Microsoft OneNote with Microsoft Project Manager

Dieser Kurs verbindet zwei unterschiedliche, aber in der Praxis eng zusammengehörende Microsoft-Werkzeuge: OneNote als digitales Notizbuch für die tägliche Informationsorganisation und Microsoft Project als professionelle Projektmanagement-Software für Terminplanung, Ressourcenzuweisung und Fortschrittsverfolgung. Wer beide Programme beherrscht, kann Projektarbeit von der ersten Idee bis zur Abschlusskommunikation durchgängig in der Microsoft-Welt abbilden — Notizen, Besprechungsmitschriften und Aufgabenlisten in OneNote, Projektstrukturpläne, Gantt-Diagramme und Ressourcenplanung in Microsoft Project. Die Kombination ist besonders wertvoll für Rollen, die Schnittstellenfunktionen zwischen operativer Teamarbeit und formalem Projektcontrolling übernehmen.

Modul 1 — Microsoft OneNote: Grundlagen und Strukturierung OneNote ist weit mehr als ein digitales Blatt Papier. Im ersten Modulblock lernen Teilnehmende die vollständige Architektur des Programms kennen: Notizbücher als oberste Ebene, Abschnitte als thematische Gliederung, Seiten und Unterseiten als freie Arbeitsfläche. Besonderes Gewicht liegt auf der effizienten Organisation größerer Informationsmengen und dem schnellen Wiederfinden von Inhalten über Tags und die integrierte Volltextsuche.

• Neues Notizbuch anlegen und lokal oder in der Cloud speichern
• Abschnitte und Seitengruppen für Projekte, Themen oder Zeiträume strukturieren
• Inhaltstypen einbetten: Text, Tabellen, Screenshots, Dateianhänge, Links
• Tags zur Aufgaben- und Informationsmarkierung nutzen
• Versionshistorie und Papierkorb verstehen
• Tastaturkürzel und Schnelleingabe für effizientes Arbeiten

Modul 2 — OneNote in der Zusammenarbeit OneNote ist als kollaboratives Werkzeug konzipiert. Dieser Block behandelt die gemeinsame Nutzung von Notizbüchern in Teams, Berechtigungskonzepte und die nahtlose Integration mit Outlook und Microsoft Teams. Teilnehmende üben, Notizbücher für Projektgruppen freizugeben, Änderungen nachzuverfolgen und Notizinhalte in handlungsrelevante Aufgaben zu überführen.

• Notizbücher für Teams freigeben und Zugriffsrechte verwalten
• Änderungsmarkierungen und Autorenansicht nutzen
• Besprechungsnotizen direkt aus Outlook-Terminen erstellen
• Verknüpfungen zu Outlook-Aufgaben und Teams-Kanälen einrichten
• OneNote als zentrales Protokollwerkzeug für Projektmeetings einsetzen
• Offline-Synchronisation und Konfliktlösung bei paralleler Bearbeitung

Modul 3 — Microsoft Project: Projekte planen und strukturieren Der dritte Block führt in Microsoft Project ein und legt den Grundstein für alle weiteren Planungsschritte. Teilnehmende lernen die Programmoberfläche kennen, legen ihr erstes Projekt an und modellieren einen vollständigen Projektstrukturplan mit Vorgängen, Meilensteinen und Abhängigkeiten. Ein wichtiger Schwerpunkt ist das Verständnis der automatischen Terminplanung und der Darstellung im Gantt-Diagramm.

• Projektdatei anlegen, Projektstartdatum und Kalender konfigurieren
• Vorgangsliste erstellen: Sammelaufgaben, Einzelvorgänge und Meilensteine
• Anordnungsbeziehungen (Ende-Anfang, Anfang-Anfang etc.) definieren
• Dauer, Aufwand und Vorgangsart kombiniert einsetzen
• Gantt-Diagramm lesen, anpassen und für Statusberichte exportieren
• Basislinien setzen und den geplanten Stand für spätere Vergleiche sichern

Modul 4 — Microsoft Project: Ressourcen, Fortschritt und Reporting Planung ohne Ressourcenperspektive bleibt unvollständig. Im vierten Block lernen Teilnehmende, Personen und Sachmittel dem Projekt zuzuordnen, Auslastungskonflikte zu identifizieren und das Projekt laufend mit aktuellen Ist-Daten zu befüllen. Abschließend werden Auswertungsmöglichkeiten gezeigt: vorgefertigte Berichte, individuelle Tabellenansichten und der Export von Projektdaten.

• Ressourcenliste anlegen: Arbeit, Material, Kosten
• Ressourcen Vorgängen zuweisen und Auslastungsdiagramm interpretieren
• Überallokationen erkennen und durch Umplanung oder Ressourcenausgleich auflösen
• Ist-Stunden und prozentualen Fortschritt erfassen
• Abweichungsanalyse zwischen Basislinie und Ist-Stand durchführen
• Integrierte Berichtsvorlagen nutzen und eigene Ansichten speichern

Praxisblock — Projekt von A bis Z mit OneNote und Microsoft Project Im abschließenden Praxisteil führen Teilnehmende ein vollständiges Miniaturprojekt durch, das beide Programme gezielt kombiniert. Sie starten mit Besprechungsnotizen in OneNote, überführen Aufgaben in einen Projektplan in Microsoft Project, dokumentieren Fortschritte und erstellen abschließend einen Statusbericht.

• Kick-off-Meeting mit OneNote protokollieren und Aufgaben ableiten
• Aufgabenliste aus OneNote in Microsoft Project importieren bzw. manuell überführen
• Projektplan mit Ressourcen und Terminen befüllen
• Wöchentlichen Fortschrittsabgleich durchführen: Ist-Stunden erfassen, Restaufwand anpassen
• Statusbericht aus Microsoft Project generieren und in OneNote einbetten
• Projektabschluss dokumentieren: Lessons-Learned-Seite in OneNote anlegen
• Meilenstein-Trend-Analyse manuell nachvollziehen
• Kritischen Pfad visuell hervorheben und dem Team präsentieren
• Notizbuch als abschließendes Projektarchiv strukturieren
• Export des Gantt-Diagramms als Bild für Präsentationen
• Offene Aufgaben aus dem Abschlussmeeting in ein Folgeprojekt überführen
• Ordnerstruktur für Projektdokumentation in OneNote und SharePoint aufeinander abstimmen

Der Praxisteil sichert den Transfer von theoretischen Kenntnissen in realistische Arbeitsabläufe. Teilnehmende verlassen den Kurs mit einem funktionierenden Beispielprojekt, das sie als Vorlage für die eigene Berufspraxis nutzen können. Beide Programme sind nach diesem Kurs nicht isoliert beherrschbar, sondern als integrierte Arbeitsumgebung verstanden. Dieser Systemgedanke unterscheidet die Weiterbildung von reinen Einzelprogramm-Schulungen.

Dieser Kurs richtet sich an Fachkräfte, die in der Schnittmenge von Büroorganisation und Projektarbeit tätig sind und ihre digitalen Werkzeuge gezielt ausbauen möchten. Grundlegende Windows- und Office-Kenntnisse werden vorausgesetzt; Vorerfahrung mit Projektmanagement-Software ist hilfreich, aber nicht erforderlich.

• Projektassistentinnen und Projektassistenten, die Planungsaufgaben übernehmen sollen
• Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in projektorientierten Abteilungen
• Bürokaufleute, die in koordinierende Rollen wechseln
• Teamleitungen, die Projektpläne selbst erstellen und pflegen wollen
• Quereinsteiger ins Projektmanagement mit solidem Office-Hintergrund

Der Unterricht findet als Live-Training im virtuellen Klassenzimmer statt. Dozentinnen und Dozenten vermitteln Inhalte in Theoriephasen, die direkt von geführten Übungseinheiten am Programm gefolgt werden. Teilnehmende arbeiten an realistischen Aufgabenstellungen, die den Berufsalltag in Büro- und Projektumgebungen widerspiegeln. Fragen können per Mikrofon, Kamera oder Chat jederzeit eingebracht werden. Wer von zu Hause teilnimmt, erhält eine entsprechende Genehmigung; Teilnehmende können alternativ einen PC-Arbeitsplatz mit zwei Bildschirmen in einem Schulungscenter nutzen.

Die Gesamtdauer des Kurses richtet sich nach dem gewählten Modulumfang und kann flexibel angepasst werden. Das kombinierte Curriculum aus beiden Programmbereichen ist auf mehrere Wochen angelegt, wobei tages- oder wochenweise Blöcke möglich sind. Eine Teilzeitoption steht zur Verfügung, sodass sich die Weiterbildung auch neben einer bestehenden Beschäftigung absolvieren lässt.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Teilnehmende ein Lehrgangszertifikat sowie — je nach gewähltem Modulumfang und bestandener Prüfung — herstellerseitig anerkannte Zertifikate für die absolvierten Microsoft-Programme. Die Prüfungen werden über akkreditierte Testcenter abgenommen. Ein trägerinternes Teilnahmedokument bestätigt die erbrachten Lernleistungen unabhängig davon, ob eine Prüfung abgelegt wird.

Die parallele Beherrschung von OneNote und Microsoft Project hebt Bürofachkräfte aus dem Kreis derjenigen heraus, die entweder nur Notizen strukturieren oder nur einfache Aufgabenlisten führen. Wer Projekte von der Informationssammlung bis zur Fortschrittskontrolle in einem konsistenten digitalen System abbilden kann, entlastet Projektleitungen spürbar und übernimmt eigenständig koordinierende Verantwortung. Microsoft Project gehört in vielen mittelständischen Unternehmen, Behörden und Industrie-Dienstleistern zum Standard-Werkzeugkasten des Projektmanagements. Die Nachfrage nach Personen, die über die reine Tabellenkalkulation hinaus mit dedizierter Planungssoftware umgehen können, übersteigt das Angebot an qualifizierten Fachkräften. Der Kursabschluss stärkt die Marktposition beim Berufseinstieg ebenso wie bei internen Bewerbungen auf koordinierende Stellen. Der Mehrwert liegt nicht zuletzt in der Kombination: Wer nur Microsoft Project kennt, hat kein strukturiertes Werkzeug für Besprechungsnotizen und die informelle Wissenssicherung. Wer nur OneNote beherrscht, fehlt die Planungstiefe für komplexere Projekte. Dieser Kurs schließt beide Lücken und vermittelt ein Arbeitssystem, das den gesamten Projektzyklus durchgehend unterstützt — von der ersten Notiz bis zum Abschlussbericht.