Microsoft Project + Visio

Dieser Kurs kombiniert zwei Werkzeuge, die im Projektmanagement-Alltag unterschiedliche, aber komplementäre Rollen spielen. Microsoft Project ist das primäre Planungs- und Steuerungsinstrument: Vorgänge terminieren, Ressourcen zuordnen, Kosten verfolgen und den Projektfortschritt überwachen. Microsoft Visio ergänzt das Portfolio auf der Darstellungsseite: Prozesse als Flussdiagramme visualisieren, Organigramme aus Daten generieren, Netzwerktopologien oder Projektstrukturpläne als Grafiken ausarbeiten. Beide Programme werden als eigenständige Modulstrecken gelehrt, sodass keine Vorkenntnisse vorausgesetzt werden.

Modul 1 — MS Project: Vorgänge, Zeitplanung und Kalendermodelle Der Einstieg in MS Project beginnt mit der grundlegenden Logik der Software: Vorgänge als Bausteine des Plans, Verknüpfungen als Abhängigkeiten und Kalendermodelle als zeitliche Rahmenbedingungen. Dieser Block legt das Fundament, auf dem alle weiteren PM-Funktionen aufbauen.

• Neues Projekt anlegen: Projekteigenschaften, Kalender, Startdatum und Speicheroptionen
• Vorgänge eingeben, Dauer schätzen und als Sammelvorgänge strukturieren
• Abhängigkeiten definieren: Ende-Anfang, Anfang-Anfang, Ende-Ende, Pufferzeiten
• Gantt-Diagramm lesen, formatieren und als Kommunikationsmittel nutzen
• Meilensteine setzen und kritischen Pfad anzeigen
• Kalendermodelle: Basiskalender, Ressourcenkalender und Ausnahmen (Feiertage, Schichten)

Modul 2 — MS Project: Ressourcenmanagement, Kosten und Projektüberwachung Projektpläne ohne Ressourcen- und Kostenperspektive sind unvollständig. Dieser Block vermittelt, wie Project Ressourcen und Budget als integrierte Planungsgrößen behandelt und wie der Fortschritt im Projektverlauf nachverfolgt wird.

• Ressourcentypen: Arbeit (Personen), Material und Kosten; Ressourcen anlegen und Eigenschaften definieren
• Ressourcen Vorgängen zuordnen: Prozentsätze, feste Einheiten, feste Dauer
• Ressourcenüberlastung erkennen: Ressourcen-Belastungsdiagramm lesen und interpretieren
• Ressourcenausgleich: manuelle Verzögerung, automatischer Ausgleich und Auswirkungen auf den Zeitplan
• Kostenansicht: Budgetierung, Istkosten und verbleibende Kosten im Projektverlauf
• Basisplan speichern und Abweichungen (Termin, Kosten, Arbeit) messen
• Projektüberwachung: Vorgangsfortschritt aktualisieren, Statusdatum setzen und Berichte erstellen

Modul 3 — MS Project: Ansichten, Berichte, Mehrprojekttechnik und Anpassung Professionelle Projektsteuerung erfordert sowohl die richtige interne Ansicht als auch die geeignete Außendarstellung für Stakeholder. Dieser Block vertieft die Reporting- und Konfigurationsmöglichkeiten sowie die Mehrprojekttechnik für komplexere Portfolios.

• Ansichten: Gantt, Netzplan, Ressourcen-Tabelle, Ressourcen-Nutzung, Teamplaner
• Filter und Gruppierungen: Planungsdaten nach Kriterien einschränken und sortieren
• Visuelle Berichte und tabellarische Berichte erstellen und in Excel oder Visio exportieren
• Mehrprojekttechnik: Masterprojekt anlegen, Teilprojekte verknüpfen, gemeinsame Ressourcen verwalten
• Projektvorlage speichern und für Folgeprojekte wiederverwenden
• MS Project individuell anpassen: Tabellen, Felder, Ansichten und Werkzeugkästen konfigurieren

Modul 4 — MS Visio: Shapes, Schablonen, Layer und Datenverknüpfung Visio wird von vielen Anwendenden als Zeichenprogramm unterschätzt — tatsächlich ist es ein datengestütztes Diagrammwerkzeug. Dieser Block erklärt die Kernarchitektur der Software und führt in die Konzepte ein, die professionelle Visio-Zeichnungen von einfachen Skizzen unterscheiden.

• Visio-Oberfläche: Zeichenfläche, Seiten, Schablonen und Shapes-Bereich
• Shapes einfügen, verbinden, formatieren und mit Text versehen
• Schablonen: vorhandene nutzen, importieren und eigene Shapes speichern
• Layer erstellen, Shapes Layern zuordnen und Layersichtbarkeit steuern
• Shape-Daten (benutzerdefinierte Felder) eingeben und über das Shape-Daten-Fenster auslesen
• Externe Datenverknüpfung: Excel-Tabelle mit Shapes verknüpfen und Data Refresh einrichten

Modul 5 — MS Visio: Prozessdiagramme, Organigramme, Spezialzeichnungen und Export Dieser Block wendet das Gelernte auf typische Unternehmensszenarien an: Prozessdokumentation, Organigramme und Infrastrukturdarstellungen.

• Flussdiagramme und Swimlane-Diagramme für Geschäftsprozesse aufbauen
• Organigramm-Assistent: hierarchische Struktur aus Excel- oder CSV-Daten automatisch erstellen
• Netzwerkplan-Diagramm mit vordefinierten Netzwerk-Shapes zeichnen
• Die Assistenten und Vorlagen: Gebäudepläne, Zeitleisten, Kalender, Brainstorming
• ShapeSheet: Metadaten und Verhaltensdefinitionen von Shapes einsehen und anpassen
• Zeichnung als Webseite exportieren und in MS Project oder Word einbetten

Modul Praxis — Kombinierte Aufgaben Project und Visio In der Praxisphase werden beide Programmumgebungen zusammengeführt: Projektpläne in MS Project, die dazugehörige Prozessdokumentation in Visio. Virtuelle Laborumgebungen stellen sicher, dass alle Teilnehmenden unabhängig von ihrer lokalen Installation an denselben Aufgaben arbeiten können.

• Vollständigen Projektplan in MS Project für ein fiktives IT-Projekt aufbauen (Vorgänge, Abhängigkeiten, Meilensteine)
• Ressourcenpool anlegen und Vorgänge mit Personen und Materialien belegen
• Ressourcenüberlastungen identifizieren und durch Ressourcenausgleich auflösen
• Basisplan speichern und nach simuliertem Projektfortschritt den Istzustand aktualisieren
• Statusbericht aus MS Project exportieren und für ein Stakeholder-Meeting vorbereiten
• Flussdiagramm eines typischen Freigabeprozesses in Visio aufbauen (Swimlane-Format)
• Organigramm der fiktiven Projektorganisation aus einer Excel-Datei in Visio generieren
• Shape-Daten in einem Prozessdiagramm mit Statuswerten (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen) befüllen
• Netzwerkarchitektur des Projektumfelds als Visio-Diagramm darstellen
• Abschlussprojekt: Projektplan in MS Project plus begleitendes Prozessdiagramm in Visio als kombiniertes Paket abliefern

Der Kurs spricht alle an, die mit Projektmanagement-Aufgaben betraut sind und Software als operatives Werkzeug verstehen.

• Projektmanagerinnen und Projektmanager, die MS Project als primäres Steuerungsinstrument nutzen wollen
• Projektassistentinnen und -assistenten, die Projektpläne pflegen und Berichte erstellen
• IT-Projektkoordinatorinnen und -koordinatoren, die Ressourcen und Abhängigkeiten über mehrere Projekte hinweg verwalten
• Sachbearbeitende in PMO-Umgebungen, die Visio für Prozessdokumentation und Organigramme einsetzen
• IT-Anwendungsberaterinnen und -berater, die Kunden bei der Einführung von MS Project oder Visio begleiten

Der Kurs folgt dem Combined-Learning-Ansatz: Live-Unterricht im virtuellen Klassenzimmer wechselt sich mit eigenen Übungsphasen ab. In MS Project wird direkt am Planungsbeispiel gearbeitet; in Visio stehen Hands-on-Übungen an konkreten Diagrammaufgaben im Vordergrund. Die virtuelle Laborumgebung ermöglicht das Arbeiten mit installierter Software ohne eigene Lizenz während des Kurses. Teilzeit- und Vollzeitvarianten werden angeboten.

Da beide Programme eigenständige Lernstrecken mit mehreren Vertiefungsblöcken bilden, ist der Kurs umfangreich. Die genaue Dauer richtet sich nach dem gewählten Modulumfang und der Lernform. Im Teilzeitformat kann der Kurs berufsbegleitend absolviert werden; Vollzeitvarianten ermöglichen eine kompaktere Durchführung.

Nach Kursabschluss erhalten die Teilnehmenden ein trägerinternes Teilnahmezertifikat, das die Kenntnisse in Microsoft Project und Microsoft Visio dokumentiert. Es handelt sich nicht um eine offizielle Microsoft-Prüfung. Im Kurs sind Unterlagen und Zugang zu einer virtuellen Übungsumgebung (Labs) enthalten.

Wer MS Project und Visio parallel beherrscht, deckt zwei der praktischsten Dokumentations- und Planungsdimensionen im Projektmanagement gleichzeitig ab. In Projekten, die regelmäßige Statusreports und Prozessbeschreibungen erfordern, spart das erheblichen Zeitaufwand: Der Projektplan in MS Project liefert die Daten, Visio macht daraus kommunizierbare Diagramme — ohne den Umweg über externe Grafikprogramme oder behelfsmäßige PowerPoint-Zeichnungen. Gerade für Mitarbeitende in Projektbüros (PMO) ist die Kombination strategisch wertvoll. MS Project für die operative Planung und Visio für die Reportinginfrastruktur — Organigramme, Prozessmaps, Netzwerkarchitektur — bilden zusammen das Werkzeugset, das professionelle Projektdokumentation heute erfordert. Wer beides beherrscht, braucht für die meisten Dokumentationsaufgaben kein weiteres Spezialprogramm. Langfristig ist die Investition in diese zwei Programme eine Investition in Skalierbarkeit: MS Project lässt sich in Richtung Project Server und Project Online erweitern, Visio in Richtung Power BI-Dashboards und Teams-Integration. Der Kurs schafft die Grundlagen, auf denen sich beide Pfade aufbauen lassen, ohne von Anfang an die volle Komplexität dieser Erweiterungen zu erfordern.