Microsoft Project with Microsoft Access Database Expert

Projekte erzeugen Daten — Aufgaben, Ressourcen, Kosten, Meilensteine, Abhängigkeiten. Microsoft Project strukturiert diese Daten im Projektkontext; Microsoft Access bietet die Werkzeuge, um darüber hinaus gehende Auswertungen, Projektregistries und Portfolioberichte zu erstellen, die Project allein nicht liefert. Diese Weiterbildung kombiniert beide Programme zu einem Qualifizierungspfad für Fachkräfte, die Projekte nicht nur planen, sondern auch datenbankgestützt dokumentieren und auswerten möchten. Im Project-Block werden Projektpläne, Ressourcenmanagement, kritischer Pfad und Berichtsstrukturen erarbeitet. Im Access-Block liegt der Fokus auf Datenbankdesign, Abfragelogik und Berichten — mit direktem Bezug zu Projektmanagement-Szenarien wie der Verwaltung von Projektregistries, der Ressourcenauslastungsauswertung oder der Historisierung von Projektständen. Das Programm schließt mit einem trägerinternen Lehrgangszertifikat ab.

Modul 1 — Microsoft Project: Das Project-Modul führt von der Grundstruktur eines Projektplans bis zum vollständigen Ressourcen- und Kostenmanagement. Teilnehmende lernen, wie Project als Steuerungswerkzeug im Projektalltag eingesetzt wird — nicht nur für die Planung, sondern auch für die laufende Kontrolle und Berichterstattung.

• Projektdatei anlegen: Kalender, Projektstart, Arbeitszeitmodelle
• Vorgangsliste strukturieren: Sammelvorgänge, Einzelvorgänge, Meilensteine
• Anordnungsbeziehungen: Typen, Zeitpuffer und Lag/Lead
• Ressourcen: Personen, Material und Kosten anlegen und zuweisen
• Baseline setzen und Plan vs. Ist über die Projektlaufzeit vergleichen
• Berichte: Projektzusammenfassung, Meilensteintrendanalyse, Ressourcenauslastung

Modul 2 — Microsoft Access Database Expert: Der Access-Block wird konsequent auf Projektmanagement-Szenarien ausgerichtet. Von der einfachen Projektstammdaten-Tabelle bis zum komplexen Portfolio-Report werden alle relevanten Access-Kompetenzen an praxisnahen PM-Beispielen erarbeitet.

• Datenbankdesign für Projektregistries: Tabellen für Projekte, Ressourcen, Phasen, Risiken
• Beziehungen und referenzielle Integrität für PM-Datenmodelle
• Auswahlabfragen und Parameterabfragen für Projektstatus und Ressourcenübersichten
• Aggregationsabfragen: Projektkosten summieren, Ressourcenstunden auswerten
• Formulare für die strukturierte Dateneingabe von Projektsteckbriefen
• Berichte mit Gruppierung, Teilergebnissen und Export nach Excel oder PDF

Modul 3 — Integration Microsoft Project und Access: In diesem Block werden Daten aus Microsoft Project in Access-Auswertungen überführt. Teilnehmende lernen, wie Project-Exportdaten strukturiert aufgenommen werden und wie daraus Berichte entstehen, die über die Standardfunktionen von Project hinausgehen.

• Export von Project-Daten nach Excel und Import in Access
• Verknüpfung von Vorgangsdaten mit Ressourcenstammdaten in Access
• Historisierung von Projektständen: Snapshots in Access-Tabellen ablegen
• Portfolio-Abfrage: mehrere Projekte über eine gemeinsame Access-Datenbank auswerten
• Statusbericht-Automatisierung: Access-Bericht aus aktuellsten Projektdaten generieren
• Fehlerquellen beim Datenaustausch zwischen Project und Access diagnostizieren

Praxis-Block — Projektmanagement-Szenarien

• Vollständigen Projektplan für ein fiktives IT-Rollout in Project aufbauen
• Ressourcenkonflikt identifizieren und durch Umplanung auflösen
• Kritischen Pfad visuell hervorheben und einer Lenkungsgruppe erläutern
• Access-Datenbank für ein 5-Projekte-Portfolio anlegen und befüllen
• Parameterabfrage: alle Projekte mit Budgetüberschreitung ab einem bestimmten Schwellwert
• Risikolog als Access-Tabelle mit Formular und automatischer Ampelfarbe
• Projekthistorie: monatliche Baseline-Snapshots in Access importieren und vergleichen
• Ressourcenauslastungsbericht aus Access für das Quartalsreview aufbereiten
• Meilensteintrendanalyse aus Project exportieren und in Access weiterverarbeiten
• Projektsteckbrief-Formular in Access für die standardisierte Projektanmeldung
• Exportierten Access-Bericht als Anlage in eine Statuspräsentation einbinden
• Gesamtprojekt: von der Auftragsklärung über den Project-Plan bis zum Portfolio-Report in Access

Die Abschlussübung verbindet beide Programme: Ein realistisches Projektszenario wird von der Initialplanung in Project bis zur datenbankgestützten Portfolio-Auswertung in Access vollständig durchlaufen, inklusive eines exportierten Statusberichts für die Geschäftsleitung.

Die Weiterbildung ist auf Fachkräfte ausgerichtet, die Projekte planen und steuern und dabei strukturierte Datenauswertungen benötigen.

• Projektleiter und Projektleiterinnen, die über die Standardberichte von Project hinausgehen möchten
• Projektassistenten und PMO-Mitarbeitende, die Projektregistries und Portfolioberichte verwalten
• Planungs- und Steuerungsverantwortliche in technischen oder administrativen Unternehmensbereichen
• IT-nahe Fachkräfte, die Projektdaten für Berichte und Dashboards aufbereiten
• Quereinsteiger ins Projektmanagement mit technischer Affinität

Der Kurs wird als Live-Online-Training durchgeführt, ergänzt durch selbstständige Übungen an Beispielprojektdateien und Übungsdatenbanken. Theoretische Konzepte werden unmittelbar in Project und Access angewendet — Teilnehmende arbeiten von der ersten Sitzung an mit echten Dateien, nicht mit Folien-Demos. Gruppenaufgaben zu Ressourcenplanungskonflikten und Portfolio-Szenarien fördern den kollegialen Austausch über Lösungsstrategien. Die Teilnahme ist sowohl aus dem Heimarbeitsplatz als auch aus dem Schulungszentrum möglich.

Die Dauer richtet sich nach dem Umfang der gewählten Module und den Vorkenntnissen der Teilnehmenden. Vollzeit- und Teilzeitoptionen sind verfügbar; flexible Startzeitpunkte ermöglichen eine Abstimmung mit laufenden Projektverpflichtungen. Da sowohl Project als auch Access umfangreiche Themenblöcke darstellen, handelt es sich um eine mehrstündige Qualifizierung über mehrere Wochen.

Teilnehmende erhalten nach erfolgreichem Abschluss ein trägerinternes Lehrgangszertifikat, das Kompetenzen in Projektplanung mit Microsoft Project sowie in der Datenbankarbeit mit Access dokumentiert. Wer eine weitergehende Projektmanagement-Zertifizierung (z. B. PRINCE2 Foundation, PMI CAPM) anstrebt, kann die in diesem Kurs erlernten Planungs- und Steuerungskonzepte als Vorbereitung nutzen.

In Projektorganisationen ist Microsoft Project häufig das Werkzeug für die operative Planung, während die übergeordnete Portfoliosicht — welche Projekte laufen, wie Ressourcen verteilt sind, wo Budgets überschritten werden — oft mühsam in Excel-Tabellen zusammengestellt wird. Access schließt genau diese Lücke: Eine zentrale Projektdatenbank erlaubt Auswertungen, die Project alleine nicht bieten kann, ohne den Komplexitätsaufwand eines dedizierten PM-Informationssystems. Für PMO-Mitarbeitende bedeutet das eine deutliche Effizienzsteigerung bei der Vorbereitung von Lenkungsgruppenpräsentationen und Quartalsberichten. Daten aus mehreren Projekten lassen sich in Access aggregieren und mit wenigen Klicks als aktueller Statusbericht ausgeben — statt wie bisher manuell aus verschiedenen Dateien zusammenzukopieren. Über den unmittelbaren Arbeitsalltag hinaus baut diese Weiterbildung ein konzeptuelles Fundament auf, das den Übergang zu professionelleren PM-Systemen erleichtert: Wer versteht, wie Projektdaten strukturiert werden und welche Abfragen relevant sind, findet sich auch in spezialisierten PM-Datenbanken oder ERP-Projektmodulen schnell zurecht.