Microsoft Project with Microsoft PowerPoint Specialist

Projektmanagement endet nicht mit einem fertigen Gantt-Diagramm – es endet mit einer überzeugenden Entscheidungsvorlage vor dem Auftraggeber. Dieser Kurs verbindet Microsoft Project als Planungswerkzeug mit Microsoft PowerPoint Specialist als Werkzeug für professionelle Präsentationen. Wer beide Kompetenzen kombiniert, kann Projekte nicht nur strukturieren und steuern, sondern die Ergebnisse auch angemessen visualisieren und kommunizieren: Projektstatusberichte als Folien, Meilensteinpläne als übersichtliche Timelines, Risikobewertungen als strukturierte Entscheidungsvorlagen. Die Weiterbildung bereitet auf die PowerPoint Specialist-Prüfung aus dem Microsoft Office Specialist-Programm vor und schließt mit einem trägerinternen Lehrgangszertifikat ab.

Modul Microsoft Project Microsoft Project ist in vielen Branchen das Standard-Planungsinstrument für klassisches Projektmanagement. Es ermöglicht die strukturierte Erfassung aller Projektelemente – von der Aufgabengliederung über die Ressourcenzuweisung bis zum laufenden Fortschrittsmonitoring. Das Modul deckt die Kernfunktionen ab, die für den beruflichen Projektalltag unmittelbar relevant sind, und legt besonderes Gewicht auf das Aufbereiten von Projektinformationen, da diese direkt in Präsentationen und Berichte einfließen.

• Grundnavigation und Dateiorganisation in Microsoft Project; Ansichten und Tabellen anpassen
• Vorgangslisten aufbauen: Normalvorgänge, Sammelvorgänge, Meilensteine und Vorgangsdauer festlegen
• Anordnungsbeziehungen definieren: Ende-Anfang, Anfang-Anfang, Lags und Leads modellieren
• Kritischer Pfad berechnen; Gesamtpuffer und freie Puffer analysieren und für Terminaussagen nutzen
• Ressourcen definieren, Kosten zuordnen und Arbeitslastdiagramme für Kapazitätsplanung nutzen
• Basisplan speichern, Ist-Werte erfassen und Abweichungsanalyse für Lenkungsausschussbericht aufbereiten
• Daten aus Microsoft Project exportieren und als Grundlage für Statusfolien weiterverarbeiten

Modul Microsoft PowerPoint Specialist PowerPoint ist das am weitesten verbreitete Präsentationswerkzeug in Unternehmen und deckt im Projektkontext ein breites Spektrum ab: Kick-off-Folien, Meilensteinübersichten, Risikomatrizen, Statusberichte und Abschlussreporte. Das PowerPoint Specialist-Modul vermittelt die Anwenderkompetenz auf Zertifizierungsniveau – von grundlegenden Layout-Entscheidungen bis zu fortgeschrittenen Automatisierungs- und Animationsfunktionen. Das Zertifikat des Microsoft Office Specialist-Programms belegt die dokumentierte Beherrschung der Anwendung.

• Präsentationsstruktur aufbauen: Folienreihenfolge, Sektionen und Navigationsprinzipien für längere Decks
• Folienmaster und Layoutdesign: Themen konsequent anwenden, Farbschemata und Schriftarten festlegen
• Textfelder, Formen, Linien und Smartart für strukturierte Darstellung von Projektinhalten nutzen
• Diagramme aus Microsoft Excel oder direkt in PowerPoint für Kostenkurven und Zeitverläufe erstellen
• Bilder, Screenshots und Vektorgrafiken einbinden, skalieren und professionell in Layouts integrieren
• Animationen und Übergänge: Einsatzzwecke verstehen, sparsam und wirkungsvoll einsetzen
• Präsentationen für verschiedene Ausgabeformate aufbereiten: Bildschirm, Ausdruck, PDF, Referentenansicht

Praxisbezug Das eigentliche Potenzial dieses Kurses liegt in der Verbindung beider Programme. Projektstatusdaten aus Microsoft Project müssen verständlich, komprimiert und überzeugend vor Stakeholdern dargestellt werden – das ist die Aufgabe der PowerPoint-Folien. Umgekehrt liefert die Folie den Rahmen, in dem der Gantt-Screenshot erst verständlich wird.

• Gantt-Diagramme aus Microsoft Project als Abbildung in PowerPoint einbinden und professionell formatieren
• Meilensteinpläne als Timeline-Folien in PowerPoint aufbauen, die auf Projektdaten basieren
• Risikobewertungsmatrizen aus Projektrisiken in klare Visualisierungen übersetzen
• Statusampeln und RAG-Darstellungen (Rot-Amber-Grün) konsistent in Folien umsetzen
• Kostenverläufe und Budget-Ist-Vergleiche aus Microsoft Project als Diagramme in Folien einbetten
• Fortschrittsberichte als strukturierte Slide-Decks für monatliche Lenkungsausschüsse konzipieren
• Präsentationsablauf für eine typische Projektstatusrunde planen und üben
• Klar differenzieren: welche Informationen gehören in den Projektplan, welche in die Folie?
• Entscheidungsfolien so aufbauen, dass Auftraggeber schnell eine begründete Entscheidung treffen können
• Vorlage für einen wiederverwendbaren Projektstatusbericht als Master-PowerPoint-Datei erstellen
• Animationssequenzen für Erklärung von Projektabläufen einsetzen, ohne die Botschaft zu verwässern
• Referentennotizen als Moderationsleitfaden für Projektreviews nutzen

Die Kombination aus strukturierter Planung in Microsoft Project und überzeugender Visualisierung in PowerPoint ist eine der praxisnähsten Kompetenzkombinationen im modernen Projektalltag. Sie spricht sowohl die analytische als auch die kommunikative Seite des Projektmanagements an.

Dieser Kurs richtet sich an Personen, die Projekte sowohl planen als auch präsentieren müssen – und beides auf versierten Anwenderkompetenzniveau beherrschen wollen.

• Projektmanagerinnen und Projektmanager, die Statusberichte und Steuerungsdokumente professionell visualisieren wollen
• Projektassistentinnen und Projektassistenten, die Präsentationen für das Projektteam oder die Führungsebene aufbereiten
• Teamleiterinnen und Teamleiter, die Planungs- und Berichterstattungskompetenz gezielt aufbauen
• Quereinsteiger/innen ins Projektumfeld, die ein klares Werkzeugprofil mit Zertifikat aufbauen möchten
• Sachbearbeitende in Projektbüros, die sowohl Projektpläne pflegen als auch Berichte erstellen

Der Kurs findet im virtuellen Klassenzimmer statt und verbindet live moderierte Unterrichtseinheiten mit direkten Übungsphasen in den jeweiligen Programmen. Microsoft Project wird anhand von Beispielprojekten eingeführt; PowerPoint wird durch aufbauende Übungen von Grundlayout bis zur fertig ausgearbeiteten Statuspräsentation erarbeitet. Beide Module greifen inhaltlich ineinander, wenn Projektdaten aus Microsoft Project in PowerPoint-Folien überführt werden. Die Module sind individuell kombinierbar und können im Teilzeit- oder Vollzeitformat absolviert werden.

Die Dauer richtet sich nach Modulauswahl und gewähltem Lernformat. Im Vollzeitformat ist der Abschluss innerhalb weniger Wochen möglich; Teilzeitvarianten verlängern den Kurs entsprechend. Der Gesamtumfang spiegelt zwei eigenständige, prüfungsrelevante Werkzeuge wider.

Nach Abschluss erhalten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein trägerinternes Lehrgangszertifikat. Das PowerPoint-Modul bereitet auf die Microsoft Office Specialist-Prüfung für PowerPoint Specialist vor, die in einem akkreditierten Testcenter abgelegt wird. Das Microsoft Project-Modul ist praxisorientiert und bereitet auf eine entsprechende Microsoft-Herstellerzertifizierung im Planungsbereich vor.

Projektberichte, die nur im Projektplan stecken, erreichen Entscheider nicht. Präsentationen, die ohne Planungsdaten auskommen müssen, bleiben unscharf. Dieser Kurs schließt diese Lücke: Microsoft Project sorgt für die inhaltliche Substanz – klare Zeitpläne, Ressourcenübersichten, Abweichungsanalysen –, PowerPoint überführt diese Substanz in eine Darstellung, die Auftraggeber, Lenkungsausschüsse und Stakeholder tatsächlich verarbeiten und auf deren Basis Entscheidungen treffen können. Für Personen, die in ihrer beruflichen Praxis regelmäßig Projektfortschritte präsentieren müssen, ist die doppelte Werkzeugkompetenz ein echter Effizienzgewinn. Statt Daten mühsam zwischen verschiedenen Formaten zu übertragen, entsteht ein direkter Workflow von der Planung zur Visualisierung. Das PowerPoint Specialist-Zertifikat aus dem Microsoft Office Specialist-Programm ist ein branchenneutraler, international anerkannter Nachweis, der in Stellenanzeigen häufig als gewünschte Qualifikation aufgeführt wird. Das Zusammenspiel von Planungswerkzeug und Präsentationswerkzeug bildet einen vollständigen Berichtszyklus ab: Planung in Microsoft Project, Statuserhebung im Projektverlauf, Aufbereitung der Kernaussagen, Visualisierung in PowerPoint und Vortrag vor dem Auftraggeber. Wer diesen Zyklus souverän beherrscht, ist in projektbezogenen Positionen deutlich handlungsfähiger als mit jedem Werkzeug allein.