Projektmanager/in inkl. Word und Kanban

Dieser Lehrgang führt in das Projektmanagement als Berufsfeld ein und vermittelt dabei drei aufeinander abgestimmte Kompetenzbausteine: ein solides Methodenfundament im klassischen Projektmanagement, fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Word für professionelle Projektdokumentation sowie Kanban als visuelle Methode zur Steuerung von Arbeitsflüssen. Die Kombination richtet sich an Personen, die Projekte strukturiert planen, klar dokumentieren und transparent koordinieren möchten – ohne zwingend den Weg über eine externe Zertifizierungsprüfung zu nehmen.

Projektmanagement-Grundlagen – Methodik und Planung Dieses Modul legt das Fundament für strukturiertes Projektdenken. Vom Projektauftrag bis zur Abschlussphase werden alle wesentlichen Planungs- und Steuerungsinstrumente eingeführt und an Beispielszenarien geübt.

• Projektdefinition: Was ist ein Projekt? Abgrenzung zu Linienaufgaben und Programmen
• Projektphasen: Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss
• Projektstrukturplan (PSP): Arbeitspakete, Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten
• Meilensteinplanung und Netzplan: kritischer Pfad, Pufferzeiten, Abhängigkeiten
• Ressourcenplanung: Kapazitäten, Auslastung, Engpässe im Team
• Stakeholder-Analyse und Kommunikationsplan: Wer muss wann was wissen?
• Risikomanagement: Identifikation, Bewertung, Priorisierung und Reaktionsplanung

Microsoft Word – Fortgeschrittene Dokumentenerstellung im Projektkontext Projektdokumentation ist mehr als Text auf einer Seite. Dieses Modul zeigt, wie Microsoft Word als professionelles Werkzeug für Planungsdokumente, Berichte und Vorlagen eingesetzt wird.

• Formatvorlagen: Überschriftenhierarchien, konsistente Absatzformate, Dokumentendesign
• Automatisches Inhaltsverzeichnis, Beschriftungen und Querverweise
• Überarbeitungsmodus und Kommentare für Team-Feedback
• Dokument-Vergleich: Änderungen zwischen Versionen sichtbar machen
• Seriendruckfunktion: Vorlagen für Kommunikation an mehrere Empfänger
• Tabellen für Projektpläne und Risikomatrix: strukturieren, formatieren, filtern

Kanban – Visualisiertes Aufgaben- und Flussmanagement Kanban ist eine der am weitesten verbreiteten agilen Methoden im Arbeitsalltag – und eignet sich besonders dort, wo Aufgaben kontinuierlich anfallen und Transparenz über den Arbeitsfluss entscheidend ist. Dieses Modul vermittelt Kanban von Grund auf.

• Ursprung und Grundprinzipien von Kanban: Fluss, Pull, kontinuierliche Verbesserung
• Aufbau eines Kanban-Boards: Spalten, Karten, Schwimmbahnen (Swimlanes)
• WiP-Limits: Warum Begrenzung von laufender Arbeit den Durchsatz erhöht
• Engpass-Analyse: Wo staut sich die Arbeit und welche Handlungsschritte leiten sich daraus ab?
• Kennzahlen: Lead Time, Cycle Time, Throughput, Cumulative Flow Diagram
• Service-Klassen: Wie dringende und normale Aufgaben priorisiert werden

Integrierte Praxisphasen Die eigenständigen Übungsphasen verbinden alle drei Bausteine. Aufgaben bilden typische Projektsituationen ab, in denen Planung, Dokumentation und Steuerung zusammenspielen.

• Projekt-Kickoff dokumentieren: Projektauftrag und Stakeholder-Liste in Word-Vorlage erstellen
• Projektstrukturplan für ein Beispielprojekt entwickeln und in Word formatieren
• Kanban-Board für ein laufendes Projekt aufbauen und WiP-Limits definieren
• Engpass im Kanban-Board identifizieren und Handlungsschritte schriftlich begründen
• Risikoregister anlegen: Bewertung, Priorität und Aktionsplanung dokumentieren
• Statusbericht für Steering-Committee mit automatischem Inhaltsverzeichnis in Word erstellen
• Lead-Time-Analyse anhand eines Kanban-Datensatzes durchführen
• Stakeholder-Kommunikationsplan entwickeln und in Projektplan integrieren
• Aufwandsschätzung für ein Arbeitspaket erstellen und begründen
• Cumulative Flow Diagram lesen und Handlungsschritte für das Team ableiten
• Abschlussdokumentation für ein abgeschlossenes Beispielprojekt erstellen
• Kanban-Board optimieren: WiP-Limit anpassen und Auswirkung simulieren

Die abschließende Praxisphase verbindet alle Bausteine in einem integrierten Projektsimulationsszenario. Teilnehmende durchlaufen ein fiktives Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss – mit Kanban-Board für die Steuerung und Word-Dokumentation für die formale Projektakte.

Angesprochen sind Personen, die Projektarbeit als Kernaufgabe ihrer beruflichen Tätigkeit entwickeln möchten.

• Berufseinsteiger und Quereinsteiger in Projektkoordination und -leitung
• Sachbearbeitende, die zunehmend Projektverantwortung übernehmen
• Fachkräfte aus Verwaltung, Produktion oder Dienstleistung mit Koordinationsaufgaben
• Personen, die agile Werkzeuge wie Kanban praktisch einsetzen lernen möchten

Der Lehrgang ist praxisorientiert gestaltet: PM-Konzepte werden eingeführt und direkt an Beispielprojekten erprobt. Word-Einheiten sind hands-on – Teilnehmende arbeiten an echten Dokumenttypen. Kanban wird nicht nur theoretisch erklärt, sondern durch den Aufbau und die Analyse eigener Boards erfahrbar gemacht. Je nach Anbieter stehen Präsenz-, Online- oder Hybridformate zur Verfügung.

Die Weiterbildung dauert in der Regel rund drei Monate. Eigenständige Übungsphasen sind fester Bestandteil der Gesamtstundenzahl und werden nicht separat ausgewiesen.

Der Lehrgang schließt mit einer trägerinternen qualifizierten Teilnahmebescheinigung ab. Je nach Anbieter können ergänzend anerkannte Kanban-Bescheinigungen ausgestellt werden. Auskünfte zur genauen Zertifizierung erteilt der jeweilige Anbieter direkt.

Die Dreifach-Kombination aus Projektmanagement-Methodik, Word-Dokumentkompetenz und Kanban ist auf den Berufsalltag in kleinen und mittelgroßen Teams ausgerichtet. In vielen Organisationen ist Projektleitung keine Vollzeitstelle, sondern eine Zusatzaufgabe – und genau dafür ist dieses Profil gut geeignet: schnell einsetzbares Wissen, das im täglichen Betrieb sofort wirkt. Kanban besitzt gegenüber schwergewichtigeren Methoden einen klaren Vorteil: Es kann ohne Prozessumstellung im Team eingeführt werden. Wer ein Board aufstellt und WiP-Limits setzt, erzeugt sofort Transparenz über den Arbeitsfluss – ohne Sprints, ohne Rollen-Neudefinition. Das macht Kanban zu einem besonders zugänglichen ersten Schritt in Richtung strukturierter Arbeitsorganisation. Die Word-Kompetenz ist oft der unsichtbare Engpass in Projektteams: Wenn Berichte unstrukturiert wirken, Formatierungen inkonsistent sind und Inhaltsverzeichnisse fehlen, kostet das intern Vertrauen. Professionelle Projektdokumentation in Word ist ein direkter Qualitätsfaktor für die Außenwirkung von Projektarbeit – und lässt sich mit den richtigen Vorlagen deutlich effizienter erstellen als ohne. Was diesen Lehrgang von einer rein methodischen Weiterbildung unterscheidet, ist die Bodenständigkeit der gewählten Werkzeuge: Projektmanagement-Methodik, Microsoft Word und Kanban sind in den meisten Organisationen heute im Einsatz – nicht als Exotentools, sondern als Standardwerkzeuge des Arbeitsalltags. Wer in diesen drei Bereichen kompetent ist, kann ohne lange Einarbeitungszeit produktiv werden. Das ist besonders für Personen relevant, die Projektverantwortung kurzfristig übernehmen oder parallel zur bestehenden Tätigkeit schrittweise ausbauen möchten.