DATEV - Modul 2: Lohn und Gehalt

Dieses Modul vermittelt die theoretischen Grundlagen und die praktische Anwendung der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit der DATEV-Software. Im Mittelpunkt stehen zentrale Begriffe der Entgeltabrechnung, der Ablauf einer korrekten Abrechnung sowie deren Umsetzung in DATEV für unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse. Der Kurs richtet sich an Personen, die sich für eine Tätigkeit in der Personal- oder Lohnbuchhaltung qualifizieren möchten, unabhängig davon, ob bereits ein kaufmännischer Berufsabschluss vorliegt.

Modul 1 legt die begrifflichen und rechtlichen Grundlagen der Entgeltabrechnung, bevor es an die praktische Arbeit in DATEV geht.

• Grundbegriffe: Bruttoentgelt, Nettoentgelt, Abzüge, Freibeträge
• Der grundsätzliche Ablauf einer monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Lohnsteuerklassen und ihre Wirkung auf die Abrechnung im Überblick
• Grundlagen der Sozialversicherung: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
• Unterscheidung von Lohn (nach Stunden) und Gehalt (fest vereinbart)
• Bedeutung von Mindestlohn- und Nachweispflichten für die Abrechnung

Modul 2 behandelt unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse und ihre jeweiligen Besonderheiten in der Abrechnung.

• Abrechnung von Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten
• Besonderheiten bei Minijobs und geringfügiger Beschäftigung
• Kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse und ihre abrechnungstechnischen Grenzen
• Umgang mit Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld
• Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit in der Abrechnung
• Grundzüge der Abrechnung bei Krankheit, Mutterschutz und Elternzeit

Modul 3 führt in die praktische Arbeit mit der DATEV-Software ein und stellt die relevanten Programmbereiche für die Lohnabrechnung vor.

• Aufbau und Navigation der DATEV-Lohnabrechnungsmasken
• Anlegen und Pflegen von Personalstammdaten in DATEV
• Erfassen von Bewegungsdaten wie Fehlzeiten, Zuschlägen und Sonderzahlungen
• Durchführung eines vollständigen Abrechnungslaufs in DATEV
• Auswertung von Abrechnungsergebnissen und Verdienstbescheinigungen
• Korrektur und Nachbearbeitung fehlerhafter Abrechnungspositionen

Modul 4 vertieft die praktische Anwendung anhand unterschiedlicher Abrechnungsfälle und rundet mit organisatorischen Aspekten der Entgeltabrechnung ab.

• Abrechnung typischer Beschäftigungsfälle mit unterschiedlichen Steuerklassen
• Umgang mit rückwirkenden Korrekturen in laufenden Abrechnungen
• Grundlagen der elektronischen Meldeverfahren im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung
• Erstellung und Prüfung von Lohnjournalen und Auswertungen
• Zusammenspiel von Personalabteilung, Finanzbuchhaltung und DATEV-Datenaustausch
• Dokumentationspflichten und Aufbewahrung von Abrechnungsunterlagen

Der Praxisteil bildet den Schwerpunkt des Moduls und stellt sicher, dass die Teilnehmenden Lohnabrechnungen eigenständig in DATEV durchführen können.

• Anlegen mehrerer Musterpersonalfälle mit unterschiedlichen Beschäftigungsarten
• Erfassen vollständiger Stammdatensätze inklusive Steuer- und Sozialversicherungsangaben
• Buchen von Bewegungsdaten für einen kompletten Abrechnungsmonat
• Durchführen eines Abrechnungslaufs für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig
• Vergleich von Brutto-Netto-Berechnungen bei unterschiedlichen Steuerklassen
• Abrechnung eines Minijob-Falls mit den geltenden Verdienstgrenzen
• Bearbeitung einer kurzfristigen Beschäftigung mit korrekter Fristenprüfung
• Erfassen von Zuschlägen für Nacht- und Feiertagsarbeit in einem Beispielfall
• Korrektur einer fehlerhaften Abrechnung im laufenden Monat
• Erstellen und Interpretieren von Verdienstbescheinigungen
• Auswertung eines Lohnjournals über mehrere Abrechnungsperioden
• Übungen zur Plausibilitätsprüfung kompletter Abrechnungsläufe
• Nachvollziehen einer rückwirkenden Korrektur über zwei Abrechnungsmonate hinweg
• Abgleich eines Abrechnungsergebnisses mit einer vorgegebenen Kontrollrechnung von Hand

Durch die Kombination aus rechtlichem Grundwissen und intensivem Üben in der DATEV-Oberfläche entsteht ein realistisches Bild der täglichen Arbeit in der Entgeltabrechnung. Die Übungsfälle orientieren sich an typischen Konstellationen aus kleinen und mittleren Unternehmen, sodass die Teilnehmenden nicht nur einzelne Funktionen der Software kennenlernen, sondern den vollständigen Ablauf von der Stammdatenanlage bis zur fertigen Abrechnung mehrfach durchlaufen. Am Ende des Moduls können die Teilnehmenden eigenständig Lohn- und Gehaltsabrechnungen für unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse in DATEV erstellen und deren Ergebnisse fachlich einordnen.

Das Modul richtet sich an Personen, die in die Entgeltabrechnung einsteigen oder ihre DATEV-Kenntnisse in diesem Bereich gezielt aufbauen möchten. Es eignet sich sowohl mit als auch ohne bestehenden kaufmännischen Berufsabschluss.

• Arbeitssuchende, die sich für die Personal- oder Lohnbuchhaltung qualifizieren möchten
• Berufsrückkehrer:innen mit Interesse an einer Tätigkeit in der Entgeltabrechnung
• Personen mit kaufmännischem Berufsabschluss, die DATEV-Kenntnisse ergänzen möchten
• Quereinsteiger:innen ohne Berufsabschluss mit ausgeprägtem Zahlenverständnis

Das Modul verbindet fachliche Grundlagen der Entgeltabrechnung mit intensivem praktischem Arbeiten in der DATEV-Software. Nach der Einführung in die rechtlichen und begrifflichen Grundlagen erfolgt die Umsetzung direkt an konkreten Personalfällen in DATEV, sodass Theorie und Anwendung eng miteinander verzahnt sind. Wiederkehrende Übungsfälle mit steigendem Schwierigkeitsgrad sichern den Lernfortschritt ab.

Der Kurs wird im Combined-Learning-Format angeboten und lässt sich überwiegend in Vollzeit, in Teilen auch in Teilzeit absolvieren. Der Umfang ist so bemessen, dass sowohl die rechtlichen Grundlagen der Entgeltabrechnung als auch die praktische Bedienung der DATEV-Lohnabrechnung ausreichend Raum erhalten.

Das Modul schließt mit einer qualifizierten Teilnahmebescheinigung des Kursanbieters ab, die die vermittelten Inhalte zur DATEV-Lohn- und Gehaltsabrechnung dokumentiert. Ein externes Herstellerzertifikat von DATEV ist für dieses Modul nicht Bestandteil der Beschreibung.

Die Entgeltabrechnung gehört zu den Bereichen, in denen praktische DATEV-Kenntnisse häufig direkt eingesetzt werden können, da die Software in vielen Unternehmen und Steuerkanzleien als Standard gilt. Wer die Abläufe und die Bedienung sicher beherrscht, kann sich unmittelbar in bestehende Abrechnungsprozesse einarbeiten. Für Quereinsteiger:innen ohne kaufmännischen Berufsabschluss bietet das Modul einen konkreten Zugang zu einem Tätigkeitsfeld, das strukturiertes Arbeiten mit einem gewissen Maß an rechtlichem Grundwissen verbindet. Für Personen mit vorhandenem Abschluss ergänzt es die theoretische Ausbildung um praxisnahe Softwarekenntnisse, die im Bewerbungsprozess häufig ausdrücklich gefragt sind. Da die Übungsfälle unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse abdecken, von Vollzeit über Teilzeit bis zu Minijobs, entsteht ein breites Verständnis, das über einen einzelnen Abrechnungstyp hinausgeht. Das erleichtert den späteren Einsatz in unterschiedlich strukturierten Unternehmen und Personalabteilungen. Hinzu kommt, dass Fehler in der Entgeltabrechnung schnell zu Nachfragen von Mitarbeitenden oder Korrekturaufwand führen. Wer gelernt hat, Abrechnungsergebnisse systematisch auf Plausibilität zu prüfen und typische Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen, reduziert dieses Risiko spürbar und gewinnt dadurch schneller Sicherheit im Tagesgeschäft einer Personal- oder Lohnbuchhaltung.