Microsoft Outlook plus MS Teams

Microsoft Outlook ist weit mehr als ein E-Mail-Programm. Als persönlicher Informationsmanager integriert es Postfach, Kalender, Aufgaben, Kontakte und Unternehmenskommunikation in einer Oberfläche. Wer Outlook vollständig beherrscht, arbeitet schneller, übersieht weniger und behält den Überblick auch in komplexen Teamumgebungen. Dieser Kurs vermittelt alle wesentlichen Outlook-Funktionen — von Basisoperationen bis zu fortgeschrittener Verwaltung — und kombiniert sie mit einer soliden Einführung in Microsoft Teams, damit die Zusammenarbeit im modernen Büro lückenlos abgedeckt ist.

Einstieg und Grundlagen der Outlook-Oberfläche Wer Outlook zum ersten Mal systematisch lernt oder bisher nur intuitiv damit gearbeitet hat, profitiert von einem strukturierten Einstieg. Dieser Block schafft Sicherheit in den Grundfunktionen und erklärt, wie die verschiedenen Bereiche zusammenhängen.

• Arbeitsoberfläche und Navigationsleiste kennenlernen
• Hilfefunktion und Supportmöglichkeiten effektiv nutzen
• Ansichten anpassen und Favoriten konfigurieren
• E-Mail-Konto einrichten und Grundeinstellungen vornehmen
• Postausgangsserver und Sendeoptionen verstehen

E-Mail-Kommunikation: Empfangen, Schreiben, Verwalten Das Herzstück von Outlook ist die E-Mail-Verwaltung. Dieser Block behandelt nicht nur das Schreiben und Lesen von Nachrichten, sondern auch die strukturierte Organisation eines wachsenden Postfachs.

• Nachrichten empfangen, lesen, antworten und weiterleiten
• E-Mails verfassen mit Formatierungsoptionen, Anlagen und Signaturen
• Nachrichtenverwaltung: Ordner, Kategorien, Kennzeichnungen
• Regeln erstellen für die automatische Einsortierung eingehender Mails
• Suchfunktionen und Filter für schnellen Zugriff auf ältere Nachrichten
• Fortgeschrittene Personenverwaltung und Adressbücher

Kalender, Aufgaben und Teamkoordination Über den Kalender lassen sich nicht nur eigene Termine planen, sondern auch Besprechungen mit Kolleginnen und Kollegen koordinieren, Ressourcen reservieren und Einladungen verwalten. Der Aufgabenbereich ergänzt das Zeitmanagement um To-do-Listen mit Prioritäten und Fälligkeiten.

• Termine erstellen, bearbeiten und löschen
• Wiederkehrende Termine und ganztägige Ereignisse
• Besprechungsanfragen versenden und verwalten
• Gemeinsame Kalender und Ressourcen (Räume, Geräte) einrichten
• Aufgaben anlegen, priorisieren und verfolgen
• Aufgaben delegieren und Statusrückmeldungen einholen

Microsoft Teams — Ergänzung zur Outlook-Welt Teams und Outlook ergänzen sich in der modernen Arbeitswelt. Während Outlook für formelle Kommunikation und Terminverwaltung steht, deckt Teams spontane Zusammenarbeit, Kanalkommunikation und Videomeetings ab. Dieser Block schlägt die Brücke zwischen beiden Welten.

• Teams-Oberfläche und Navigation kennenlernen
• Kanäle für Projekte und Themen anlegen und moderieren
• Chat: direkte Nachrichten und Gruppenunterhaltungen
• Besprechungen planen und durchführen, Aufzeichnungen nutzen
• Dateien hochladen, freigeben und gemeinsam bearbeiten (SharePoint-Integration)
• Verbindung zwischen Outlook-Kalender und Teams-Meetings herstellen

Erweiterte Outlook-Funktionen und Archivierung

• Fortgeschrittene Ordnerverwaltung und Freigaben für Postfächer
• Archivierungsstrategien für Compliance und Dateigrößenmanagement
• Im Team arbeiten: gemeinsame Postfächer und Delegierungsrechte
• Abwesenheitsassistenten und automatische Antworten einrichten
• Sicherheitseinstellungen: Nachrichtenverschlüsselung und digitale Signatur (Grundlagen)
• Exchange Server als Backend verstehen
• Outlook mit anderen Office-Anwendungen verbinden (Word, Excel, OneNote)
• Tipps zur Performance-Optimierung bei großen Postfächern
• Datensicherung und PST-Dateien
• Konfiguration für mobile Nutzung (Outlook auf Smartphone/Tablet)
• Zugriff über Outlook Web App (OWA) verstehen
• Häufige Fehler und deren Behebung

Der abschließende Praxisblock integriert alle gelernten Funktionen in realistische Arbeitsszenarien, damit der Transfer in den Berufsalltag unmittelbar möglich ist.

Dieser Kurs richtet sich an Berufstätige, die Outlook und Teams täglich nutzen oder professioneller einsetzen möchten.

• Bürokaufleute und kaufmännische Fachkräfte
• Assistenzen, Sekretariate und Office-Managerinnen und -Manager
• Sachbearbeiter in Verwaltung, Vertrieb oder Kundenservice
• Mitarbeitende, die vom Wechsel in eine Bürotätigkeit kommen
• Personen, die ein strukturiertes Outlook-Zertifikat anstreben

Der Kurs wird im Combined-Learning-Format durchgeführt: Instruierte Phasen mit Bildschirmübertragung und direkten Demonstrationen wechseln mit angeleiteten Praxisübungen am eigenen System. Die Vollzeitvariante ist der Standard, Teilzeit auf Anfrage möglich. Da Outlook und Teams visuell orientierte Werkzeuge sind, liegt der Schwerpunkt stark auf Hands-on-Praxis — wenig Theorie, viel Klicken und Ausprobieren.

Der Kurs erstreckt sich über mehr als eine Woche bis zu einem Monat. Die genaue Dauer hängt von der Durchführungsform und den Vorkenntnissen ab. Flexible Starttermine werden mit dem Anbieter abgestimmt.

Nach erfolgreichem Abschluss wird ein international anerkanntes Herstellerzertifikat sowie ein Lehrgangszertifikat von New Horizons ausgestellt. Diese Nachweise dokumentieren die erworbene Outlook- und Teams-Kompetenz gegenüber Arbeitgebern und können für Bewerbungen oder interne Qualifikationsnachweise genutzt werden.

Outlook gehört zu den meistgenutzten Anwendungen in deutschen Unternehmen, und doch bleibt ein Großteil der Funktionen im Alltag ungenutzt. Wer Regeln, Kategorien, Kalenderfreigaben und fortgeschrittene Archivierung beherrscht, spart täglich Zeit und reduziert die Fehlerquote in der Kommunikation. Für Assistenzen und Office-Managerinnen und -Manager, die Kalender für ganze Teams koordinieren, ist das Potenzial besonders groß. Auch Sachbearbeiter in Vertrieb oder Kundenservice profitieren von gezielten Outlook-Kenntnissen, weil nachvollziehbare Kommunikationshistorien und strukturierte Ordner im Alltag echte Zeitersparnis bringen. Die Teams-Komponente macht den Kurs zukunftsfähig. Microsoft hat die Zusammenarbeit zwischen Outlook und Teams immer enger verzahnt — wer beide Werkzeuge souverän bedient, kann in modernen hybriden Arbeitsumgebungen ohne Reibungsverluste kommunizieren. Videokonferenzen aus dem Outlook-Kalender starten, Chat-Nachrichten und E-Mails bewusst unterscheiden, Dateien an einem Ort halten — all das wird nach dem Kurs zur Routine. Das Herstellerzertifikat von New Horizons ist in der Bürokommunikation ein glaubwürdiger Qualifikationsnachweis. Arbeitgeber aus Verwaltung, Handel und Dienstleistung schätzen es, wenn Bewerbende systematisch ausgebildete Outlook-Kenntnisse nachweisen können — nicht nur die gewohnten Klick-Routinen, sondern wirklich alle Werkzeuge, die das Programm bietet. Für den beruflichen Wiedereinstieg nach einer Pause ist ein solcher Nachweis besonders wertvoll. Als Weiterbildungsmaßnahme in einem gängigen Büro-Tool kann dieser Kurs je nach Trägerzertifizierung und individueller Fördersituation über betriebliche Qualifizierungsprogramme unterstützt werden.