Alltag im Projektmanagement meistern mit Scrum Foundation und Outlook

Diese Weiterbildung setzt an einer alltäglichen Herausforderung im Projektmanagement an: Wer in agilen Teams mitarbeiten oder sie unterstützen soll, braucht sowohl ein solides Grundverständnis von Scrum als auch die Fähigkeit, die eigene Kommunikation und Terminplanung im Griff zu behalten. Der erste Teil vermittelt die Grundlagen von Scrum als agiles Rahmenwerk – Rollen, Ereignisse und Artefakte – auf Einsteigerniveau. Der zweite, eigenständige Teil vertieft Microsoft Outlook als tägliches Organisationswerkzeug für Mails, Termine und Kontakte. Beide Bausteine ergeben zusammen ein praxisnahes Fundament für den Projektalltag, ohne dass eine Vorkenntnis der jeweils anderen Seite vorausgesetzt wird.

Modul 1 – Grundprinzipien agilen Arbeitens Bevor es um Scrum im Detail geht, klärt dieser Block, was agiles Arbeiten grundsätzlich von klassischer Projektplanung unterscheidet.

• Werte und Prinzipien agilen Arbeitens im Überblick
• Unterschied zwischen vorausschauender Planung und iterativem Vorgehen
• typische Auslöser für den Umstieg auf agile Arbeitsweisen
• Grenzen und Voraussetzungen agilen Arbeitens
• Einordnung von Scrum innerhalb der agilen Methodenlandschaft

Modul 2 – Rollen, Ereignisse und Artefakte in Scrum Der fachliche Kern behandelt die drei Säulen von Scrum: wer beteiligt ist, was regelmäßig stattfindet und welche Arbeitsergebnisse entstehen.

• die Rolle des Product Owner und dessen Verantwortung
• die Rolle des Scrum Master als Prozessbegleitung
• das Entwicklungsteam und dessen Selbstorganisation
• die Ereignisse Sprint, Sprint Planning, Daily, Review und Retrospektive
• die Artefakte Product Backlog, Sprint Backlog und Produktinkrement
• Zusammenspiel von Rollen, Ereignissen und Artefakten über einen Sprint hinweg

Modul 3 – Scrum im Berufsalltag anwenden Wissen über Scrum allein reicht nicht – dieser Block überträgt die Konzepte auf den konkreten Arbeitsalltag.

• Vorbereitung und Durchführung eines fokussierten Daily
• Umgang mit Störungen und ungeplanten Anfragen während eines Sprints
• Kommunikation von Fortschritt gegenüber Stakeholdern
• typische Missverständnisse und Fehlanwendungen von Scrum
• Umgang mit teilweise agilen, teilweise klassischen Projektumfeldern
• persönliche Rolle und Beitrag innerhalb eines Scrum-Teams finden

Modul 4 – Microsoft Outlook für die tägliche Organisation Unabhängig von Scrum braucht der Projektalltag verlässliche Werkzeuge für Kommunikation und Terminplanung – dieser Block vertieft Outlook.

• E-Mail-Organisation mit Ordnern, Regeln und Kategorien
• Termin- und Serientermin-Planung
• Besprechungsanfragen und Kalenderfreigaben im Team
• Verwaltung von Kontakten für den Projektalltag
• Aufgabenlisten und Wiedervorlagen zur Selbstorganisation
• Grundeinstellungen für einen übersichtlichen Posteingang

Praxis-Block – Anwendung und Übung Beide Themenbereiche werden durch eigenständige Übungen vertieft, damit die Inhalte im konkreten Arbeitsalltag ankommen.

• Nachstellen eines vollständigen Sprints mit allen Ereignissen anhand eines Beispielprojekts
• Übung zur Vorbereitung eines kurzen, fokussierten Daily
• Aufbau eines einfachen Product Backlogs zur Veranschaulichung
• Rückschausübung zu typischen Scrum-Missverständnissen anhand von Praxisbeispielen
• Simulation einer Retrospektive mit konkreten Verbesserungsvorschlägen
• Einrichten einer strukturierten Ordner- und Regelwerklogik in Outlook
• Planung eines Serientermins für wiederkehrende Team-Meetings
• Abstimmung mehrerer Kalender fiktiver Projektbeteiligter
• Aufbau einer Aufgabenliste mit Prioritäten für den Arbeitsalltag
• Einrichten von Kategorien zur Unterscheidung unterschiedlicher Projektthemen
• Übung zur schnellen Wiederauffindbarkeit älterer E-Mails über Suchordner
• Zusammenführen von Sprint-Rhythmus und Outlook-Kalender zu einer stimmigen Wochenplanung

Die beiden Bausteine bleiben inhaltlich eigenständig, ergänzen sich im Alltag aber sinnvoll: Scrum liefert den Rhythmus und die Struktur der Zusammenarbeit, Outlook das Werkzeug, um diesen Rhythmus im eigenen Kalender und Posteingang abzubilden. Am Ende steht ein praxisnahes Grundverständnis von Scrum, das auch ohne Vorerfahrung sofort im Team anwendbar ist, sowie die Fähigkeit, die eigene tägliche Kommunikation und Terminplanung mit Outlook spürbar aufzuräumen.

Die Weiterbildung richtet sich an Personen, die neu mit agilen Arbeitsweisen in Berührung kommen und gleichzeitig ihre tägliche Büroorganisation professionalisieren möchten.

• Einsteigerinnen und Einsteiger, die erstmals in einem Scrum-Team mitarbeiten
• Projektmanagerinnen und Projektmanager, die sich in agile Arbeitsweisen einarbeiten
• Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter mit Berührungspunkten zu Projektteams
• Personen, die Microsoft Outlook im Berufsalltag strukturierter nutzen möchten
• Interessierte, die ein solides Scrum-Grundverständnis für den Einstieg in agile Rollen suchen

Der Scrum-Teil arbeitet mit einem durchgehenden Beispielprojekt, an dem ein vollständiger Sprint mit allen Ereignissen nachvollzogen wird, sodass abstrakte Begriffe wie Daily oder Retrospektive konkret erlebbar werden. Der Outlook-Teil ist stärker werkzeugorientiert und arbeitet direkt in der Software an alltagsnahen Organisationsaufgaben wie Terminplanung und E-Mail-Verwaltung. Beide Teile lassen sich unabhängig voneinander durcharbeiten.

Der Kurs verbindet einen kompakten Scrum-Grundlagenteil mit einem praxisorientierten Outlook-Teil. Durch die klare Trennung der beiden Bausteine lässt sich der Lernfortschritt in jedem Bereich einzeln verfolgen, unabhängig vom gewählten zeitlichen Format.

Der Kurs schließt mit einem Lehrgangszertifikat des Kursanbieters ab, das die behandelten Grundlagen aus Scrum und Outlook dokumentiert. Wahlweise kann eine Prüfungsvorbereitung auf eine anerkannte Zertifizierung im agilen Projektmanagement Teil des Kurses sein.

Ein solides Grundverständnis von Scrum senkt die Einstiegshürde für die Mitarbeit in agilen Teams erheblich: Wer weiß, wozu ein Daily dient, was ins Product Backlog gehört und wie eine Retrospektive abläuft, kann sich in bestehenden Teams deutlich schneller orientieren und aktiv einbringen. Die parallele Vertiefung in Outlook trägt einer oft unterschätzten Realität Rechnung: Ein großer Teil der täglichen Projektkommunikation läuft über E-Mail und Kalender. Wer Ordner, Regeln, Serientermine und Kalenderfreigaben sicher beherrscht, reduziert Reibungsverluste im Alltag spürbar und gewinnt Zeit für die inhaltliche Arbeit. In der Kombination entsteht ein pragmatisches Fundament für den Projektalltag: theoretisch fundiertes Grundwissen über agiles Arbeiten auf der einen Seite, unmittelbar einsetzbare Organisationsfähigkeit im täglichen Werkzeug Outlook auf der anderen – zwei Bausteine, die sich im Berufsalltag gegenseitig tragen.