Microsoft Teams: Teamarbeit und Kommunikation – Kurs

Microsoft Teams hat sich in vielen Büros zum zentralen Werkzeug für Teamarbeit und Kommunikation entwickelt - oft ohne dass die eigentlichen Möglichkeiten der Anwendung systematisch genutzt werden. Dieser Kurs vermittelt Teams von Grund auf: von der Navigation in der Benutzeroberfläche über den sinnvollen Aufbau von Kanälen bis zur zielgerichteten Kommunikation über Unterhaltungen, Erwähnungen und Besprechungen sowie der gemeinsamen Verwaltung von Dokumenten direkt im Team.

Die vier Modulblöcke führen von der grundlegenden Navigation über den Aufbau von Kanälen und die Kommunikation bis zur gemeinsamen Dokumentenverwaltung in Teams. Modul 1 vermittelt den grundlegenden Einstieg in die Teams-Benutzeroberfläche.

• Aufbau und Navigation der Teams-Benutzeroberfläche
• Unterscheidung von Aktivität, Chat, Teams und Kalender in der Navigation
• Einordnung von Teams als zentrales Werkzeug der digitalen Zusammenarbeit
• Rollen und Berechtigungen innerhalb eines Teams
• Beitritt zu bestehenden Teams und Kanälen
• Grundlegende Einstellungen für die eigene Arbeitsumgebung in Teams

Modul 2 vermittelt Kanäle als zentrale Organisationsstruktur innerhalb eines Teams.

• Basiswissen zu Kanälen als thematische Unterteilung eines Teams
• Der Standardkanal „Allgemein" und seine Funktion
• Erstellung neuer, themenbezogener Kanäle
• Struktur und Benennung von Kanälen für eine übersichtliche Zusammenarbeit
• Sichtbarkeit und Zugriff auf einzelne Kanäle
• Pflege und Aufräumen nicht mehr benötigter Kanäle

Modul 3 vertieft die Kommunikation über Unterhaltungen, Erwähnungen und Besprechungen.

• Führen von Unterhaltungen innerhalb eines Kanals
• Unterschied zwischen Kanal-Unterhaltungen und direkten Chats
• Einsatz von Erwähnungen zur gezielten Ansprache einzelner Personen
• Organisation von Besprechungen und Anrufen direkt aus Teams
• Umgang mit Benachrichtigungen zu neuen Unterhaltungen
• Nachvollziehbarkeit von Gesprächsverläufen in Kanälen

Modul 4 behandelt Dokumente und die gemeinsame Dateiverwaltung in Teams.

• Basiswissen zum Umgang mit Dokumenten in Teams
• Hochladen von Dokumenten und Ordnern in einen Kanal
• Erstellung neuer Dokumente direkt in Teams
• Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten im Team
• Verwaltung und Organisation von Dateien innerhalb eines Kanals
• Zusammenhang zwischen Kanal-Dateien und der Dokumentablage im Hintergrund

Im Praxisteil wenden die Teilnehmenden alle vier Module an einem Beispiel-Team mit eigenen Kanälen und Dokumenten an.

• Navigation durch die Teams-Oberfläche an einem Beispiel-Team
• Beitritt zu einem bestehenden Team und Kennenlernen der Kanalstruktur
• Erstellung eines neuen, themenbezogenen Kanals
• Führen einer Unterhaltung in einem neu erstellten Kanal
• Gezielte Ansprache einer Person über eine Erwähnung
• Einrichtung und Durchführung einer kurzen Besprechung in Teams
• Hochladen eines Dokuments in den Dateien-Bereich eines Kanals
• Erstellung eines neuen Dokuments direkt in Teams
• Gemeinsame Bearbeitung eines Dokuments mit anderen Teilnehmenden
• Organisation von Ordnern für eine übersichtliche Dateiablage
• Anpassung eigener Benachrichtigungseinstellungen
• Rückschau, wie sich der eigene Arbeitsalltag mit Teams strukturieren lässt

Die vier Module sind bewusst so aufgebaut, dass zunächst die Orientierung in der Oberfläche und die Kanalstruktur stehen, bevor Kommunikation und Dokumentenarbeit als die beiden zentralen Teamarbeits-Funktionen von Teams folgen. Am Ende des Kurses können die Teilnehmenden Teams nicht nur passiv nutzen, sondern eigene Kanäle strukturieren, Unterhaltungen zielgerichtet führen und Dokumente gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen verwalten.

Der Kurs richtet sich an Büro- und Verwaltungsangestellte, die Microsoft Teams im Arbeitsalltag für Teamarbeit und Kommunikation strukturiert einsetzen möchten.

• Sachbearbeiter/innen, die künftig verstärkt in Teams-Kanälen zusammenarbeiten
• Teamassistent/innen, die Kanäle und Dokumente für ihr Team organisieren
• Projektmitarbeiter/innen, die Projektkommunikation über Teams abwickeln
• Büroassistent/innen und Bürokaufleute mit Interesse an digitaler Zusammenarbeit

Der Unterricht findet als Präsenzunterricht statt, überwiegend in Teilzeit mit einzelnen Vollzeit-Terminen. Jede Funktion - vom Anlegen eines Kanals bis zur gemeinsamen Dokumentbearbeitung - wird direkt an einem Beispiel-Team ausprobiert, statt nur an der Oberfläche gezeigt zu werden, damit die Teilnehmenden die Abläufe unmittelbar in ihren eigenen Arbeitsalltag übertragen können.

Der Kurs ist überwiegend in Teilzeit mit einzelnen Vollzeit-Terminen angelegt und gliedert sich in vier Module von der Navigation in Teams bis zur gemeinsamen Dokumentenverwaltung. Der zeitliche Schwerpunkt liegt zunächst auf der Kanalstruktur und verschiebt sich im weiteren Verlauf auf Kommunikation und Dateiarbeit.

Der Kurs schließt mit einer trägerinternen Teilnahmebescheinigung ab, die die erworbenen praktischen Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Teams dokumentiert. Es handelt sich um eine anbieterseitige Bestätigung der Kursteilnahme, nicht um eine offizielle, herstellerseitig akkreditierte Microsoft-Zertifizierungsprüfung an einem Testcenter.

In vielen Büros wird Microsoft Teams zwar täglich genutzt, aber häufig nur für einfache Chats - während Kanäle, Erwähnungen und die gemeinsame Dokumentenverwaltung ungenutzt bleiben. Wer diese Funktionen gezielt einsetzt, reduziert unübersichtliche E-Mail-Verläufe und doppelt gepflegte Dateiversionen spürbar. Gerade in Teams mit häufig wechselnden Projekten sorgt eine klare Kanalstruktur zusätzlich dafür, dass neue Kolleginnen und Kollegen sich schneller zurechtfinden, ohne erst mühsam alte E-Mails durchsuchen zu müssen. Der besondere Mehrwert dieses Kurses liegt darin, dass er nicht nur einzelne Funktionen erklärt, sondern zeigt, wie Kanalstruktur, Kommunikation und Dokumentenverwaltung im Alltag zusammenwirken - von der ersten Nachricht in einem neuen Kanal bis zum gemeinsam bearbeiteten Dokument. Für die berufliche Praxis eröffnet das eine strukturiertere, nachvollziehbarere Teamarbeit im Büroalltag, etwa die Organisation von Projektkommunikation in eigenen Kanälen, die gezielte Ansprache von Kolleginnen und Kollegen über Erwähnungen oder die gemeinsame Pflege von Dokumenten ohne parallele E-Mail-Anhänge. Wer diese Grundlagen sicher beherrscht, kann sein Team zudem bei der Einführung neuer Kanäle oder Arbeitsabläufe in Teams unterstützen, statt bei jeder Unsicherheit auf externe IT-Unterstützung angewiesen zu sein, und wird so innerhalb der eigenen Abteilung zu einer verlässlichen Ansprechperson für digitale Zusammenarbeit.