Arbeitsabläufe automatisieren mit Microsoft Copilot – Kurs

Diese Weiterbildung zeigt, wie sich wiederkehrende Arbeitsabläufe mithilfe von Microsoft Copilot strukturiert bearbeiten und beschleunigen lassen. Im Mittelpunkt stehen produktives Prompting, die kritische Bewertung von KI-Ergebnissen und deren nachvollziehbare Einbindung in den digitalen Arbeitsalltag. Der Kurs richtet sich an alle, die Daten erfassen, aufbereiten oder auswerten und dabei KI-gestützte Werkzeuge fachlich fundiert nutzen möchten.

Die Weiterbildung führt in vier aufeinander aufbauenden Schritten von der fachlichen Einordnung des KI-Einsatzes bis zur dauerhaften Integration in wiederkehrende Arbeitsabläufe. KI-Einsatz fachlich einordnen: Bevor Werkzeuge eingesetzt werden, steht die Einordnung des eigenen Anwendungsfalls im Mittelpunkt.

• Übertragung des Themas Arbeitsabläufe automatisieren auf konkrete eigene Arbeitsabläufe
• Rückschau generativer KI hinsichtlich Anwendungsgrenzen, Qualitätssicherung und Datenschutz
• Auswahl geeigneter Prompt- und Prüfstrategien je nach Anwendungsfall
• Einordnung typischer Fehlerquellen bei KI-gestützter Arbeit
• Abgrenzung sinnvoller von ungeeigneten Automatisierungsvorhaben

Arbeitsstände mit Microsoft Copilot verfeinern: Praktischer Einsatz von Copilot für konkrete Arbeitsergebnisse.

• Gezielter Einsatz von Copilot für Entwürfe und Strukturierung
• Erstellung mehrerer Varianten zur Entscheidungsfindung
• Iterative Verbesserung von KI-Ergebnissen
• Anpassung von Arbeitsständen an den konkreten Arbeitszweck
• Nachvollziehbare Dokumentation der Bearbeitungsschritte

Qualität und Relevanz bewerten: Kritische Prüfung KI-generierter Ergebnisse vor der Weiterverwendung.

• Einschätzung von Qualität, Relevanz und Risiken von KI-Ergebnissen
• Überführung von Ergebnissen in Texte, Abstimmungen und Präsentationen
• Einordnung von Praxisprojekten anhand realer Beispiele
• Entwicklung eigener Workflows für den verantwortungsvollen Einsatz
• Rückschau über den sinnvollen Grad der Automatisierung im eigenen Arbeitsumfeld

Einbindung in wiederkehrende Workflows: Verstetigung des Gelernten im beruflichen Alltag.

• Durchdachter Einsatz von KI-Grundlagen, Prompting und Qualitätsprüfung im Alltag
• Anwendung von Datenkompetenz und Datenqualität als Arbeitsgrundlage
• Strukturierte Auswertung als fester Bestandteil der Arbeitsroutine
• Produktive Integration von Microsoft-365- und KI-Werkzeugen in den eigenen Workflow
• Aufbau eines wiederholbaren, dokumentierten Automatisierungsprozesses

Über die vier Module hinweg wird an praxisnahen Beispielaufgaben gearbeitet, die typischen Bürotätigkeiten nachempfunden sind: das Verdichten längerer Dokumente, das Erstellen von Entwurfsvarianten für Abstimmungen oder die strukturierte Aufbereitung von Informationen für Präsentationen. Dabei liegt der Fokus durchgehend darauf, KI-Ergebnisse nicht ungeprüft zu übernehmen, sondern gezielt zu prüfen und in den eigenen fachlichen Kontext einzuordnen. Am Ende der Weiterbildung steht damit nicht nur die Bedienung eines einzelnen Werkzeugs, sondern ein wiederholbarer, nachvollziehbarer Ansatz für den Umgang mit KI-Unterstützung im Arbeitsalltag. Als durchgängiger Praxisstrang bearbeitet jede teilnehmende Person ein eigenes kleines Automatisierungsvorhaben aus ihrem Arbeitsumfeld, das folgende Teilschritte umfasst.

• Auswahl eines konkreten, wiederkehrenden Arbeitsschritts aus dem eigenen Berufsalltag
• Formulierung mehrerer Prompt-Varianten für denselben Arbeitsschritt
• Vergleich der erzeugten Ergebnisse hinsichtlich Qualität und Nutzbarkeit
• Anpassung eines Prompts anhand von Zwischenfeedback
• Prüfung eines KI-generierten Textentwurfs auf sachliche Richtigkeit
• Überarbeitung eines KI-Ergebnisses für eine konkrete Präsentation
• Aufbau einer kurzen Checkliste zur Qualitätsprüfung eigener KI-Ergebnisse
• Dokumentation des eigenen Automatisierungsvorhabens Schritt für Schritt
• Identifikation von Stellen, an denen KI-Unterstützung keinen Mehrwert bringt
• Abstimmung des eigenen Workflows mit einer Beispielaufgabe aus dem Kurs
• Rückschau über Datenschutzaspekte des gewählten Anwendungsfalls
• Abschließende Präsentation des eigenen Automatisierungsvorhabens im Plenum

Durch diese individuelle Ausrichtung bleibt der Praxisbezug hoch, da jede teilnehmende Person die Methoden direkt an einer für sie relevanten Aufgabenstellung erprobt.

Der Kurs richtet sich an Personen, die sich im Bereich Daten und Künstliche Intelligenz beruflich qualifizieren oder vorhandene Kenntnisse gezielt ausbauen möchten.

• Berufstätige, die Daten erfassen, aufbereiten oder auswerten
• Personen mit ersten Erfahrungen in digitalen Arbeitsprozessen, die KI-Werkzeuge strukturiert einsetzen möchten
• Fachkräfte, die wiederkehrende Büroaufgaben effizienter gestalten möchten
• Wiedereinsteigende, die ihre digitalen Kompetenzen um aktuelle KI-Werkzeuge erweitern möchten

Der Kurs findet im Combined-Learning-Format statt und wird überwiegend in Vollzeit angeboten, mit Teilzeitoptionen für einzelne Abschnitte. Praxisnahe Übungsaufgaben mit Microsoft Copilot stehen im Vordergrund, ergänzt durch begleitete Rückschau der erzielten Ergebnisse.

Die Weiterbildung ist kompakt angelegt und führt in vier Schritten von der fachlichen Einordnung des KI-Einsatzes bis zur dauerhaften Integration in den eigenen Arbeitsalltag. Der modulare Aufbau ermöglicht eine schrittweise Steigerung der Komplexität der bearbeiteten Aufgaben.

Der Kurs schließt mit einer trägerinternen Abschlussprüfung und einem Trägerzertifikat zu Arbeitsabläufe automatisieren mit Microsoft Copilot für Digital Professional ab. Ein staatlich geregelter Abschluss ist nicht Bestandteil der Weiterbildung.

KI-gestützte Werkzeuge wie Microsoft Copilot verändern zunehmend, wie Büroarbeit organisiert wird – von der Texterstellung über die Datenaufbereitung bis zur Vorbereitung von Präsentationen. Wer diese Werkzeuge nicht nur bedienen, sondern deren Ergebnisse auch kritisch einschätzen kann, verschafft sich einen klaren Vorteil gegenüber einem rein oberflächlichen Umgang mit KI. Der Kurs setzt bewusst auf den gesamten Ablauf von der Anfrage über die Prüfung bis zur Weiterverarbeitung, statt sich auf einzelne Prompting-Tricks zu beschränken. Dadurch entsteht ein Verständnis dafür, an welcher Stelle im eigenen Arbeitsablauf KI-Unterstützung tatsächlich Zeit spart und wo eine manuelle Prüfung unverzichtbar bleibt. Für Berufstätige in datenintensiven oder bürolastigen Tätigkeiten bietet die Weiterbildung damit einen unmittelbar anwendbaren Kompetenzzuwachs: Die entwickelten Workflows lassen sich direkt im aktuellen Job einsetzen, ohne dass eine komplette Umstellung der eigenen Arbeitsweise notwendig wäre. Da jede teilnehmende Person am Ende ein eigenes, aus dem realen Arbeitsumfeld stammendes Automatisierungsvorhaben vorweisen kann, lässt sich der erzielte Nutzen unmittelbar nach Kursende im eigenen Unternehmen demonstrieren, statt erst in einem separaten Schritt auf die eigene Tätigkeit übertragen werden zu müssen.