Team- & GF-Assistenz: MOS Outlook + PowerPoint Kurs
Praxisorientierte Weiterbildung zur Team-, Projekt- und Geschäftsführungsassistenz mit Microsoft-Office-Zertifizierungen (MOS Outlook, MOS PowerPoint) sowie Einsatz von Teams, OneNote und Microsoft Project.
Redaktion: Kursweg Redaktion · Inhalt aktualisiert:
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Kurzantworten zum Kurs
Einordnung: Berufliche Fachweiterbildung
- Wie lange dauert der Kurs?
- Der Kurs ist modular aufgebaut; Dauer und Umfang richten sich nach der gewählten Modulkombination und dem Zeitformat. Konkrete Laufzeiten und Starttermine erfragen Sie beim jeweiligen Anbieter. Details
- Welcher Abschluss ist vorgesehen?
- Teilnehmende erwerben zwei offizielle Microsoft Office Specialist-Zertifikate: MOS Outlook (MO-400) und MOS PowerPoint. Die Prüfungen werden bei einem akkreditierten Microsoft-Testcenter extern abgelegt. Zusätzlich erhalten Teilnehmende ein trägerinternes Zertifikat und eine qualifizierte… Details
- Welche Voraussetzungen gelten?
- Grundlegende Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office und Windows werden vorausgesetzt. Wer bereits E-Mails in Outlook versendet, einfache PowerPoint-Folien erstellt oder Word-Dokumente formatiert hat, ist gut vorbereitet. Kenntnisse in Teams, OneNote oder Project sind keine Bedingung. Details
Worum geht es in diesem Kurs?
Assistenzkräfte in Team-, Projekt- und Leitungsfunktionen arbeiten täglich an der Schnittstelle von Organisation, Kommunikation und digitalen Werkzeugen. Dieser Kurs vermittelt die technischen und methodischen Grundlagen, die für diese Rollen erforderlich sind: von der professionellen Planung und Dokumentation von Meetings über die Arbeit mit Projektverwaltungssoftware bis zur überzeugenden Präsentation von Ergebnissen. Im Mittelpunkt stehen die Microsoft-Office-Werkzeuge Outlook, PowerPoint, Teams, OneNote und Project — in ihrer konkreten Anwendung für Assistenz- und Koordinationsaufgaben. Der Kurs schließt mit den offiziellen MOS-Zertifizierungen für Outlook und PowerPoint ab, die bei einem akkreditierten Microsoft-Testcenter abgelegt werden.
Was lernst du in diesem Kurs?
Modul 1: Microsoft Outlook — E-Mail- und Terminmanagement für Assistenzkräfte Outlook ist das Herzstück des Assistenz-Alltags. Dieses Modul behandelt alle relevanten Funktionen für professionelles Kommunikations- und Terminmanagement — auf einem Niveau, das auf die offizielle MOS-Outlook-Prüfung vorbereitet.
- E-Mail-Regeln, Kategorien, schnelle Schritte und intelligente Ordnerstrukturen
- Kalender- und Besprechungsmanagement: Einladungen, Ressourcenbuchung, Delegierung
- Aufgaben und Nachverfolgungen: Kennzeichnungen, Fälligkeiten, Statusberichte
- Freigegebene Postfächer und Stellvertretungsregeln einrichten
- Kontaktverwaltung, Verteilerlisten und Adressbücher
- Outlook für Teams und Geschäftsführungsunterstützung: Filter, Suche, Archivierung
Modul 2: Microsoft PowerPoint — Präsentationen für Management und Team Gut gestaltete Präsentationen sind in der Assistenzrolle ein wichtiges Werkzeug. Dieses Modul schult von der Grundstruktur bis zur professionellen Designarbeit und bereitet auf die MOS-PowerPoint-Prüfung vor.
- Folienmaster und Designvorlagen effizient nutzen und anpassen
- Inhalte strukturieren: Storyline, Gliederung, Abschnittslogik
- Tabellen, Diagramme und SmartArt in Präsentationen integrieren
- Animationen und Übergänge gezielt einsetzen
- Referentenansicht und Präsentationsmodus beherrschen
- Barrierefreie Gestaltung und Exportformate (PDF, Video)
Modul 3: Microsoft Teams — Kollaboration und Teamkommunikation Teams ist in vielen Unternehmen die zentrale Plattform für tägliche Kommunikation und Dateiarbeit. Für Assistenzkräfte bedeutet das: Teams effizient organisieren, Meetings koordinieren und Informationen gezielt verteilen.
- Teams und Kanäle strukturieren: Namenskonventionen, Zugriffsrechte, Pins
- Chat-Kommunikation vs. Kanal-Posts: wann was einsetzen
- Besprechungen in Teams: Einladung, Warteraum, Breakout, Aufzeichnung
- Dateiverwaltung über Teams-integrierte SharePoint-Bibliotheken
- Apps in Teams: Planner, OneNote, Forms einbinden
- Netiquette und effektives Informationsmanagement in Teams-Umgebungen
Modul 4: Microsoft OneNote — Meetingdokumentation und Wissensorganisation OneNote ist das digitale Notizbuch, das Informationen aus Meetings, Projekten und Recherchen strukturiert speichert und für das gesamte Team zugänglich macht.
- Notizbücher, Abschnitte und Seiten sinnvoll strukturieren
- Meetingnotizen in Echtzeit erfassen und nachbereiten
- Inhalte aus Outlook-Einladungen direkt in OneNote verknüpfen
- Bilder, Anhänge, Tabellen und Checklisten in Notizen einbinden
- OneNote in Teams-Kanälen als geteiltes Notizbuch einrichten
- Stichwortsuche und Tagging für schnellen Informationsabruf
Modul 5: Microsoft Project — Grundlagen der Projektplanung Assistenzkräfte unterstützen Projektleiter:innen oder übernehmen selbst koordinierende Rollen. Microsoft Project ermöglicht die strukturierte Planung, Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben.
- Projektstruktur anlegen: Phasen, Aufgaben, Meilensteine
- Ressourcen zuweisen und Auslastung überwachen
- Abhängigkeiten und kritischen Pfad verstehen
- Projektfortschritt aktualisieren und abweichungen dokumentieren
- Berichte und Gantt-Diagramme für Statusmeetings aufbereiten
- Einfache Projektpläne für Meeting-, Veranstaltungs- oder Releaseprojekte erstellen
Praxisphase: Assistenzprojekte aus dem Büroalltag Die Praxisphase simuliert typische Arbeitssituationen in Assistenz- und Koordinationsrollen.
- Monatliches Team-Meeting vollständig planen: Einladung in Outlook, Agenda in OneNote, Unterlagen als Teams-Dateien
- Ergebnispräsentation nach dem Meeting in PowerPoint für das Management aufbereiten
- Projektplan für eine interne Veranstaltung in Microsoft Project anlegen
- Fortschrittsupdate an den Projektleiter per PowerPoint-Statusslide kommunizieren
- Outlook-Regelset für das E-Mail-Management einer Geschäftsführungsassistenz konfigurieren
- Teams-Kanal für ein neues Projektteam strukturieren und mit Ressourcen befüllen
- OneNote-Notizbuch für ein laufendes Projekt anlegen und mit dem Team teilen
- Kompakten Statusbericht als Kombination aus Project-Gantt und PowerPoint-Folie erstellen
- Delegation und Rückdelegation in Outlook-Kalendern üben
- Abschlusspräsentation: Projektstatus und Lessons Learned für ein fiktives Teammeeting
Die Praxisaufgaben sind eng an reale Assistenzszenarien angelehnt und schulen das Urteilsvermögen dafür, welches Werkzeug in welcher Situation sinnvoll eingesetzt wird.
Lernziele:
Teilnehmende beherrschen Microsoft Outlook auf einem Niveau, das für die offizielle MOS-Prüfung (MO-400) qualifiziert, und setzen E-Mail-Management, Kalender und Aufgabenverwaltung souverän in Assistenzkontexten einDie Kursteilnehmenden können in PowerPoint professionelle Präsentationen für Management, Teams und externe Stakeholder erstellen und sind auf die MOS-Prüfung vorbereitet. Microsoft Teams wird als vollständiges Kommunikations- und Kollaborationswerkzeug verstanden: Kanäle strukturieren, Meetings moderieren, Dateien verwalten. OneNote-Notizbücher sind für die strukturierte Meetingdokumentation und Wissensverwaltung eingerichtet. Microsoft Project wird für einfache Projektzeitpläne, Aufgabenplanung und Fortschrittsverfolgung eingesetzt. Teilnehmende können Team-Meetings planen, vorbereiten, moderieren und nachbereiten. Auswertungen, Protokolle und Ergebnisberichte werden strukturiert und zielgruppengerecht aufbereitet. Organisations- und Koordinationsaufgaben werden mit digitalen Werkzeugen effizient abgebildet. Die Kommunikation mit Führungskräften und externen Partnern ist professionell und klar. Der Umgang mit vertraulichen Informationen und Prioritätenmanagement in der Assistenzrolle ist durchdacht.
Für wen ist der Kurs geeignet?
Diese Weiterbildung richtet sich an Personen, die eine Assistenzfunktion in Teams, Projekten oder auf Geschäftsführungsebene anstreben oder bereits ausüben und ihre digitalen Kompetenzen systematisch ausbauen möchten.
- Berufseinsteiger:innen, die in einer Assistenz- oder Koordinationsstelle Fuß fassen wollen
- Kaufmännische Fachkräfte, die ihre Office-Kenntnisse auf ein professionelles Niveau heben möchten
- Bürofachkräfte, die in eine Assistenz- oder Office-Manager:innen-Rolle wechseln wollen
- Personen mit administrativer Erfahrung, die Microsoft-365-Werkzeuge systematisch lernen möchten
- Berufstätige, die MOS-Zertifikate in Outlook und PowerPoint als formalen Nachweis anstreben
Grundlegende Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office und Windows werden vorausgesetzt. Wer bereits E-Mails in Outlook versendet, einfache PowerPoint-Folien erstellt oder Word-Dokumente formatiert hat, ist gut vorbereitet. Kenntnisse in Teams, OneNote oder Project sind keine Bedingung.
Wie läuft der Kurs ab und welchen Abschluss gibt es?
Der Unterricht findet im Combined-Learning-Format statt, das synchrone Online-Einheiten im virtuellen Klassenzimmer mit der Option zur Teilnahme aus einem ausgestatteten Lernzentrum kombiniert. Theorie und Praxis wechseln sich im Tagesrhythmus ab; Trainer:innen begleiten die Übungseinheiten direkt und stehen für Rückfragen zur Verfügung. Eine HomeOffice-Teilnahme ist möglich. Sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitformate werden angeboten.
Der Kurs ist modular aufgebaut; Dauer und Umfang richten sich nach der gewählten Modulkombination und dem Zeitformat. Konkrete Laufzeiten und Starttermine erfragen Sie beim jeweiligen Anbieter.
Teilnehmende erwerben zwei offizielle Microsoft Office Specialist-Zertifikate: MOS Outlook (MO-400) und MOS PowerPoint. Die Prüfungen werden bei einem akkreditierten Microsoft-Testcenter extern abgelegt. Zusätzlich erhalten Teilnehmende ein trägerinternes Zertifikat und eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung für den gesamten Kurs. Die MOS-Zertifikate sind international anerkannte Nachweise für Anwenderkompetenz in den jeweiligen Programmen.
Welche beruflichen Perspektiven bietet der Kurs?
Assistenzkräfte in modernen Unternehmen sind weit mehr als Terminverwalter:innen. Sie koordinieren Teams, bereiten Entscheidungsgrundlagen auf, halten Projekte am Laufen und sind oft die erste Anlaufstelle für interne und externe Kommunikation. Wer diese Rollen mit einem souveränen und breiten Microsoft-365-Kompetenzprofil ausfüllt, schafft echten Mehrwert für das gesamte Team. Die zwei MOS-Zertifikate in Outlook und PowerPoint sind dabei mehr als formale Nachweise: Sie signalisieren Arbeitgebern, dass die Bewerberin oder der Bewerber die Werkzeuge, die täglich im Büro genutzt werden, nicht nur kennt, sondern auf einem geprüften und dokumentierten Niveau beherrscht. In einem Bewerbungsgespräch um eine Assistenzstelle ist das ein konkretes und nachvollziehbares Qualifikationsmerkmal. Darüber hinaus ist der Kurs eine Investition in die eigene Handlungsfähigkeit: Wer Teams-Kanäle strukturiert, OneNote-Notizbücher pflegt und einfache Projektzeitpläne in Project anlegt, übernimmt Verantwortung für digitale Prozesse und wird im Unternehmen als kompetente:r Ansprechpartner:in für Office-Organisation wahrgenommen. Das schafft Perspektiven für Weiterentwicklung und erhöhte Eigenverantwortung.
Welche Förderung passt zu dir?
Erhalte eine erste Orientierung, welche Förderwege zu deiner Situation passen. Über eine Bewilligung entscheidet die zuständige Stelle. Kostenlos & ohne Anmeldung.
Berufswege prüfen
Zugeordnete Zielberufe
Diese Tätigkeitsbezeichnungen sind dem Kursprofil zugeordnet. Prüfe, ob Inhalt, Abschluss und Zugangsvoraussetzungen zu deinem Berufsziel passen; die Zuordnung bestätigt keine vollständige Berufsqualifikation.
- Teamassistenz
- Projektassistenz
- Assistenz der Geschäftsführung
- Office Manager:in
- Managementassistenz
Vor der Kurswahl klären
- Welche Kenntnisse und Nachweise verlangen Stellenanzeigen für dein Berufsziel?
- Welche praktischen Aufgaben und Prüfungen sind im Lehrgang vorgesehen?
- Wer stellt den Abschluss aus und welche formalen Voraussetzungen gelten?
Im BERUFENET der Bundesagentur für Arbeit kannst du Aufgaben und Bildungswege recherchieren.
Für Gehälter nutze den Entgeltatlas und prüfe Beruf, Region, Anforderungsniveau und Datenstand. Ein Kursabschluss allein belegt kein bestimmtes Einkommen.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Welche Zertifikate erwerbe ich in diesem Kurs?
Der Kurs bereitet auf zwei offizielle Microsoft Office Specialist-Prüfungen vor: MOS Outlook (MO-400) und MOS PowerPoint. Beide Prüfungen werden extern bei einem akkreditierten Microsoft-Testcenter abgelegt. Zusätzlich erhalten Sie ein trägerinternes Zertifikat für den gesamten Kurs.
Was unterscheidet diesen Kurs von einer allgemeinen Office-Schulung?
Der Kurs ist konsequent auf Assistenz- und Koordinationsrollen zugeschnitten. Alle Werkzeuge — Outlook, PowerPoint, Teams, OneNote, Project — werden im Kontext typischer Assistenzaufgaben gelehrt: Meeting-Organisation, Ergebnisdokumentation, Statuskommunikation. Es geht nicht um isolierte Programm-Features, sondern um das Zusammenspiel der Werkzeuge in einem Arbeitsalltag.
Brauche ich Vorkenntnisse in Microsoft Project?
Nein. Das Project-Modul wird für Einsteiger:innen aufgebaut. Ziel ist nicht eine vollständige Projektmanagement-Ausbildung, sondern der sichere Umgang mit einfachen Projektplänen, Gantt-Diagrammen und Fortschrittsupdates — Fähigkeiten, die in der Projektassistenz direkt eingesetzt werden.
Ist dieser Kurs auch für Personen geeignet, die bereits in einer Assistenzstelle arbeiten?
Ja, ausdrücklich. Der Kurs ist sowohl für Berufseinsteiger:innen als auch für Berufstätige konzipiert, die ihre vorhandenen Kenntnisse systematisieren und mit MOS-Zertifikaten belegen möchten. Das Teilzeitformat erlaubt die Weiterbildung neben einer laufenden Stelle.
Wie unterscheiden sich die Assistenzrollen, auf die dieser Kurs vorbereitet?
Teamassistenz, Projektassistenz und GF-Assistenz überschneiden sich in vielen Werkzeugkompetenzen, unterscheiden sich aber im Fokus: Teamassistenz liegt stärker auf operativer Organisation und Kommunikation, Projektassistenz auf Zeitplanung und Fortschrittsverfolgung, GF-Assistenz auf repräsentativen Aufgaben, Diskretion und Managementkommunikation. Der Kurs deckt alle drei Rollenprofile ab und schärft das Bewusstsein für die jeweiligen Schwerpunkte.