Microsoft Project: Projekte planen und steuern – Kurs

Microsoft Project ist eine der verbreitetsten Software-Lösungen für professionelles Projektmanagement und unterstützt die vollständige Planung, Durchführung, Überwachung und Auswertung von Projekten. Anders als bei Tabellenkalkulationen steht hier die Netzplantechnik im Zentrum: Vorgänge, Abhängigkeiten und Ressourcen werden systematisch miteinander verknüpft, sodass sich Terminpläne, Kapazitätsauslastung und Kosten jederzeit nachvollziehen lassen. Dieser Kurs vermittelt den vollständigen Werkzeugkasten der Software – von den ersten Vorgängen über Zeit- und Ressourcenmanagement bis zur Steuerung mehrerer Projekte gleichzeitig – und richtet sich an alle, die Projekte nicht nur planen, sondern auch belastbar überwachen und steuern müssen.

Der erste Themenblock legt die Grundlagen für die Arbeit mit Microsoft Project. Teilnehmende lernen die Programmoberfläche kennen und verstehen die zentrale Logik von Vorgängen als Bausteinen jedes Projektplans.

• Grundprinzipien von Microsoft Project und Aufbau der Benutzeroberfläche
• ein neues Projekt anlegen und Projektstart bzw. -ende festlegen
• Theorie der Vorgänge: Dauer, Meilensteine und Sammelvorgänge unterscheiden
• Vorgänge strukturiert erfassen und in einer Gliederung organisieren
• grundlegende Projekteinstellungen und Optionen konfigurieren

Der zweite Block behandelt Zeitmanagement und Kalendermodelle, die die zeitliche Logik eines Projektplans bestimmen. Teilnehmende lernen, wie Abhängigkeiten den Terminplan beeinflussen und wie sich der kritische Pfad identifizieren lässt.

• Abhängigkeiten zwischen Vorgängen definieren (Ende-Anfang, Anfang-Anfang u. a.)
• Vorlaufzeiten und Pufferzeiten in der Terminplanung berücksichtigen
• den kritischen Pfad eines Projekts erkennen und dessen Bedeutung einordnen
• unterschiedliche Kalendermodelle für Projekt, Ressourcen und einzelne Vorgänge einrichten
• Auswirkungen von Terminverschiebungen auf den Gesamtplan nachvollziehen

Im dritten Block steht das Ressourcenmanagement im Mittelpunkt. Teilnehmende lernen, wie sich Mitarbeitende, Maschinen oder Materialien als Ressourcen abbilden und Vorgängen zuordnen lassen.

• Grundlagen Ressourcen: Arbeits-, Material- und Kostenressourcen unterscheiden
• Ressourcen anlegen und mit Verfügbarkeiten und Kalendern hinterlegen
• Ressourcen einzelnen Vorgängen zuweisen und Auslastung kontrollieren
• Ressourcenüberlastungen erkennen und durch Umplanung ausgleichen
• Ressourcenmanagement im Zusammenspiel mit dem Terminplan verstehen

Der vierte Block widmet sich Auswertung, Kostenmanagement und der Steuerung mehrerer Projekte. Hier verbinden sich Ansichten, Berichte und Kostendaten zu einem vollständigen Überblick über den Projektstatus.

• Ansichten, Filter und Berichte zur individuellen Projektauswertung einsetzen
• Layout und Druck von Projektplänen für Berichte und Präsentationen aufbereiten
• Mehrprojekttechnik: mehrere Projekte verknüpfen und gemeinsam betrachten
• Kostenmanagement: Kosten je Vorgang und Ressource kalkulieren
• Projektüberwachung: Ist-Werte erfassen und mit der Planung vergleichen

Im begleitenden Praxisteil setzen die Teilnehmenden ein vollständiges Beispielprojekt in Microsoft Project um und trainieren die Arbeitsschritte, die vom ersten Vorgang bis zur laufenden Projektüberwachung im professionellen Projektalltag anfallen.

• ein neues Beispielprojekt mit Start- und Enddatum anlegen
• Vorgänge und Meilensteine für das Beispielprojekt erfassen
• Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen definieren und den Zeitplan prüfen
• den kritischen Pfad des Beispielprojekts identifizieren
• Ressourcen anlegen und den Vorgängen des Projekts zuweisen
• eine erkannte Ressourcenüberlastung durch Umplanung auflösen
• eine individuelle Ansicht mit passenden Filtern für die Projektauswertung erstellen
• einen druckfertigen Projektbericht für eine Präsentation aufbereiten
• Kosten für Vorgänge und Ressourcen im Beispielprojekt hinterlegen
• den Projektfortschritt anhand von Ist-Werten dokumentieren
• ein zweites Beispielprojekt anlegen und im Rahmen der Mehrprojekttechnik verknüpfen
• Project-Einstellungen an die eigenen Anforderungen anpassen

Die Übungen orientieren sich durchgehend an einem realitätsnahen Projektbeispiel, sodass die Teilnehmenden die Software nicht isoliert, sondern im Zusammenhang eines vollständigen Projektverlaufs kennenlernen.

Dieser Kurs richtet sich an Personen, die Projekte planen, koordinieren oder überwachen und dafür ein professionelles Planungswerkzeug einsetzen möchten. Er eignet sich sowohl für den Einstieg in die Projektplanung mit Software-Unterstützung als auch für Projektbeteiligte, die bislang mit einfacheren Werkzeugen gearbeitet haben.

• Projektleiterinnen und Projektleiter, die Termine, Ressourcen und Kosten im Blick behalten müssen
• Projektmitarbeitende, die an der Planung und Überwachung von Projekten mitwirken
• Projektcontrollerinnen und Projektcontroller, die Kosten- und Fortschrittsdaten auswerten
• Projektkoordinatorinnen und Projektkoordinatoren, die mehrere Teilprojekte im Blick behalten
• Fach- und Führungskräfte, die Projektpläne für Präsentationen und Berichte aufbereiten müssen

Der Kurs verbindet die Einführung zentraler Projektmanagement-Konzepte mit der unmittelbaren praktischen Umsetzung in Microsoft Project anhand eines durchgängigen Beispielprojekts. Die Wissensvermittlung erfolgt im Combined-Learning-Format, das Online-Lernphasen mit begleiteter praktischer Anwendung kombiniert. Durch den Aufbau entlang eines vollständigen Projektverlaufs – von der ersten Planung bis zur laufenden Überwachung – entsteht ein realitätsnahes Verständnis für den Software-Einsatz im echten Projektalltag.

Der Kurs deckt den vollständigen Funktionsumfang von Microsoft Project ab, von der Grundplanung bis zur Mehrprojekttechnik, und ist entsprechend umfangreich angelegt. Die Teilnahme erfolgt überwiegend in Teilzeit, in einzelnen Fällen auch in Vollzeit, je nach individueller Verfügbarkeit. Der modulare Aufbau der Themenblöcke erlaubt es, den Lernfortschritt an die eigene Geschwindigkeit anzupassen. Wer bereits mit Projektmanagement-Grundlagen vertraut ist, kann sich stärker auf die Software-spezifischen Funktionen konzentrieren.

Nach Abschluss des Kurses erhalten die Teilnehmenden ein internes Lehrgangszertifikat, das die vermittelten Inhalte dokumentiert. Ergänzend wird auf eine international anerkannte Herstellerzertifizierung vorbereitet, deren tatsächlicher Erwerb von der erfolgreichen Teilnahme an der zugehörigen externen Prüfung abhängt. Beide Nachweise belegen gegenüber Arbeitgebern den souveränen Umgang mit professioneller Projektmanagement-Software.

Wer Projekte mit Microsoft Project statt mit einfachen Tabellen plant, gewinnt einen belastbaren Überblick über Termine, Ressourcen und Kosten – auch dann, wenn ein Projekt komplexer wird oder sich Abhängigkeiten kurzfristig ändern. Der kritische Pfad zeigt sofort, welche Vorgänge den Gesamttermin gefährden, während einfache Tabellenlösungen solche Zusammenhänge kaum abbilden können. Besonders im Ressourcen- und Kostenmanagement zeigt sich der praktische Nutzen: Überlastungen einzelner Mitarbeitender oder Maschinen lassen sich frühzeitig erkennen und durch gezielte Umplanung auflösen, bevor sie zum Problem werden. Kostenkalkulationen je Vorgang und Ressource schaffen zudem die nötige Transparenz, um Projekte auch budgetseitig sauber zu steuern. Die im Kurs vermittelte Mehrprojekttechnik ist besonders für Personen relevant, die nicht nur ein einzelnes Vorhaben, sondern mehrere parallele Projekte im Blick behalten müssen. Wer diese Zusammenhänge einmal verstanden hat, kann Projektpläne nicht nur erstellen, sondern auch souverän gegenüber Auftraggebenden, Teams und der eigenen Führungsebene kommunizieren und verteidigen.