Microsoft Excel with Microsoft Visio Professional

Dieser Lehrgang verbindet Microsoft Excel als Standardwerkzeug für kaufmännische Auswertungen mit Microsoft Visio Professional für die visuelle Darstellung von Prozessen, Strukturen und Zusammenhängen. In kaufmännischen Abteilungen entstehen täglich Zahlen — Budgetvergleiche, Kostenaufstellungen, Umsatzberichte. Visio ergänzt diese Zahlenwelt um eine Visualisierungsebene, die Prozessabläufe, Organigramme und Systemarchitekturen für Stakeholder ohne Excel-Kenntnisse verständlich macht. Wer Excel für die Analyse und Visio für die Kommunikation nutzt, schließt eine häufige Lücke: Ergebnisse werden nicht nur korrekt berechnet, sondern auch wirkungsvoll präsentiert. Der Schwerpunkt dieses Kurses liegt auf dem kaufmännischen und organisatorischen Einsatz beider Anwendungen.

Modul 1 — Microsoft Excel: Kaufmännische Analysen und Berichte Der Excel-Teil dieses Kurses ist auf kaufmännische Kernaufgaben ausgerichtet: Budgetplanung, Kostenvergleiche, rollierende Jahresübersichten und berichtsreife Tabellenformate. Alle Übungen beziehen sich auf Szenarien, die in Controller- oder Assistenz-Rollen täglich anfallen.

• Tabellenstruktur für Controlling: mehrjährige Vergleichstabellen, Plan-Ist-Gegenüberstellungen, rollierende Summen
• Kaufmännische Kernfunktionen: SUMMEWENNS, ZÄHLENWENNS, MITTELWERTWENN, XVERWEIS für Stammdatenzugriff
• Datumsrechnung: Zahlungsziele, Fälligkeiten, NETTOARBEITSTAGE für kaufmännische Fristen
• Pivot-Tabellen für Management-Berichte: Umsatz nach Region, Periode und Kostenart mit Datenschnitten
• Diagramme für Berichte: Wasserfall, Abweichungsdiagramm, Linienchart mit Plan-/Ist-Linie
• Druckaufbereitung: professionelle Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen, Drucktitel auf allen Seiten

Modul 2 — Microsoft Excel: Datenqualität und effiziente Arbeitstechniken Gute Auswertungen setzen saubere Daten voraus. Dieser Block zeigt, wie Eingabefehler verhindert, Datenquellen bereinigt und Arbeitsmappen effizient gewartet werden — Alltagskenntnisse, die in Controlling-Umgebungen direkten Einfluss auf die Qualität von Berichten haben.

• Datenvalidierung: Dropdown-Listen, Eingabebeschränkungen, Fehlermeldungen und Eingabehinweise
• Bedingte Formatierung: Ampelsysteme für Abweichungen, Datenbalken, Farbskalen für Heatmaps
• Duplikate erkennen und entfernen, Textfunktionen für Datenbereinigung (GLÄTTEN, LINKS, RECHTS, TEIL)
• Arbeitsmappenschutz: Zellen sperren, Strukturschutz, Schreibschutz für finale Berichte
• Verknüpfungen und externe Bezüge: Daten aus anderen Arbeitsmappen laden und aktualisieren
• Namensdefinitionen für Zellbereiche: Formeln lesbar und wartbar gestalten

Modul 3 — Microsoft Visio Professional: Diagramme, Prozesse und Strukturen Visio Professional ist die spezialisierte Zeichenanwendung für Geschäftsprozesse, Organigramme, IT-Architekturen und technische Diagramme. Dieser Block führt von der Benutzeroberfläche über Standardnotationen bis zu komplexeren Diagrammtypen, die in Unternehmensumgebungen regelmäßig gefragt sind.

• Visio-Oberfläche: Zeichenbereich, Shapes-Fenster, Schablonen, Ebenen und Designthemen
• Flussdiagramme: Entscheidungsrauten, Prozessschritte, Verbinder und automatisches Layout
• Swimlane-Diagramme: Verantwortlichkeiten über Abteilungsgrenzen darstellen
• Organigramme: manuelle Erstellung und automatischer Import aus Excel oder Microsoft 365
• Grundnotationen BPMN und UML: Ereignisse, Gateways, Aktivitäten und Sequenzflüsse für Prozessdokumentation
• Netzwerk- und IT-Diagramme: Schablonen für Netzwerkgeräte, Server-Strukturen und Cloud-Komponenten

Modul 4 — Visio und Excel verbunden: Daten visualisieren und Diagramme einbetten Visio und Excel ergänzen sich direkt: Organigramme aus Excel-Daten generieren, Prozessdiagramme als Grundlage für Excel-Auswertungen nutzen und Visio-Grafiken in Office-Präsentationen einbetten — dieser Block zeigt, wie diese Verbindung in der Praxis funktioniert.

• Datenverknüpfte Shapes: Excel-Daten mit Visio-Shapes verbinden, automatische Aktualisierung
• Organigramm-Assistent: automatische Erstellung aus einer Excel-Liste mit Hierarchie und Berichtswegen
• Prozessdiagramm als Dokumentationsgrundlage für Controlling-Abläufe
• Visio-Diagramme exportieren: PDF, SVG, Bild und direkte Einbettung in PowerPoint und Word
• Gemeinsames Arbeiten in Visio: Dateiformate, Freigabe und grundlegende Kollaborationsmöglichkeiten
• Praxisbeispiel: Prozessanalyse für einen kaufmännischen Ablauf — Flowchart in Visio, Zahlenbasis in Excel

Dieser Lehrgang richtet sich an kaufmännische Fachkräfte, Controller, Assistenzen der Geschäftsführung und Projektassistenten, die Excel für Berichte einsetzen und gleichzeitig Prozesse und Strukturen visuell dokumentieren müssen.

• Controller und kaufmännische Mitarbeiter, die Ergebnisse nicht nur berechnen, sondern auch verständlich kommunizieren wollen
• Assistenzen der Geschäftsführung, die Organigramme, Präsentationsdiagramme und Prozessdarstellungen erstellen
• Projektassistenten, die Projektstrukturen und Abläufe visuell dokumentieren und mit Zahlen aus Excel unterlegen
• Sachbearbeiter, die Prozessabläufe für Qualitätssicherung oder ISO-Dokumentation aufzeichnen
• Fachkräfte, die in Microsoft-Office-Umgebungen alle relevanten Werkzeuge für Analyse und Kommunikation beherrschen wollen

Live-Unterricht im virtuellen Klassenzimmer bildet den Kern des Lehrgangs. Im Excel-Teil arbeiten Teilnehmende an kaufmännischen Übungsdateien; im Visio-Teil entstehen in jeder Einheit fertige Diagramme, die direkt für den eigenen Arbeitskontext angepasst werden können. Dozenten verbinden die Anwendungen über praxisnahe Szenarien: Ein kaufmännischer Prozess wird zunächst in Visio als Ablauf dargestellt und dann in Excel mit Zahlen hinterlegt. New-Horizons-Präsenzarbeitsplätze stehen optional zur Verfügung.

Vollzeitmodus, mehrere Wochen je nach Modulkombination. Individuelle Starttermine und Teilzeitvarianten sind auf Anfrage möglich. Da keine externe Prüfung zwingend vorgesehen ist, kann der Abschluss des Lehrgangs flexibel geplant werden.

Teilnehmende erhalten nach Abschluss ein trägerinternes Lehrgangszertifikat. Je nach Anbieter ist ein Microsoft-Herstellerzertifikat im Lehrgang enthalten. Offizielle Microsoft-Office-Specialist-Examina für Excel (MO-200/MO-201) können separat bei einem akkreditierten Testcenter abgelegt werden. Für Visio Professional bietet Microsoft aktuell kein eigenständiges Zertifizierungsexamen an.

Excel-Berichte und Visio-Diagramme decken zusammen zwei grundlegende Kommunikationsbedürfnisse im kaufmännischen Umfeld ab: die Frage nach dem Ergebnis (Excel) und die Frage nach dem Ablauf (Visio). Wer beides beherrscht, kann Analysen und Prozessdarstellungen vollständig selbst erstellen, ohne auf Grafikdesigner oder IT-Abteilungen angewiesen zu sein. Visio Professional ist besonders relevant für Fachkräfte, die Prozessdokumentation für Qualitätsmanagementsysteme (ISO 9001, QM-Handbücher), Organisationsveränderungen oder IT-Infrastrukturplanung erstellen müssen. Solche Diagramme professionell und einheitlich zu erstellen, ist mit Visio deutlich effizienter als mit Word oder PowerPoint. Die Kombination mit Excel ist im Unternehmensalltag unmittelbar einsetzbar: Organigramme aus Excel-Personallisten generieren, Prozesskennzahlen aus Visio-Ablaufdiagrammen mit Excel-Auswertungen verknüpfen oder Projektstrukturpläne aus Visio in Excel-Terminpläne überführen — das sind Alltagsaufgaben, für die dieser Kurs konkret ausbildet. Diese Doppelkompetenz aus analytischer Tabellenkalkulation und strukturierter Prozessgrafik macht Fachkräfte in kaufmännischen und administrativen Rollen breiter einsetzbar und erhöht die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse spürbar.