Office Manager

Die Weiterbildung zum Office Manager deckt alle zentralen Kompetenzbereiche moderner Büro- und Verwaltungstätigkeiten ab. In mehreren aufeinander abgestimmten Modulen erwerben Teilnehmende Grundlagenwissen in der externen Buchhaltung, vertiefen ihre Kenntnisse in Büroorganisation und Sekretariat, erarbeiten digitale Kompetenzen nach dem ICDL-Standard für Microsoft 365, trainieren Kommunikation und Konfliktmanagement und schließen mit einem anerkannten Englischzertifikat (TOEIC) ab. Das Programm ist konsequent praxisorientiert und bereitet auf den unmittelbaren Berufseinsatz im kaufmännischen Innenbüro vor.

Modul Externes Rechnungswesen (ca. 4 Wochen) Das Buchhaltungsmodul vermittelt die Grundlagen der doppelten Buchführung und führt Teilnehmende durch die wesentlichen Schritte des betrieblichen Rechnungswesens. Inventur und Inventar bilden den Einstieg, bevor Bestands- und Erfolgskonten sowie die Gewinn- und Verlustrechnung erarbeitet werden.

• Inventur und Inventaraufstellung
• Bestandskonten — Eröffnung, Buchungen, Abschluss
• Erfolgskonten und Aufwands-/Ertragsverbuchung
• Gewinn- und Verlustrechnung erstellen
• Privateinlagen und -entnahmen buchen
• Abschlussarbeiten und Erfolgsermittlung

Modul Büroorganisation und Sekretariat (ca. 8 Wochen) Dieses Modul deckt den breiten Aufgabenbereich moderner Assistenz- und Sekretariatsfachkräfte ab. Neben der strukturierten Büroorganisation werden Gesprächstechniken, professionelles Telefonieren und das Erstellen von Protokollen intensiv trainiert. Interne Unternehmenskommunikation und das sichere Auftreten in der Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kunden stehen im Mittelpunkt.

• Telefontraining und professionelle Gesprächsführung
• Sekretariatsabläufe und Aufgabenpriorisierung
• Protokollführung bei Besprechungen und Konferenzen
• Schriftliche Kommunikation im beruflichen Kontext
• Terminplanung und Koordination
• Ablage- und Dokumentenmanagement

Modul ICDL Microsoft 365 — Digitale Zusammenarbeit, IT-Sicherheit und Datenschutz (ca. 4 Wochen) Digitale Zusammenarbeit ist heute in nahezu jedem Bürojob unverzichtbar. Das Modul behandelt kollaborative Werkzeuge aus dem Microsoft-365-Ökosystem und vermittelt gleichzeitig solides Basiswissen zu IT-Sicherheit und Datenschutz nach DSGVO.

• Digitale Zusammenarbeit mit Teams, OneDrive und SharePoint
• Effiziente kollaborative Dokumentenproduktion
• Grundlagen der IT-Sicherheit und sichere Passwortverwaltung
• Sicherheitskonzepte und betriebliche Strategien
• Sicheres Datenmanagement in der Praxis
• DSGVO-Grundlagen und Rechte betroffener Personen

Modul ICDL Microsoft 365 — Präsentationen, Computer- und Online-Grundlagen (ca. 4 Wochen) Digitale Geräte souverän bedienen, E-Mails professionell schreiben und Präsentationen überzeugend gestalten — diese drei Säulen bilden den Kern des Moduls. Teilnehmende erarbeiten die ICDL-relevanten Inhalte für Computer & Online Essentials sowie für PowerPoint-Präsentationen auf Zertifikatsniveau.

• Sicherer Umgang mit Geräten, Anwendungen und Dateiverwaltung
• Professionelle Kommunikation mit E-Mail- und Kalender-Tools
• Präsentationen mit Texten, Tabellen und Grafiken aufbauen
• Strukturiertes Layout und Designprinzipien für Folien
• Ausgabe und Druckvorbereitung von Präsentationen

Modul ICDL Microsoft 365 — Textverarbeitung und Tabellenkalkulation (ca. 4 Wochen) Word und Excel sind die Kernwerkzeuge im kaufmännischen Büro. Dieses Modul bereitet gezielt auf die entsprechenden ICDL-Zertifikatsprüfungen vor und vermittelt alle Inhalte, die im Berufsalltag regelmäßig benötigt werden.

• Dokumente in Word professionell erstellen und formatieren
• Tabellen, Grafiken und Seriendruck in Word einsetzen
• Arbeitsmappen und Tabellenblätter in Excel verwalten
• Formeln, Funktionen und Diagramme zur Datenanalyse nutzen
• Dokumente und Tabellen druckfertig aufbereiten

Modul Kommunikation und Konfliktmanagement (ca. 4 Wochen) Professionelle Kommunikation geht weit über höfliches Auftreten hinaus. Teilnehmende lernen, Gespräche aktiv zu steuern, rhetorische Mittel bewusst einzusetzen und in schwierigen Situationen konstruktiv zu bleiben. Das Konfliktmanagement-Training schließt mit praxisnahen Übungen zu typischen Bürokonflikten.

• Beruflich sicher kommunizieren und auftreten
• Gesprächstechniken und Rhetorik anwenden
• Konflikte erkennen, analysieren und lösen
• Persönliche Wirkung und Selbstmanagement
• Teamkommunikation und Grundlagen der Führungskommunikation

Modul Innendienst-Prozesse (ca. 4 Wochen) Das Modul gibt Einblick in die kaufmännischen Prozesse, die den Vertrieb intern stützen. Von der Akquisevorbereitung über die Betreuung laufender Aufträge bis zum After-Sales werden die relevanten Abläufe durchgearbeitet.

• Akquisevorbereitung und Angebotserstellung
• Koordination im Innendienst-Team
• Auftragsabwicklung und Kundenkommunikation
• After-Sales-Management und Kundenbindung
• CRM-Grundlagen und Kundendatenpflege

Modul Wirtschaftsenglisch A2/B1 inkl. TOEIC (ca. 12 Wochen) Englischkenntnisse sind im modernen Büroalltag unverzichtbar. Das abschließende Modul trainiert Wirtschaftsvokabular, Schreibkompetenz und mündliche Kommunikation auf Niveau A2 bis B1 und bereitet auf die international anerkannte TOEIC-Prüfung vor.

• Grammatikgrundlagen und Aufbaustrukturen
• Wirtschaftsvokabular und Textverständnis
• Schreibtraining für berufliche E-Mails und Briefe
• Mündliche Kommunikation und Präsentationsausdrücke
• TOEIC-Prüfungsvorbereitung mit Testformaten

Die Weiterbildung richtet sich an Personen, die im kaufmännischen Bereich neu einsteigen oder ihre Position in Büro- und Verwaltungsberufen durch eine umfassende Qualifikation festigen möchten.

• Berufs- und Wiedereinsteiger/innen im kaufmännischen Bereich
• Personen ohne abgeschlossene Ausbildung, die eine anerkannte Zusatzqualifikation anstreben
• Angestellte in Bürojobs, die ihre Kompetenzen strukturiert erweitern möchten
• Interessierte mit abgeschlossener Ausbildung in einem anderen Bereich, die in den Kaufmännischen wechseln
• Personen, die eine internationale Englischzertifizierung ergänzend benötigen

Das Programm ist als Vollzeit-Weiterbildung im Combined-Learning-Format konzipiert. Präsenzunterricht und begleitete Online-Lernphasen ergänzen sich gegenseitig. Im Präsenzunterricht werden praktische Übungen am PC durchgeführt, Rollenspielsituationen zu Kommunikation und Konflikt simuliert und buchhalterische Aufgaben unter Anleitung gelöst. Online-Einheiten bieten Lernvideos, Übungsaufgaben und Wissensüberprüfungen. Die einzelnen Module sind thematisch klar voneinander abgegrenzt, bauen aber inhaltlich aufeinander auf.

Das Programm umfasst insgesamt rund 44 Wochen, verteilt auf die oben genannten Module. Die längste Einheit ist das Wirtschaftsenglisch-Modul mit ca. 12 Wochen. Das Büroorganisations-Modul erstreckt sich über ca. 8 Wochen, alle anderen Module über jeweils ca. 4 Wochen. Der Unterricht findet in Vollzeit statt.

Der Abschluss umfasst mehrere Zertifikate aus verschiedenen Bereichen. Das ICDL-Zertifikat (International Computer Driving Licence) belegt digitale Kompetenzen nach internationalem Standard. Das TOEIC-Zertifikat dokumentiert Englischkenntnisse im beruflichen Kontext. Ergänzend erhalten Teilnehmende eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung für die gesamte Weiterbildung.

Office Manager sind in nahezu allen Branchen gefragt. Die bewusst breite Modulstruktur dieser Weiterbildung ist kein Zufall: Wer künftig zwischen Buchhaltung, Kundenkommunikation, digitalen Tools und englischsprachiger Korrespondenz wechseln muss, braucht eine Basis, die alle diese Felder abdeckt. Einzelne Zertifikate wie ICDL und TOEIC machen diese Kompetenz für Arbeitgeber nachprüfbar. Die Kombination aus internen und international anerkannten Zertifizierungen erhöht die Sichtbarkeit in Bewerbungsprozessen erheblich. Gerade TOEIC ist in internationalen Unternehmen ein bekanntes Signal für verlässliche Englischkenntnisse — in einem Markt, in dem viele Kandidatinnen und Kandidaten ausschließlich Selbsteinschätzungen angeben. Das modulare Format erlaubt auch eine inhaltliche Auseinandersetzung mit Bereichen, die im Berufsalltag oft als nebensächlich gelten — etwa IT-Sicherheit und Datenschutz. Wer diese Grundlagen beherrscht, ist nicht nur in Datenschutzfragen sicherer, sondern kann auch als interne Ansprechperson bei einfachen Sicherheitsfragen fungieren, was in kleinen und mittleren Bürostrukturen erheblichen Mehrwert schafft.