Projektmanagement - Projektdurchführung

Diese Weiterbildung setzt dort an, wo viele klassische Projektmanagement-Kurse aufhören: bei der tatsächlichen Durchführung eines Projekts. Statt sich auf Planungstheorie zu beschränken, wird vermittelt, wie ein laufendes Projekt gesteuert, sein Fortschritt dokumentiert und mit belastbaren Kennzahlen controllt wird. Im Mittelpunkt stehen die Werkzeuge, die Projektmanager im Alltag tatsächlich benutzen — von der strukturierten Kommunikation über das Berichtswesen bis zur softwaregestützten Steuerung mit Microsoft Project. Damit richtet sich die Handlungsschritt an alle, die nicht nur Projekte planen, sondern sie auch bis zum Abschluss operativ begleiten wollen.

Modul 1 — Information und Kommunikation im Projekt: Dieser Block behandelt die kommunikative Seite der Projektdurchführung, die in der Praxis über Erfolg oder Scheitern eines Projekts mitentscheidet. Vermittelt wird, wie Informationen im Projektteam fließen müssen und wie unterschiedliche Stakeholder angemessen eingebunden werden.

• Kommunikationsplanung für unterschiedliche Projektbeteiligte
• Aufbau und Pflege eines Stakeholder-Registers während der Laufzeit
• Regeltermine, Statusrunden und Eskalationswege im Projektalltag
• Konfliktsituationen im Projektteam frühzeitig erkennen und moderieren
• Schriftliche und mündliche Projektkommunikation zielgruppengerecht gestalten
• Informationsverteilung an Auftraggeber und Lenkungsausschuss

Modul 2 — Dokumentation und Berichtswesen: Hier wird die Fähigkeit erworben, ein Projekt lückenlos zu dokumentieren und den Fortschritt so aufzubereiten, dass Entscheidungen darauf gestützt werden können. Eine saubere Dokumentation ist die Grundlage jedes belastbaren Projektcontrollings.

• Aufbau eines projektbegleitenden Dokumentationssystems
• Statusberichte für unterschiedliche Empfängerkreise erstellen
• Protokollführung bei Projektsitzungen und Entscheidungsvorlagen
• Ablage- und Versionierungsstrukturen für Projektunterlagen
• Nachvollziehbare Dokumentation von Änderungen und Entscheidungen
• Erstellung von Abschlussberichten und Lessons-Learned-Dokumenten

Modul 3 — Projektsteuerung mit MS Project: In diesem praxisnahen Block wird Microsoft Project als zentrales Werkzeug zur Termin- und Ressourcenplanung eingesetzt. Vermittelt wird, ein Projekt digital abzubilden und laufend zu aktualisieren, sodass Abweichungen sofort sichtbar werden.

• Anlegen von Projektstrukturplänen und Vorgangslisten in MS Project
• Verknüpfung von Vorgängen und Berechnung des kritischen Pfads
• Ressourcenzuordnung und Erkennung von Ressourcenkonflikten
• Fortschrittspflege durch regelmäßige Ist-Daten-Erfassung
• Erstellung von Gantt-Diagrammen und Terminberichten
• Basisplan-Vergleich zur Sichtbarmachung von Terminabweichungen

Modul 4 — Instrumente des Projektcontrollings: Der abschließende Themenblock vermittelt die zentralen Steuerungsinstrumente, mit denen ein Projekt wirtschaftlich im Blick behalten wird. Die Teilnehmenden lernen, Kennzahlen richtig zu lesen und daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten.

• Meilensteintrendanalyse zur frühzeitigen Terminüberwachung
• Earned-Value-Grundlagen zur Kosten- und Leistungsbewertung
• Ampelsysteme und Kennzahlen-Cockpits für das Projektreporting
• Budgetverfolgung und Kostenabweichungsanalyse
• Risikoregister führen und Gegenstrategien priorisieren
• Change-Requests bewerten und in die Projektsteuerung integrieren

Praxisblock — Die Inhalte werden anhand eines durchgängigen Fallbeispiels geübt, das ein Projekt von der Durchführungsphase bis zum Abschluss begleitet. Folgende Übungen sind Teil der Handlungsschritt.

• Aufbau eines vollständigen Projektstrukturplans in MS Project für ein Fallbeispiel
• Erstellung eines Ressourcenplans mit Auflösung eines simulierten Ressourcenkonflikts
• Führen eines Statusberichts über mehrere fiktive Berichtsperioden
• Durchführung einer Meilensteintrendanalyse anhand simulierter Ist-Daten
• Berechnung einfacher Earned-Value-Kennzahlen für ein Beispielprojekt
• Erstellung eines Ampelberichts für einen Lenkungsausschuss
• Bearbeitung eines Änderungsantrags inklusive Auswirkungsanalyse
• Protokollierung einer simulierten Projektsitzung mit Entscheidungsverfolgung
• Aufbau eines Risikoregisters mit Bewertung und Gegenstrategien
• Basisplan-Vergleich zur Identifikation von Terminverzug in MS Project
• Erstellung eines vollständigen Projektabschlussberichts mit Lessons Learned
• Präsentation der Projektergebnisse vor einer simulierten Auftraggeberrunde

Der rote Faden durch alle Übungen ist ein einziges, durchgängiges Projektbeispiel, damit die Werkzeuge nicht isoliert, sondern im Zusammenspiel geübt werden. So wird unmittelbar erfahrbar, wie sich eine Terminverzögerung im Statusbericht niederschlägt, welche Kennzahl im Controlling reagiert und wie daraus ein konkreter Change-Request entsteht. Diese Verzahnung unterscheidet die Weiterbildung von reinen Theoriekursen, die Steuerungsinstrumente losgelöst voneinander behandeln.

Diese Weiterbildung richtet sich an Personen, die operative Verantwortung in Projekten übernehmen oder ihre bestehenden Kenntnisse in der Projektdurchführung vertiefen möchten.

• Hochschul- oder Fachhochschulabsolventinnen und -absolventen, die in Projektrollen einsteigen möchten
• Personen mit abgeschlossener Berufsausbildung, die sich für Projektassistenz oder -controlling qualifizieren wollen
• Studienaussteigerinnen und -aussteiger, die eine alternative berufliche Qualifikation suchen
• Mitarbeitende, die bereits in Projekten arbeiten und ihre Steuerungs- und Controlling-Kompetenz systematisieren möchten
• Personen, die sich beruflich in Richtung Projektcontrolling oder Projektassistenz orientieren

Der Kurs verbindet theoretische Einführungen in die einzelnen Steuerungsinstrumente mit unmittelbarer praktischer Anwendung am durchgängigen Fallbeispiel. Ein wesentlicher Teil der Zeit wird direkt in MS Project gearbeitet, sodass die Software nicht nur kennengelernt, sondern aktiv bedient wird. Gruppenübungen zu Kommunikations- und Berichtssituationen simulieren typische Momente aus der Projektpraxis, etwa das Verfassen eines Statusberichts unter Zeitdruck oder die Vorbereitung einer Lenkungsausschuss-Sitzung.

Die Weiterbildung ist als kompakte Handlungsschritt angelegt und dauert in der Regel bis zu einem Monat. Dieser vergleichsweise kurze Zeitrahmen ist möglich, weil sich der Kurs klar auf die Durchführungsphase konzentriert und nicht die gesamte Breite des Projektmanagements von der Initiierung bis zum Abschluss behandelt. Der Umfang erlaubt es dennoch, jedes der vier Module inklusive Praxisübungen ausreichend zu vertiefen.

Die Weiterbildung schließt mit einem trägerinternen Zertifikat bzw. einer qualifizierten Teilnahmebescheinigung ab, die die behandelten Inhalte und erworbenen Kompetenzen im Bereich Projektdurchführung, -controlling und MS Project dokumentiert. Es handelt sich nicht um eine extern abgenommene Zertifizierungsprüfung, sondern um einen Nachweis der absolvierten Handlungsschritt, der in Bewerbungen für Projektassistenz- und Controlling-Positionen als Qualifikationsbeleg dient.

Projekte scheitern in der Praxis selten an der Planung, sondern häufig an der Durchführung — an unklarer Kommunikation, lückenhafter Dokumentation oder fehlendem Frühwarnsystem bei Terminabweichungen. Diese Weiterbildung schließt genau diese Lücke, indem sie sich konsequent auf die operative Steuerungsphase konzentriert. Absolventen erwerben damit Kompetenzen, die in nahezu jeder Projektorganisation gebraucht werden, unabhängig von Branche oder Projektgröße. Der Schwerpunkt auf MS Project als konkretes Arbeitswerkzeug macht die erworbenen Fähigkeiten unmittelbar einsetzbar: Viele Unternehmen nutzen die Software als Standard für Termin- und Ressourcenplanung, sodass nach Kursabschluss direkt produktiv mitgearbeitet werden kann. Gleichzeitig sind die vermittelten Controlling-Instrumente wie Meilensteintrendanalyse und Earned-Value-Grundlagen werkzeugunabhängig anwendbar und lassen sich auch in anderen Projektumgebungen einsetzen. Für den Berufseinstieg als Projektassistenz oder -controlling bietet die Kombination aus Kommunikations-, Dokumentations- und Steuerungskompetenz ein rundes Profil: Die Teilnehmenden können nicht nur Zahlen liefern, sondern diese auch verständlich an unterschiedliche Stakeholder kommunizieren — eine Fähigkeit, die in der Projektpraxis oft unterschätzt, aber täglich gebraucht wird.