Büro- & Projektorganisation mit SAP S/4HANA – Zertifizierung

Büroorganisation und Projektarbeit laufen in vielen Unternehmen längst nicht mehr getrennt von den SAP-gestützten Geschäftsprozessen ab, die Einkauf, Vertrieb und Finanzbuchhaltung miteinander verbinden. Dieses Programm bündelt deshalb drei Bereiche: die organisatorischen Grundlagen von Büro- und Projektarbeit, die international anerkannte PRINCE2-Zertifizierung von Foundation bis Practitioner sowie SAP-S/4HANA-Kenntnisse, die von der Anwendernavigation bis zur Integration zentraler Geschäftsprozesse wie Beschaffung, Vertrieb und Finanzbuchhaltung reichen. Am Ende verfügen Teilnehmende über ein Profil, das organisatorisches Geschick, Projektmanagement-Methodik und SAP-Prozessverständnis miteinander verbindet.

Block 1 — Büro- und Projektorganisation im Unternehmensalltag Dieser Baustein vermittelt die organisatorischen Grundlagen, mit denen sich sowohl das laufende Tagesgeschäft als auch einzelne Projektvorhaben strukturiert begleiten lassen.

• Systematische Ablage- und Dokumentationsstrukturen für Büro und Projekte
• Termin- und Aufgabenverfolgung über mehrere parallele Vorgänge hinweg
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen
• Kommunikation zwischen Fachabteilungen, Projektbeteiligten und externen Ansprechpartnern
• Priorisierung von Aufgaben bei wechselnden Anforderungen
• Grundlagen professioneller Geschäftskorrespondenz

Block 2 — PRINCE2 Foundation und Practitioner Da die Practitioner-Stufe eine bestandene Foundation-Prüfung voraussetzt, führt dieser Block von den methodischen Grundlagen bis zur praktischen Anwendung von PRINCE2.

• Die sieben Prinzipien und sieben Themen von PRINCE2 im Überblick
• Die Prozesse von PRINCE2 von der Projektvorbereitung bis zum Abschluss
• Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der PRINCE2-Projektorganisation
• Tailoring von PRINCE2 auf kleinere, organisatorisch geprägte Vorhaben
• Managementprodukte wie Projektinitiierungsdokumentation und Phasenpläne erstellen
• Risiken, Qualität und Toleranzen im Projektverlauf systematisch steuern

Block 3 — SAP S/4HANA: Geschäftsprozesse und Integration Aufbauend auf den Grundlagen der Systemnavigation widmet sich dieser Block der Frage, wie zentrale Geschäftsprozesse in SAP S/4HANA ineinandergreifen.

• Navigation und Grundstruktur eines SAP-S/4HANA-Systems
• Der Beschaffungsprozess von der Bestellung bis zum Wareneingang
• Der Vertriebsprozess von der Anfrage bis zur Rechnungsstellung
• Verknüpfung von Beschaffung, Vertrieb und Finanzbuchhaltung im System
• Stammdaten und Belege entlang eines vollständigen Geschäftsprozesses verfolgen
• Auswertungen zu prozessübergreifenden Kennzahlen abrufen

Block 4 — Projekte an SAP-gestützten Schnittstellen leiten Der vierte Block führt Büro-/Projektorganisation, PRINCE2 und SAP-Prozessverständnis zusammen: Wie lässt sich ein kleineres Verbesserungsvorhaben an einer SAP-gestützten Schnittstelle strukturiert leiten?

• Schwachstellen an Schnittstellen zwischen SAP-gestützten Abteilungen erkennen
• Ein Verbesserungsvorhaben an einer solchen Schnittstelle als PRINCE2-Projekt aufsetzen
• Abhängigkeiten zwischen Fachabteilungen als Projektrisiken einordnen
• Stakeholder aus unterschiedlichen SAP-nutzenden Abteilungen koordinieren
• Fortschritt eines prozessnahen Verbesserungsvorhabens dokumentieren
• Ergebnisse eines solchen Vorhabens für die Geschäftsleitung aufbereiten

Praxisblock — Von der Büroorganisation zum SAP-nahen Projekt

• Eine Dokumentations- und Ablagestruktur für ein fiktives Büro entwerfen
• Eine Terminplanung für mehrere parallele Vorgänge erstellen
• Einen Geschäftsprozess vom Beschaffungsvorgang bis zur Rechnung in einer SAP-Übungsumgebung nachvollziehen
• Stammdaten und einen Beleg entlang dieses Prozesses anlegen und verfolgen
• Eine Schwachstelle an einer Schnittstelle zwischen zwei Fachabteilungen identifizieren
• Eine Geschäftsrechtfertigung für ein Verbesserungsvorhaben an dieser Schnittstelle ausarbeiten
• Einen Projektinitiierungsplan nach PRINCE2 für dieses Vorhaben erstellen
• Ein Risikoregister für prozessübergreifende Abhängigkeiten anlegen
• Eine Stakeholder-Übersicht aus mehreren SAP-nutzenden Abteilungen erstellen
• Eine Phasenplanung für das Verbesserungsvorhaben entwerfen
• Eine Auswertung zu prozessübergreifenden Kennzahlen abrufen und interpretieren
• Eine abschließende Dokumentation aus Organisations-, Projekt- und SAP-Perspektive erstellen

Die Kombination aus Büro- und Projektorganisation, PRINCE2 und SAP-S/4HANA-Prozessintegration ist bewusst so gewählt, dass keiner der drei Bereiche isoliert bleibt: Wer im Büroalltag organisiert, stößt regelmäßig auf SAP-gestützte Abläufe, die Abteilungsgrenzen überschreiten, und profitiert davon, solche Verbesserungsvorhaben auch als strukturiertes Projekt führen zu können. Gerade an der Schnittstelle zwischen klassischer Büroorganisation und SAP-gestützten Geschäftsprozessen entsteht in vielen Unternehmen ein Qualifikationsbedarf, der von keinem der drei Bereiche allein gedeckt wird.

Das Programm richtet sich an Personen, die organisatorische Kompetenz mit Projektmanagement-Methodik und SAP-Prozessverständnis verbinden möchten.

• Arbeitsuchende Fachkräfte mit Erfahrung im Projektmanagement, die ihre Kenntnisse erweitern möchten
• Projektmanagement-Interessierte mit Vorwissen, die ihre berufliche Zukunft in diesem Bereich sehen
• Fach- und Führungskräfte, die ihre Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeiten erweitern möchten
• Quer- und Wiedereinsteigende sowie Hochschulabgänger:innen, die eine breite Zusatzqualifikation suchen

Die drei Themenbereiche werden aufeinander aufbauend vermittelt, sodass PRINCE2- und SAP-Inhalte unmittelbar auf die organisatorischen Grundlagen des ersten Blocks bezogen werden können. Theoretische Einheiten wechseln sich mit praktischen Übungen in einer SAP-Übungsumgebung und mit PRINCE2-Fallbeispielen ab, in denen ein durchgehendes Verbesserungsvorhaben bearbeitet wird.

Der zeitliche Umfang richtet sich nach dem gewählten Anbieter und der jeweiligen Terminvariante. Da drei inhaltlich unterschiedliche Bereiche kombiniert werden, sollte ausreichend Zeit für die Verknüpfung der Themen eingeplant werden.

Nach Abschluss stehen mehrere Nachweise: die offiziellen PRINCE2-Zertifizierungen Foundation und Practitioner (Axelos), ein trägerinternes trägerinternes Zertifikat sowie SAP-Zertifikate auf zwei Ebenen — das SAP-S/4HANA-Anwenderzertifikat Foundation Level und das aufbauende Zertifikat zur Geschäftsprozessintegration mit SAP S/4HANA. Die PRINCE2-Practitioner-Zertifizierung muss alle drei Jahre rezertifiziert werden, die Foundation-Stufe bleibt unbefristet gültig.

Dieses Programm setzt bewusst genau an der Stelle an, an der viele Unternehmen eine Lücke haben: zwischen klassischer Büroorganisation, strukturiertem Projektmanagement und dem Verständnis dafür, wie SAP-gestützte Geschäftsprozesse tatsächlich zusammenhängen. Die SAP-Zertifikate auf zwei Ebenen dokumentieren dabei nicht nur Grundkenntnisse, sondern auch ein vertieftes Verständnis für die Integration von Geschäftsprozessen — eine Qualifikation, die in SAP-nutzenden Unternehmen branchenübergreifend gefragt ist, unabhängig davon, ob der eigene Arbeitsplatz später im Büro, im Projekt oder an der Schnittstelle zwischen beiden liegt. Die erworbenen Kenntnisse lassen sich anschließend unterschiedlich einsetzen: im klassischen Büro- und Projektmanagement, in SAP-naher Prozessarbeit oder in einer Projektassistenz mit ausgeprägtem SAP-Bezug — welche Richtung überwiegt, muss zu Kursbeginn noch nicht feststehen.