Microsoft PowerPoint richtig anwenden – Weiterbildung

Viele PowerPoint-Nutzer/innen kennen die wichtigsten Funktionen nur oberflächlich und bauen Präsentationen Folie für Folie, ohne Folienmaster oder Layouts konsequent zu nutzen. Dieses Seminar setzt genau dort an: Es vermittelt, wie professionelle Vortragsunterlagen mit klarem Aufbau, konsistenter Gestaltung und aussagekräftigen Grafiken entstehen. Grundlage ist die aktuelle Version von PowerPoint, wie sie als Bestandteil von Microsoft 365 sowie in Office 2019 zur Verfügung steht.

Block 1 — Ansichten, Grundgerüst und Folienmaster Der erste Block schafft das strukturelle Fundament: Wer die verschiedenen Ansichten von PowerPoint kennt und den Folienmaster beherrscht, spart sich später mühsame Einzelanpassungen auf jeder Folie.

• Steuerung und gezielter Wechsel zwischen den verschiedenen Ansichten
• Arbeiten in Gliederungs-, Notizen- und Foliensortierungsansicht
• Aufbau einer leeren Präsentation von der ersten Folie an
• Festlegen konsistenter Gestaltungsvorgaben über den Folienmaster
• Auswahl und Anpassung passender Folienlayouts je nach Inhaltstyp

Block 2 — Visuelle Elemente: Grafiken, Bilder und Diagramme Der zweite Block widmet sich der visuellen Aufbereitung von Inhalten, die eine Präsentation von einer reinen Textwüste unterscheidet.

• Einbindung und Bearbeitung von Online-Grafiken und eigenen Bildern
• Erstellung von Diagrammen zur Darstellung quantitativer Zusammenhänge
• Aufbau von Organigrammen für Struktur- und Prozessdarstellungen
• Anpassung von Bildausschnitten, Farben und Bildeffekten
• Konsistente Bildsprache über mehrere Folien hinweg entwickeln

Block 3 — Animation, Übergänge und Dateneinbindung Im dritten Block kommt Bewegung ins Spiel: Animationen und Folienübergänge werden gezielt und dosiert eingesetzt, ergänzt um die Einbindung von Daten aus anderen Programmen.

• Animation von Textelementen zur schrittweisen Informationsvermittlung
• Animierte Darstellung von Diagrammen zur Betonung einzelner Datenreihen
• Gestaltung von Folienübergängen ohne Ablenkung vom Inhalt
• Einbindung von Daten aus Tabellenkalkulationen und anderen Anwendungen
• Sinnvolle Druckoptionen für Handouts und Begleitunterlagen

Block 4 — Zielgruppenorientierung und Professionalisierung Der letzte Block verschiebt den Blick von der Technik zur Wirkung: Wie wird aus einer technisch sauberen Präsentation eine, die bei der jeweiligen Zielgruppe tatsächlich ankommt?

• Anpassung von Inhalt, Umfang und Sprache an unterschiedliche Zielgruppen
• Erstellung professionellen Begleitmaterials für Vorträge und Meetings
• Aufbau einer klaren Foliendramaturgie für längere Präsentationen
• Praxiserprobte Tipps und Tricks für eine höhere Wirksamkeit
• Vermeidung typischer Gestaltungsfehler in Geschäftspräsentationen

Praxisblock — Eine vollständige Präsentation erstellen Der Praxisblock führt alle Einzelthemen in der Erstellung einer vollständigen, in sich stimmigen Präsentation zusammen, die sich unmittelbar auf den eigenen Arbeitsalltag übertragen lässt.

• Aufbau einer vollständigen Präsentation über den eigenen Folienmaster
• Auswahl passender Folienlayouts für unterschiedliche Inhaltsarten
• Einbindung von Bildern, Diagrammen und einem Organigramm in eine Beispielpräsentation
• Gezielte Animation ausgewählter Text- und Diagrammelemente
• Einbindung aktueller Daten aus einer externen Tabellenkalkulation
• Erstellung von Begleitmaterial passend zur erarbeiteten Präsentation
• Anpassung derselben Präsentation an zwei unterschiedliche Zielgruppen
• Festlegung sinnvoller Druckoptionen für Handout und Vortragsnotizen
• Überprüfung der Präsentation auf konsistente Gestaltung über alle Folien
• Reduktion überladener Folien auf ihre wesentlichen Aussagen
• Feedback zur Wirkung der erstellten Präsentation einholen
• Überarbeitung der Präsentation anhand des erhaltenen Feedbacks

Wer PowerPoint bislang nur für einfache Aufzählungen genutzt hat, erlebt in diesem Seminar den Unterschied zwischen einer technisch funktionierenden und einer tatsächlich überzeugenden Präsentation. Der Folienmaster spielt dabei eine Schlüsselrolle, weil er dafür sorgt, dass Gestaltungsentscheidungen nur einmal getroffen und danach automatisch auf alle Folien angewendet werden. Auch die Einbindung von Daten aus anderen Programmen wird praxisnah behandelt, da Präsentationen im Berufsalltag selten isoliert entstehen, sondern häufig auf Zahlen und Auswertungen aus Tabellenkalkulationen oder anderen Fachanwendungen zurückgreifen.

Das Seminar richtet sich an PC-Anwender/innen, zu deren Aufgaben die Erstellung professioneller Präsentationen mit PowerPoint zählt.

• Assistenzkräfte und Sachbearbeiter/innen mit regelmäßiger Präsentationserstellung
• Fachkräfte für Bürokommunikation, die PowerPoint intensiver nutzen möchten
• Mitarbeitende, die Vorträge, Reports oder Schulungsunterlagen visuell aufbereiten
• Personen, die von einfacher Foliengestaltung zu einem professionellen Gesamtauftritt wechseln möchten

Das Seminar findet als Vollzeitveranstaltung statt und vermittelt die einzelnen Funktionen von PowerPoint anhand konkreter Übungsbeispiele, die direkt am Bildschirm nachvollzogen werden. Der Aufbau folgt dem natürlichen Arbeitsablauf bei der Präsentationserstellung: von der Struktur über die visuelle Gestaltung bis zur zielgruppengerechten Feinabstimmung.

Das Seminar gliedert sich in vier inhaltliche Blöcke von den Grundlagen über visuelle Elemente und Animation bis zur Zielgruppenorientierung, ergänzt um einen Praxisblock zur Erstellung einer vollständigen Präsentation.

Nach Abschluss des Seminars erhalten Teilnehmende ein trägerinternes Zertifikat beziehungsweise eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung zu den erworbenen PowerPoint-Kenntnissen.

Präsentationen sind in vielen Berufen die sichtbarste Form fachlicher Arbeit — ein überzeugender Vortrag mit klar gestalteten Folien wirkt oft stärker auf das Publikum als der reine Inhalt. Wer Folienmaster, Layouts und visuelle Elemente gezielt einsetzt, spart nicht nur Zeit bei der Erstellung, sondern erzielt auch eine deutlich konsistentere Wirkung über mehrere Präsentationen hinweg. Besonders der bewusste Umgang mit Animationen und Übergängen unterscheidet erfahrene von unerfahrenen PowerPoint-Anwender/innen: Statt jede verfügbare Effektoption auszuprobieren, lernen Teilnehmende, Bewegung gezielt zur Betonung wichtiger Inhalte einzusetzen. Für den Arbeitsalltag in Assistenz, Bürokommunikation oder Sachbearbeitung bedeutet dies eine spürbare Zeitersparnis: Wer eine Präsentation nicht mehr Folie für Folie neu gestaltet, sondern auf einen durchdachten Folienmaster und klare Layoutvorgaben zurückgreift, kann sich stärker auf den Inhalt und die Zielgruppenansprache konzentrieren. Auch die Übertragung einer bestehenden Präsentation auf eine neue Vortragssituation gelingt leichter, wenn Struktur und Gestaltung von Beginn an sauber getrennt sind: Statt eine Präsentation für jeden Anlass neu aufzubauen, lassen sich Inhalte gezielt austauschen, während Layout und Corporate-Design-Vorgaben unverändert bestehen bleiben.