Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware

Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Kernprozess im Personalwesen — und gleichzeitig einer der fehlerintolerantesten: Falsche Steuerklassen, übersehene Beitragsgruppen oder fehlerhafte Meldefristen können zu Nachzahlungen, Bußgeldern und Vertrauensverlust bei Mitarbeitenden führen. Lexware ist die in kleinen und mittelständischen Unternehmen meistgenutzte Software für Lohn und Gehalt im deutschsprachigen Raum. Dieser Kurs vermittelt den vollständigen Umgang mit Lexware — von der Ersteinrichtung und Stammdatenpflege über die monatliche Abrechnung bis zu besonderen Abrechnungsvorgängen und dem Jahresabschluss. Das Ergebnis ist eine praxisreife Handlungskompetenz für die eigenständige Lohnbuchhaltung mit dieser Software.

Programmeinrichtung und Stammdatenverwaltung Bevor die erste Abrechnung läuft, müssen Unternehmen und Mitarbeitende korrekt im System angelegt werden. Fehler in der Stammdatenstruktur ziehen sich durch alle folgenden Abrechnungen — deshalb widmet dieser erste Block dem sorgfältigen Aufbau der Datenbasis besonderes Gewicht. Die Teilnehmenden legen Mandanten an, konfigurieren Abrechnungskreise und erfassen Mitarbeiterstammsätze vollständig: von Steuermerkmalen und Krankenkassenzugehörigkeit über Beschäftigungsart und Entgeltgruppe bis hin zu Bankverbindung und Urlaubsanspruch.

• Lexware installieren, lizenzieren und grundlegende Programmeinstellungen vornehmen
• Mandantenstruktur und Abrechnungskreise anlegen
• Mitarbeiterstammsatz anlegen: persönliche Daten, Steuerklasse, Kinderfreibeträge
• Sozialversicherungsmerkmale: Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung
• Beschäftigungsarten: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Midijob, kurzfristig Beschäftigte
• Automatische Prüfmechanismen von Lexware nutzen

Monatliche Abrechnung und laufende Entgeltbestandteile Der Herzstück-Block des Kurses: die monatliche Lohnabrechnung Schritt für Schritt. Die Teilnehmenden durchlaufen den vollständigen Abrechnungsprozess — Erfassung von Soll-Arbeitszeiten und tatsächlichen Abwesenheiten, Eingabe laufender Bezüge, Berechnung von Steuer und Sozialversicherung, Erstellung der Abrechnungsbelege und Überweisung der Nettogehälter. Besonderes Augenmerk gilt der korrekten Einordnung verschiedener Entgeltbestandteile.

• Abrechnungsmonat öffnen und Vorjahreswerte prüfen
• Laufende Bezüge: Gehalt, Stundenlohn, Zulagen, Zuschläge
• Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Elternzeit, unbezahlte Auszeiten
• Steuerberechnung: Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer
• Sozialversicherungsbeiträge: Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile
• Abrechnungsbeleg erstellen, prüfen und archivieren

Besondere Abrechnungsvorgänge und spezielle Abrechnungsgruppen Die Praxis der Lohnbuchhaltung geht weit über den Standardlohn hinaus. Weihnachtsgeld, Urlaubsabgeltung, geldwerter Vorteil für Firmenwagen, Jobtickets, vermögenswirksame Leistungen und Kurzarbeit folgen eigenen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regeln. Dieser Block behandelt diese Sonderfälle systematisch und erklärt, wie Lexware die jeweiligen Besonderheiten rechnerisch und melderechtlich abbildet.

• Einmalzahlungen: Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Bonuszahlungen
• Sachbezüge: Firmenwagen (Ein-Prozent-Regel), Mahlzeiten, Jobticket
• Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
• Kurzarbeitergeld berechnen und in Lexware abbilden
• Geringfügige Beschäftigung: Minijob und Midijob korrekt abrechnen
• Abrechnungskorrekturen: Fehler aus Vormonaten rückwirkend berichtigen

Meldewesen, Jahresabschluss und Auswertungen Lohnabrechnung endet nicht mit dem Gehaltszettel: Sozialversicherungsträger, Finanzamt und Berufsgenossenschaft müssen fristgerecht informiert werden. Dieser abschließende Block behandelt das gesamte Meldewesen, das über Lexware elektronisch abgewickelt wird, sowie den Jahresabschluss mit Lohnsteuerbescheinigungen und der DEÜV-Jahresmeldung. Auswertungsfunktionen für Controlling und Kostenstellenauswertungen runden den Block ab.

• Sozialversicherungsmeldungen: Anmeldung, Abmeldung, Jahresmeldung, Unterbrechungsmeldung
• Lohnsteueranmeldung: monatliche und quartalsweise Übermittlung ans Finanzamt
• DEÜV-Meldeverfahren und Beitragsnachweise
• Jahresabschluss: Prüflauf, Verdichtung, Jahreswechsel vorbereiten
• Lohnsteuerbescheinigungen erstellen und elektronisch übermitteln
• Auswertungen: Lohnlisten, Kostenstellenauswertungen, Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung

Praxisblock: eigenständige Abrechnungsszenarien Im Praxisteil bearbeiten die Teilnehmenden zusammenhängende Abrechnungsszenarien, die den gesamten Ablauf vom Eintritt eines Mitarbeitenden bis zum Jahresabschluss abbilden.

• Neuen Mitarbeitenden vollständig anlegen (Angestellter, Vollzeit, GKV)
• Ersten Abrechnungsmonat komplett durchführen
• Sonderzahlung (Weihnachtsgeld) korrekt abrechnen
• Krankheitsausfall erfassen und Entgeltfortzahlung berechnen
• Minijobber anlegen und monatlich abrechnen
• Firmenwagen als geldwerten Vorteil einrichten
• Unterjährigen Austritt abrechnen und Abmeldung erstellen
• Jahresabschluss für einen Muster-Mandanten durchführen
• Lohnsteuerbescheinigungen prüfen und freigeben
• Fehlerhafte Abrechnung aus dem Vormonat korrigieren
• Auswertungsbericht für die Geschäftsleitung erstellen
• Gesamtergebnisse gegen Plausibilitätsregeln prüfen

Der Kurs richtet sich an Fachkräfte mit kaufmännischem Hintergrund, die Lohnbuchhaltung mit Lexware von Grund auf erlernen oder ihre vorhandenen Kenntnisse systematisch auffrischen und vertiefen möchten. Besonders geeignet sind diese Personengruppen.

• Kaufmännische Fachkräfte, die in kleinen oder mittelständischen Unternehmen Personalaufgaben übernehmen
• Mitarbeitende in Steuer- und Buchhaltungsbüros, die Lexware als neues System einführen
• Sachbearbeiter im HR-Bereich ohne bisherige Lohnabrechnungserfahrung
• Fachkräfte, die bisher mit einer anderen Lohnsoftware gearbeitet haben und auf Lexware umsteigen
• Personen, die nach einer Auszeit ins Rechnungswesen zurückkehren

Der Kurs arbeitet durchgehend praxisorientiert: Alle Inhalte werden direkt an der Software erarbeitet, nicht nur theoretisch erklärt. Muster-Mandanten und realistische Datensätze ermöglichen authentisches Üben. Kurze Theoriephasen zu steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen werden unmittelbar mit der entsprechenden Umsetzung in Lexware verbunden. Die Arbeitsweise orientiert sich am tatsächlichen Abrechnungsrhythmus: vom Monatsstart bis zur Übermittlung der Meldungen.

Die Weiterbildung ist auf etwa einen Monat in Vollzeit ausgelegt. Je nach Vorkenntnissen ist auch ein Teilzeitformat sinnvoll, da die Kombination aus Lernphasen und eigenständigen Übungsaufgaben außerhalb der Unterrichtszeiten die Lernergebnisse deutlich verbessert. Lexware aktualisiert seine Software regelmäßig; Kursanbieter stellen sicher, dass mit einer aktuellen Programmversion gearbeitet wird.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten die Teilnehmenden eine trägerinterne Teilnahmebescheinigung. Diese dokumentiert die vermittelten Kompetenzen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware. Eine externe Prüfung oder ein Hersteller-Zertifikat von Lexware ist kein Bestandteil dieses Kurses.

Lexware-Kenntnisse sind auf dem deutschen Arbeitsmarkt für Positionen im Rechnungswesen und Personalbereich direkt verwertbar. Kleinstunternehmen und Mittelstand — also der Großteil der deutschen Arbeitgeber — setzen Lexware genau wegen seiner Verbreitung und seiner Zertifizierung durch die DATEV-Schnittstelle ein. Wer Lexware Lohn & Gehalt sicher bedient, ist in Steuerkanzleien, Personaldienstleistern und betrieblichen Lohnbuchhaltungen sofort einsatzfähig. Die Kombination aus allgemeinem Lohnbuchhaltungswissen und konkreter Softwarekompetenz ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber reinen Theoriekursen. Arbeitgeber schätzen Bewerber, die nicht nur wissen, was eine Lohnsteuerklasse ist, sondern auch, wo man sie in der Software einträgt und was passiert, wenn man sie falsch erfasst. Diese pragmatische Handlungssicherheit vermittelt dieser Kurs systematisch. Mittel- und langfristig öffnet die Lohnbuchhaltungskompetenz Türen in Richtung Finanzbuchhaltung, HR-Administration und Lohnsteuerberatung. Lexware-Erfahrung ergänzt gut andere Buchhaltungssysteme wie DATEV oder SAP — wer einmal verstanden hat, wie Lohnabrechnung strukturiert ist, findet sich in anderen Systemen schnell zurecht. Das macht diesen Kurs zu einem soliden Baustein einer kaufmännischen Fachkarriere.