Lohnbuchhaltung für Office Manager/-innen – Weiterbildung

Diese vierwöchige Fortbildung richtet sich an Office Manager/-innen, die ihr Aufgabenspektrum um die vorbereitende Lohn- und Gehaltsbuchhaltung erweitern möchten. Im ersten Teil werden die rechtlichen und organisatorischen Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung vermittelt, von Beschäftigungsformen und Steuerklassen über Lohnarten bis zur Reisekostenabrechnung. Im zweiten Teil folgt ein praxisorientiertes Software-Training mit der Buchhaltungslösung Lexware, in dem Teilnehmende anhand konkreter Praxisbeispiele Stammdaten anlegen, Belege bearbeiten und Personaldaten abrechnen. Insgesamt umfasst die Fortbildung 160 Unterrichtsstunden und verbindet fachliches Grundlagenwissen mit unmittelbar anwendbarer Software-Praxis. Damit schließt die Fortbildung eine typische Lücke im klassischen Office-Management-Aufgabenfeld: Wer Termine, Korrespondenz und Organisation bereits sicher beherrscht, kann mit diesem Baustein gezielt die vorbereitende Personalabrechnung als weiteres, eigenständiges Kompetenzfeld ergänzen.

Das erste Modul vermittelt das rechtliche und begriffliche Fundament der Lohn- und Gehaltsabrechnung, auf dem die spätere Praxisarbeit in Lexware aufbaut.

• Rechtliche Rahmenbedingungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Organisatorische Abläufe zwischen Personalabteilung und Abrechnung
• Grundbegriffe wie Bruttolohn, Nettolohn und Abzüge
• Beschäftigungsformen und deren abrechnungstechnische Besonderheiten
• Steuerklassen und ihre Auswirkung auf die Abrechnung
• Lohnformen und Lohnarten im Überblick

Das zweite Modul vertieft Sonderfälle der Lohnabrechnung, die im Office-Management-Alltag besonders häufig vorkommen.

• Abrechnung kurzfristig Beschäftigter
• Abrechnung geringfügig Beschäftigter (Minijobs)
• Besonderheiten bei Studierenden in Beschäftigungsverhältnissen
• Abrechnung von Praktikantinnen und Praktikanten
• Grundlagen der Reisekostenabrechnung
• Abgrenzung unterschiedlicher Beschäftigungsverhältnisse in der Praxis

Das dritte Modul macht Teilnehmende mit der Buchhaltungssoftware Lexware vertraut und legt die technische Basis für die spätere Abrechnungspraxis.

• Einrichtung und Pflege der Stammdaten in Lexware
• Anlage von Mitarbeiterdaten und Beschäftigungsverhältnissen
• Belegbearbeitung, Belegprüfung und digitale Ablage
• Struktur und Aufbau der Lexware-Arbeitsoberfläche
• Import und Pflege laufender Personaldaten
• Fehlerquellen bei der Dateneingabe erkennen und vermeiden

Das vierte Modul überträgt die Grundlagen aus Modul 1 und 2 in die konkrete Abrechnungspraxis mit Lexware.

• Berechnung und Abrechnung laufender Personaldaten in Lexware
• Abbildung kurzfristig und geringfügig Beschäftigter in der Software
• Abrechnung von Studierenden und Praktikantinnen/Praktikanten in Lexware
• Erstellung von Reisekostenabrechnungen in Lexware
• Auswertungen und Abrechnungsbelege aus Lexware erstellen
• Plausibilitätsprüfung abgeschlossener Abrechnungen

Der Praxisblock vertieft die Arbeit mit Lexware anhand durchgehender Beispielfälle aus dem Office-Management-Alltag.

• Anlage eines vollständigen Mitarbeiterstammdatensatzes in Lexware
• Abrechnung eines Vollzeitbeschäftigungsverhältnisses
• Abrechnung eines Minijobs in Lexware
• Abrechnung eines kurzfristigen Beschäftigungsverhältnisses
• Erstellung einer Abrechnung für eine studentische Aushilfe
• Bearbeitung eines Praktikantenverhältnisses in der Software
• Erfassung und Prüfung einer Reisekostenabrechnung
• Korrektur einer fehlerhaft erfassten Abrechnung
• Erstellung eines Abrechnungsberichts für einen Beispielmonat
• Plausibilitätsprüfung mehrerer Abrechnungen im Vergleich
• Dokumentation eines vollständigen Abrechnungslaufs
• Präsentation eines abgeschlossenen Praxisfalls aus der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

Die vier Module sind bewusst so aufgebaut, dass auf die rechtlichen und begrifflichen Grundlagen unmittelbar die Praxis in Lexware folgt: Was in Modul 1 und 2 fachlich erarbeitet wird, wird in Modul 3 und 4 direkt in der Software nachvollzogen und geübt. Am Ende der Fortbildung können Teilnehmende die vorbereitende Lohn- und Gehaltsbuchhaltung eigenständig durchführen und typische Abrechnungsfälle praxisnah in Lexware umsetzen.

Die Fortbildung richtet sich an Office Manager/-innen sowie an Arbeitsuchende, Berufsrückkehrer/-innen und Quereinsteiger/-innen, die sich im Bereich der vorbereitenden Lohnbuchhaltung fortbilden möchten. Gemeinsam ist allen Zielgruppen der Wunsch, ein klar abgegrenztes kaufmännisches Aufgabenfeld in überschaubarer Zeit praxisnah zu erlernen, statt eine mehrjährige Buchhaltungsausbildung zu durchlaufen.

• Office Manager/-innen, die ihr Aufgabenspektrum um Lohnbuchhaltung erweitern möchten
• Berufsrückkehrer/-innen mit Interesse an einer Tätigkeit in der Personalabrechnung
• Quereinsteiger/-innen, die einen praxisnahen Einstieg in die Buchhaltung suchen
• Arbeitsuchende, die eine anerkannte Zusatzqualifikation im Büromanagement anstreben

Der Unterricht findet in Vollzeit als Präsenzveranstaltung statt und gliedert sich klar in zwei Phasen: Zunächst werden die rechtlichen und organisatorischen Grundlagen im Unterrichtsgespräch erarbeitet, anschließend folgt ein Software-Training direkt in Lexware, in dem die Inhalte an konkreten Abrechnungsfällen praktisch angewendet werden. Der direkte Wechsel zwischen Theorieblöcken und Arbeit am Bildschirm sorgt dafür, dass rechtliche Regelungen nicht abstrakt bleiben, sondern unmittelbar an nachvollziehbaren Abrechnungsbeispielen verankert werden.

Die Fortbildung umfasst vier Wochen mit insgesamt 160 Unterrichtsstunden in Vollzeit, aufgeteilt in einen fachlichen Grundlagenteil und ein praktisches Software-Training in Lexware.

Die Fortbildung schließt mit einem Trägerzertifikat bzw. einer Teilnahmebescheinigung zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung inklusive Lexware ab. Eine Kammerprüfung ist damit nicht verbunden; bestätigt wird die Teilnahme und die erarbeitete fachliche Grundlage durch den Anbieter selbst.

Diese Fortbildung überzeugt durch ihre klare Praxisorientierung: Statt Lohnbuchhaltung nur theoretisch zu behandeln, verbindet sie rechtliches Grundlagenwissen unmittelbar mit der Arbeit in einer in vielen Unternehmen eingesetzten Buchhaltungssoftware. Für Office Manager/-innen erweitert sich damit das eigene Tätigkeitsfeld um einen Bereich, der in kleineren und mittleren Unternehmen häufig direkt im Office Management verankert ist. Wer die vorbereitende Lohnbuchhaltung beherrscht, übernimmt Verantwortung, die sonst oft an externe Steuerbüros ausgelagert wird. Das macht die eigene Position im Unternehmen sichtbarer und reduziert gleichzeitig Reibungsverluste an der Schnittstelle zwischen Personalabteilung, Geschäftsführung und externer Lohnbuchhaltung. Auch der direkte Praxisbezug zu Lexware zahlt sich aus: Da die Software in vielen kleinen und mittleren Betrieben sowie Steuerbüros im Einsatz ist, lässt sich das erworbene Wissen unmittelbar anwenden, ohne dass eine längere Einarbeitungszeit in ein unternehmensspezifisches System notwendig wird. Für den weiteren beruflichen Weg eröffnet die Fortbildung Perspektiven in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, im Office Management mit Buchhaltungsbezug oder in administrativen Positionen mit Personalabrechnungsanteil. Die kompakte Dauer von vier Wochen ermöglicht einen vergleichsweise schnellen Einstieg in ein gefragtes kaufmännisches Aufgabenfeld.