ADA-Schein IHK & digitale Kompetenzen fürs Büro – Ausbildung

Dieser Kurs verbindet zwei Qualifikationen, die im Büro- und Sekretariatsbereich zunehmend gemeinsam gefragt sind: den IHK-Ausbildereignungsschein nach AEVO und eine Zertifizierung digitaler Kompetenzen für Office-Anwendungen. Wer im Sekretariat, in der Teamassistenz oder im Büromanagement Verantwortung für die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen oder für Auszubildende übernehmen möchte, erwirbt hier die formale Ausbildungsberechtigung und frischt gleichzeitig seine Kenntnisse in Word, Excel, Outlook und PowerPoint auf einem geprüften Niveau auf. Die Kombination richtet sich besonders an Personen, die nach einer beruflichen Unterbrechung oder einem Quereinstieg zeigen möchten, dass sie sowohl pädagogisch als auch digital auf dem aktuellen Stand sind.

Im ersten Themenblock geht es um die rechtlichen und organisatorischen Grundlagen der Ausbildereignung. Teilnehmende setzen sich mit dem Berufsbildungsgesetz, der AEVO und den vier Handlungsfeldern der Ausbildereignungsprüfung auseinander.

• Rechtliche Rahmenbedingungen der Berufsausbildung in Deutschland
• Eignung von Ausbildungsstätten und Ausbildenden prüfen
• Ausbildungsordnungen und betriebliche Ausbildungspläne erstellen
• Auswahl und Einstellung von Auszubildenden vorbereiten
• Ausbildung durchführen: von der Einführung bis zur Übernahme von Verantwortung
• Ausbildung ordnungsgemäß beenden und Zeugnisse erstellen

Im zweiten Themenblock stehen die didaktischen Kompetenzen im Mittelpunkt, die für die tägliche Anleitung im Büroalltag gebraucht werden.

• Lernziele formulieren und Ausbildungsinhalte strukturieren
• Methoden der Wissensvermittlung im Büro- und Verwaltungskontext auswählen
• Auszubildende motivieren und zu selbstständigem Handeln anleiten
• Lernerfolgskontrollen planen und durchführen
• Konfliktsituationen in der Ausbildung erkennen und lösen
• Feedbackgespräche strukturiert vorbereiten und führen

Der dritte Block widmet sich den digitalen Office-Anwendungen, die im Sekretariats- und Büromanagementbereich täglich zum Einsatz kommen.

• Word: Formatvorlagen, Serienbriefe und strukturierte Geschäftsdokumente
• Excel: Tabellenaufbau, einfache Formeln und übersichtliche Auswertungen
• Outlook: Kalenderverwaltung, Aufgabenlisten und E-Mail-Organisation im Assistenzalltag
• PowerPoint: Foliengestaltung für interne Präsentationen und Ausbildungsunterlagen
• Digitale Ablage- und Dokumentenmanagement-Grundlagen für den Büroalltag
• Zusammenspiel der Office-Programme in typischen Sekretariatsaufgaben

Ein vierter Block widmet sich der digitalen Zusammenarbeit im engeren Sinn und bereitet gezielt auf die Zertifizierung vor.

• Grundlagen digitaler Kommunikation und Zusammenarbeit im Team
• Cloud-basiertes Arbeiten mit gemeinsam genutzten Dokumenten
• Videokonferenz- und Kollaborationswerkzeuge im Büroalltag einsetzen
• Datenschutz- und Sicherheitsaspekte bei digitaler Zusammenarbeit beachten
• Digitale Etikette in E-Mail- und Chat-Kommunikation
• Praxisübungen zu typischen Abstimmungsprozessen im Sekretariat

Im Praxisteil verzahnen sich beide Qualifikationsstränge: Teilnehmende üben, Ausbildungssituationen mit digitalen Werkzeugen zu dokumentieren und aufzubereiten.

• Erstellung eines vollständigen betrieblichen Ausbildungsplans in Word
• Aufbau einer Excel-Übersicht zur Ausbildungsfortschrittskontrolle
• Simulation eines Ausbildungsgesprächs mit anschließendem Feedback
• Erstellung einer PowerPoint-Präsentation zur Vorstellung eines Ausbildungskonzepts
• Bearbeitung von Praxisfällen aus dem Büro- und Sekretariatsbereich
• Vorbereitung auf die praktische AEVO-Prüfung mit Musterausbildungssituationen
• Übungen zur digitalen Terminkoordination mit Outlook
• Erstellung von Serienbriefen für Bewerbungs- und Einladungsprozesse in der Ausbildung
• Aufbau eines digitalen Ablagesystems für Ausbildungsunterlagen
• Rollenspiele zu Konfliktgesprächen mit Auszubildenden
• Gruppendiskussionen zu Praxisbeispielen aus dem eigenen Berufsalltag
• Abschließende Standortbestimmung zur eigenen Ausbildereignung

Diese Kombination eignet sich besonders für alle, die im Büro- und Verwaltungsbereich nicht nur fachlich, sondern auch pädagogisch Verantwortung übernehmen wollen. Wer künftig neue Kolleginnen und Kollegen einarbeitet oder Auszubildende betreut, profitiert davon, beide Bausteine aus einer Hand zu erhalten und direkt miteinander zu verknüpfen.

Der Kurs richtet sich an Personen aus dem Sekretariats- und Office-Bereich, die ihre Kenntnisse auffrischen und zugleich eine formale Ausbildungsberechtigung erwerben möchten. Angesprochen sind auch Quer- und Wiedereinsteigende sowie Hochschulabsolventinnen und -absolventen, die eine Zusatzqualifikation für den beruflichen Wiedereinstieg suchen.

• Teamassistenzen und Sekretariatskräfte mit Interesse an Ausbildungsaufgaben
• Fachkräfte für Büromanagement, die künftig Auszubildende betreuen sollen
• Berufsrückkehrende mit Vorerfahrung im Bürobereich
• Quereinsteigende, die eine anerkannte Doppelqualifikation anstreben
• Arbeitsuchende, die ihre digitalen und pädagogischen Kompetenzen gleichzeitig stärken möchten

Der Ausbildungsteil orientiert sich eng an den vier Handlungsfeldern der AEVO und arbeitet mit Fallbeispielen aus dem Büroalltag, Rollenspielen und simulierten Ausbildungssituationen. Die Office-Module folgen einem anwendungsorientierten Aufbau: Nach kurzen fachlichen Impulsen üben die Teilnehmenden direkt an eigenen Dokumenten und Aufgabenstellungen aus dem Sekretariatsbereich. Digitale Lernmaterialien, Übungsdateien und Praxisaufgaben ergänzen die Präsenz- beziehungsweise Online-Einheiten und ermöglichen ein Vor- und Nacharbeiten im eigenen Tempo.

Der Umfang richtet sich nach den beiden enthaltenen Qualifikationsbausteinen: der AEVO-Vorbereitung inklusive Prüfung und der Zertifizierung digitaler Kompetenzen. Beide Bausteine bauen aufeinander auf und werden im Rahmen der Handlungsschritt nacheinander bearbeitet, sodass am Ende beide Nachweise vorliegen. Die genaue Wochenstundenzahl und der Kalenderumfang werden vom Anbieter je nach gewähltem Starttermin festgelegt.

Am Ende der Weiterbildung stehen mehrere Nachweise: der IHK-Abschluss „Ausbildung der Ausbilder" nach AEVO, das anerkannte Zertifikat Xpert DCP für digitale Zusammenarbeit sowie ein trägerinternes Zertifikat des Bildungsanbieters. Die IHK-Prüfung erfolgt vor der zuständigen Kammer und ist bundesweit anerkannt, während die digitale Zertifizierung die im Kurs erworbenen Office- und Kollaborationskompetenzen dokumentiert.

Wer im Büro- und Sekretariatsbereich Karriereschritte in Richtung Teamleitung, Ausbildungsbetreuung oder Büroleitung gehen möchte, braucht in vielen Betrieben die formale AEVO-Qualifikation als Grundvoraussetzung. Dieser Kurs liefert sie zusammen mit einer aktuellen Bestätigung der eigenen Office-Kompetenzen, was besonders bei Bewerbungen nach längeren Berufsunterbrechungen ein glaubwürdiges Signal setzt. Die Doppelqualifikation spart im Vergleich zu zwei getrennten Weiterbildungen Zeit und schafft inhaltliche Bezüge, die einzeln gebuchte Kurse nicht bieten: Ausbildungsdokumente werden direkt in den erlernten Office-Programmen erstellt, und digitale Zusammenarbeit wird am konkreten Beispiel der Ausbildungsbetreuung geübt statt abstrakt vermittelt. Für Betriebe im Büro- und Verwaltungsbereich ist eine Fachkraft mit AEVO-Schein und nachgewiesener Digitalkompetenz doppelt wertvoll: Sie kann sowohl den laufenden Büroalltag mit modernen Werkzeugen bewältigen als auch neue Teammitglieder strukturiert einarbeiten. Das erhöht die Übernahmechancen nach der Weiterbildung ebenso wie die Aussicht auf perspektivische Führungsverantwortung im Sekretariats- und Assistenzbereich.