zusammengehören: strukturierte Datenauswertung in Excel, rechtssicherer Umgang mit personenbezogenen Daten und methodisches Vorgehen bei der Organisation von Vorhaben. Wer alle drei Bereiche beherrscht, kann Verwaltungsaufgaben nicht nur ausführen, sondern eigenständig mitgestalten. Für Verwaltungen und Unternehmen sind Mitarbeitende mit diesem Profil wertvoll, weil sie Datenauswertungen erstellen können, ohne datenschutzrechtliche Risiken aus dem Blick zu verlieren, und weil sie größere Vorhaben strukturiert statt ad hoc organisieren. Gerade in Verwaltungsstellen, die zunehmend projektförmig arbeiten, schließt dieses Profil eine Lücke zwischen reiner Sachbearbeitung und expliziter Projektleitung. Auch persönlich zahlt sich diese Kombination aus: Datenschutzwissen wird in nahezu jeder Verwaltungstätigkeit mit Personenbezug relevant, während projektorientiertes Denken den Übergang in koordinierende Aufgaben erleichtert, ohne dass dafür ein eigenständiges Projektmanagement-Studium notwendig wäre. Langfristig eröffnet die Kombination aus Excel-Kompetenz, Datenschutzwissen und Projektmanagement-Grundlagen Perspektiven in der Sachbearbeitung, im Datenmanagement und in der Projektkoordination, in denen genau dieses Zusammenspiel gefragt ist.