Assistent/in im Projektmanagement

Projektassistentinnen und Projektassistenten sind das organisatorische Rückgrat moderner Projektarbeit. Sie koordinieren Besprechungen, pflegen Projektpläne, erstellen Kalkulationen und Berichte, kommunizieren mit Stakeholdern und halten im Hintergrund die Fäden zusammen – während Projektleitungen die strategische Richtung vorgeben. Dieser Lehrgang bereitet gezielt auf genau diese Rolle vor: mit einer fundierten Einführung in PRINCE2 Foundation als international verbreitete Projektmanagementmethode, einer Qualifizierung in Agile Scrum für moderne Teamprojekte, einer praxisnahen Schulung in Microsoft Project als Planungssoftware und den MOS-Zertifizierungen in Excel und PowerPoint – den meistgenutzten Werkzeugen im Projektalltag. Das Besondere an dieser Kombination ist ihr direkter Bezug zur tatsächlichen Arbeitspraxis in Projektassistenz-Rollen. Wer in einem PRINCE2-organisierten Projekt mitarbeitet, muss die Grundbegriffe, Dokumente und Rollenteilung verstehen, ohne selbst Projektleitung zu sein. Wer in einem agil arbeitenden Team koordiniert, braucht ein Verständnis von Sprints, Backlogs und Scrum-Rollen. Und wer Projektpläne in MS Project pflegt oder Statusberichte in Excel und Präsentationen in PowerPoint erstellt, braucht die technische Sicherheit, die die MOS-Zertifizierungen dokumentieren.

Modul 1: PRINCE2 Foundation PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) ist eine prozessorientierte, skalierbare Projektmanagementmethode, die weltweit in privatwirtschaftlichen und öffentlichen Organisationen eingesetzt wird. Für die Projektassistenz bedeutet PRINCE2-Kenntnis: Sprache verstehen, Dokumente richtig einordnen und die eigene Rolle im Projektprozess klar verorten. Dieses Modul vermittelt das Foundation-Niveau – keine Projektleitungskompetenzen, aber ein belastbares Grundverständnis, das in der täglichen Zusammenarbeit sofort einsetzbar ist.

• Allgemeines Grundverständnis der PRINCE2-Projektmanagementmethode
• Grundvokabular: Projekt, Programm, Produkt, Qualität, Risiko im PRINCE2-Kontext
• Die sieben Prinzipien von PRINCE2 und ihre praktische Bedeutung
• Projektstrukturierung: Management-Phasen, Produktfluss, Rollenteilung
• PRINCE2-Prozesse im Überblick: Initiieren, Steuern, Managen, Abschließen
• Vorbereitung auf die PRINCE2-Foundation-Prüfung

Modul 2: Agile Scrum Scrum hat sich über Softwareentwicklung hinaus in viele Branchen und Projekte ausgebreitet. Für die Projektassistenz bedeutet das, dass Besprechungen nach Scrum-Ritualen strukturiert sind, Prioritäten über Backlogs verwaltet werden und Fortschritt in Sprints gemessen wird. Dieses Modul gibt das notwendige Verständnis, um in Scrum-Teams koordinierend mitzuwirken.

• Agile Konzepte und das Scrum-Wertesystem
• Scrum-Rollen: Product Owner, Scrum Master, Entwicklungsteam
• Scrum-Artefakte: Product Backlog, Sprint Backlog, Inkrement
• Scrum-Rituale: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Retrospektive
• Schätzverfahren: Story Points, Planning Poker, Velocity
• Monitoring: Burn-down-Charts, Kanban-Boards als Steuerungswerkzeuge

Modul 3: Microsoft Project (Level 1 und 2) Microsoft Project ist das Standardwerkzeug für Terminplanung, Ressourcenverwaltung und Fortschrittskontrolle in größeren Projekten. Projektassistentinnen pflegen Projektpläne, aktualisieren Meilensteinlisten und erstellen Berichte – die technische Sicherheit im Umgang mit MS Project ist dafür unerlässlich.

• Level 1: Grundlagen der Projektplanung, Vorgangslisten anlegen, Verknüpfungen setzen
• Ressourcenzuweisung und grundlegende Budgetverfolgung in MS Project
• Ansichten: Gantt-Diagramm, Netzplan, Ressourcenübersicht
• Level 2: Fortgeschrittene Funktionen zur Ressourcenoptimierung und Terminverfolgung
• Berichte und Statusübersichten für die Projektkommunikation generieren
• Typische Pflegeaufgaben in laufenden Projekten mit MS Project erledigen

Modul 4: Microsoft Office Specialist Excel (Level 1–3 + MOS-Prüfung) Excel ist in der Projektassistenz allgegenwärtig: Kostenauswertungen, Ressourcenlisten, Fortschrittsberichte, Angebotskalkulationen – all das läuft über Tabellenkalkulationen. Das MOS-Zertifikat dokumentiert fachlich verifizierten Kenntnisstand auf drei Niveaus und ist damit auf dem Arbeitsmarkt ein klar kommunizierbarer Nachweis.

• Level 1: Grundlegende Tabellenoperationen, Formeln, Formatierung, Diagramme
• Level 2: Erweiterte Datenbankfunktionen, Pivot-Tabellen, Arbeitsmappen, Datum-/Zeitfunktionen
• Level 3: Fortgeschrittene Funktionen (WENN, SVERWEIS, Textfunktionen), Datenaustausch, Pivot-Charts
• Vorbereitung auf die MOS-Zertifizierungsprüfung Microsoft Office Specialist Excel

Modul 5: Microsoft Office Specialist PowerPoint (Level 1–2 + MOS-Prüfung) Präsentationen sind in der Projektarbeit ein zentrales Kommunikationsmittel – für Statusupdates, Stakeholder-Informationen und Projektergebnisse. Dieses Modul vermittelt den professionellen Umgang mit PowerPoint von Grundlayout bis zur strukturierten Inhaltspräsentation.

• Level 1: Grundlagen der Präsentationserstellung, Layouts, Foliendesign, Basisanimationen
• Level 2: Fortgeschrittene Gestaltungsoptionen, Diagramme, Masterfolien, Exportfunktionen
• Vorbereitung auf die MOS-Zertifizierungsprüfung Microsoft Office Specialist PowerPoint

Praxis-Block: Projektassistenz-Szenarien Die Inhalte der fünf Module werden in praxisnahen Aufgaben verknüpft, die typische Arbeitssituationen einer Projektassistenz abbilden. Ziel ist es, methodisches Wissen und Werkzeugkompetenz in direkten Handlungszusammenhang zu bringen.

• Anlegen eines PRINCE2-konformen Projektsteckbriefs auf Basis eines Fallszenarios
• Erstellen eines Sprint-Backlogs für ein Beispielprojekt im Scrum-Format
• Projektplan in MS Project aus vorgegebenen Meilensteinen und Vorgängen aufbauen
• Excel-Kostenübersicht für ein simuliertes Projektbudget erstellen und auswerten
• PowerPoint-Statusbericht für einen Projektlenkungsausschuss gestalten
• Kombinationsaufgabe: Projektbericht mit MS Project, Excel und PowerPoint gemeinsam erstellen
• Musteraufgaben aus dem PRINCE2-Foundation-Prüfungsformat bearbeiten
• Aufgaben aus dem EXIN-Scrum-Foundation-Format durcharbeiten
• MOS-Übungsszenarien für Excel und PowerPoint unter Prüfungsbedingungen absolvieren
• Nachbesprechung häufiger Fehler in allen fünf Teilbereichen
• Diskussion realer Arbeitssituationen in Projektassistenz-Rollen
• Auswertung eigener Stärken und Entwicklungsfelder über alle Module hinweg

Dieser Lehrgang richtet sich an Personen, die eine Tätigkeit als Projektassistenz anstreben oder bestehende Kenntnisse in einem konkreten Qualifizierungsabschluss bündeln möchten.

• Berufseinsteiger und Quereinsteiger mit Interesse an administrativer Projektarbeit
• Kaufmännische Fachkräfte, die in projektbasierte Arbeitsbereiche wechseln möchten
• Büro- und Verwaltungskräfte, die methodisches PM-Wissen aufbauen wollen
• Sekretärinnen und Assistenzkräfte, die ihre Rolle in Projekten systematisch stärken möchten
• Personen, die mit anerkannten Zertifizierungen ihr Berufsprofil schärfen wollen

Der Lehrgang wird im Combined-Learning-Format durchgeführt, das Präsenz- oder Live-Online-Unterricht mit angeleiteten Selbststudienphasen verbindet. Lehrmaterialien, virtuelle Übungsumgebungen (Labs) und Prüfungsvorbereitungsunterlagen sind im Programm enthalten. Vollzeit- und Teilzeitoptionen stehen zur Verfügung. Die synchronen Live-Phasen ermöglichen direkten Austausch mit Dozenten und anderen Teilnehmenden.

Die Gesamtlaufzeit hängt von der gewählten Intensität ab. Das Vollzeitformat erlaubt es, alle fünf Module einschließlich Prüfungsvorbereitung in mehreren Monaten abzuschließen. Teilzeitvarianten sind möglich und strecken den Lernpfad entsprechend. Die MOS-Zertifizierungsprüfungen werden separat abgelegt.

Das Programm führt zu mehreren Abschlüssen: dem PRINCE2-Foundation-Zertifikat (von Axelos), dem EXIN-Agile-Scrum-Foundation-Zertifikat sowie den MOS-Zertifizierungen in Excel und PowerPoint von Microsoft. Diese Herstellerzertifikate sind international anerkannte, prüfungsbasierte Nachweise. Ergänzend stellt der Bildungsträger ein Lehrgangszertifikat aus, das die Gesamtteilnahme dokumentiert.

Projektassistenz ist eine Rolle, die in Unternehmen aller Größen und Branchen gesucht wird – besonders dann, wenn die Komplexität der Projekte steigt und Projektleitungen Entlastung bei der administrativen Steuerung benötigen. Die Herausforderung für Bewerberinnen liegt darin, dass „Projektassistenz" auf dem Papier vage klingt, im Alltag aber sehr konkrete Kompetenzen voraussetzt: Methodenkenntnisse, Planungswerkzeuge und sichere Office-Kenntnisse. Dieser Lehrgang schärft genau dieses Profil. Wer PRINCE2 Foundation, Scrum, MS Project und beide MOS-Zertifizierungen abgeschlossen hat, kann in einem Vorstellungsgespräch klar benennen, was sie oder er kann – und mit Zertifikaten belegen. Das ist ein konkreter Unterschied gegenüber allgemeinen „PM-Grundlagenkursen" ohne abschließende Prüfung. Besonders für Quereinsteiger ist die Kombination wertvoll: Die methodischen Zertifikate (PRINCE2, Scrum) öffnen Türen in Bereiche, die sonst eine PM-spezifische Ausbildung voraussetzen. Die MOS-Zertifizierungen in Excel und PowerPoint ergänzen das Profil um Nachweise, die Personalverantwortliche unmittelbar einordnen können.