Grüne Welle: Büroassistenz-Qualifizierung – Weiterbildung

Der Einstieg in eine Bürotätigkeit gelingt selten über ein einzelnes Fach allein - gefragt ist eine Kombination aus organisatorischem Geschick, sicherem Umgang mit gängiger Bürosoftware, kaufmännischem Grundverständnis und der Fähigkeit, mit Kund:innen und Kolleg:innen klar zu kommunizieren. Genau diese Kombination vermittelt der Kurs "Grüne Welle - Büroassistenz", der als eines von mehreren Modulen innerhalb des Programms "Grüne Welle" je nach individuellem Bedarf zusammengestellt wird. Im Zentrum stehen vier eng miteinander verknüpfte Bereiche: Office-Management, service- und kundenorientierte Kommunikation, EDV-Grundlagen sowie kaufmännisches Rechnen. Ergänzend besteht die Möglichkeit, eine telc-Prüfung auf dem Niveau B1 oder B2 Deutsch abzulegen, sodass sprachliche und fachliche Qualifikation gemeinsam nachgewiesen werden können.

Der erste Modulbaustein behandelt Office-Management als organisatorisches Rückgrat jeder Bürotätigkeit.

• Organisation von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
• Aufbau und Pflege übersichtlicher Ablagesysteme, digital und in Papierform
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
• Grundlagen der Büroorganisation im Tagesgeschäft
• Umgang mit Post, Dokumenten und internen Informationswegen
• Priorisierung und Strukturierung mehrerer gleichzeitiger Aufgaben

Der zweite Modulbaustein widmet sich der service- und kundenorientierten Kommunikation, die in nahezu jeder Bürotätigkeit mit Außenkontakt gefragt ist.

• Grundregeln freundlicher und professioneller Kommunikation am Telefon
• Verfassen klar verständlicher, höflicher E-Mails und Schreiben
• Umgang mit Rückfragen und Beschwerden im Kundenkontakt
• Situationsangemessenes Auftreten gegenüber unterschiedlichen Gesprächspartner:innen
• Grundlagen der schriftlichen und mündlichen Geschäftskommunikation
• Vermeidung typischer Missverständnisse in der Kommunikation mit Kund:innen

Der dritte Modulbaustein vermittelt EDV-Grundlagen, die für die tägliche Büroarbeit am Computer notwendig sind.

• Sicherer Umgang mit Betriebssystem, Dateien und Ordnerstrukturen
• Grundlagen der Textverarbeitung für Briefe, Vermerke und einfache Dokumente
• Grundlagen der Tabellenkalkulation für einfache Listen und Übersichten
• Erstellung und Versand von E-Mails mit Anhängen
• Grundlegender Umgang mit digitalen Kalendern und Terminplanung
• Datensicherung und sorgfältiger Umgang mit digitalen Dokumenten

Der vierte Modulbaustein behandelt kaufmännisches Rechnen, das im Büroalltag regelmäßig gebraucht wird, etwa bei Rechnungen, Bestellungen oder einfachen Kalkulationen.

• Grundrechenarten sicher im beruflichen Kontext anwenden
• Prozent-, Zins- und Zuschlagsrechnung für typische Büroaufgaben
• Rechnungen und Angebote rechnerisch nachvollziehen und prüfen
• Umgang mit Maßeinheiten und Umrechnungen im Geschäftsalltag
• Aufbau einfacher Kalkulationen für wiederkehrende Aufgaben
• Vermeidung typischer Rechenfehler im kaufmännischen Alltag

Da die vier Modulbausteine je nach individuellem Bedarf zusammengestellt werden, verbindet der Praxisteil die Inhalte an alltagsnahen Büroaufgaben, die mehrere Bereiche gleichzeitig berühren.

• Bearbeitung eines eingehenden Kundenanliegens von der E-Mail bis zur Antwort
• Erstellung eines vollständigen Geschäftsbriefs nach formalen Vorgaben
• Aufbau einer einfachen Tabelle zur Terminverwaltung
• Telefonische Bearbeitung einer beispielhaften Kundenanfrage
• Prüfung einer Rechnung auf rechnerische Richtigkeit
• Erstellung einer einfachen Kostenübersicht für ein Beispielprojekt
• Ablage und Wiederauffindung von Dokumenten in einer geübten Struktur
• Vorbereitung einer Besprechung inklusive Tagesordnung und Unterlagen
• Bearbeitung eines Konfliktfalls im simulierten Kundenkontakt
• Zusammenstellung eines vollständigen Vorgangs aus mehreren Teilaufgaben
• Freiwillige Vorbereitung auf die telc-Prüfung B1/B2 Deutsch anhand berufsbezogener Themen
• Abschließende Bearbeitung eines zusammenfassenden Büroalltags-Szenarios

Die vier Modulbausteine greifen im Berufsalltag eng ineinander: Eine gut organisierte Ablage nützt wenig, wenn die Kommunikation mit Kund:innen unklar bleibt; sichere EDV-Kenntnisse sind Voraussetzung dafür, dass Organisation und Kommunikation überhaupt digital umgesetzt werden können; und kaufmännisches Rechnen begleitet nahezu jede der genannten Aufgaben, sobald es um Zahlen, Rechnungen oder Kalkulationen geht. Die optionale telc-Prüfung auf Niveau B1 oder B2 Deutsch ergänzt diese fachliche Qualifikation um einen anerkannten Nachweis der Deutschkenntnisse, der für viele Bürotätigkeiten mit Kundenkontakt ausdrücklich gefordert wird.

Der Kurs richtet sich an Personen mit Migrationshintergrund, die eine fachliche Qualifikation für Bürotätigkeiten mit dem gezielten Ausbau ihrer Deutschkenntnisse verbinden möchten.

• Personen, die einen strukturierten Einstieg in Bürotätigkeiten suchen
• Teilnehmende, die ihre berufsbezogenen Deutschkenntnisse gezielt vertiefen möchten
• Personen, die einen anerkannten Sprachnachweis auf Niveau B1 oder B2 anstreben
• Interessierte, die Organisation, Kommunikation, EDV und kaufmännisches Rechnen in einem Programm kombinieren möchten

Der Unterricht findet in Präsenzform statt und kombiniert fachliche Themenblöcke mit gezielter Sprachtraining, sodass Fachbegriffe und Kommunikationssituationen direkt in verständlichem Deutsch erarbeitet werden. Da der Kurs überwiegend in Teilzeit angeboten wird, lässt er sich gut mit anderen Verpflichtungen vereinbaren; einzelne Abschnitte finden auch in Vollzeit statt. Die vier Modulbausteine werden je nach individuellem Bedarf kombiniert, sodass der Unterricht flexibel auf unterschiedliche Ausgangslagen der Teilnehmenden eingeht.

Der Kurs gliedert sich in die vier Modulbausteine Office-Management, Kommunikation, EDV und kaufmännisches Rechnen, die je nach Bedarf individuell zusammengestellt werden. Der Unterricht findet überwiegend in Teilzeit statt, mit einzelnen Phasen in Vollzeit. Konkrete Termin- und Zeitangaben sowie der genaue Modulumfang sind beim jeweiligen Anbieter zu erfragen.

Der Kurs schließt mit einem Zertifikat ab, das die bearbeiteten Modulbausteine dokumentiert. Wer die optionale Sprachprüfung ablegt, erhält zusätzlich ein telc-Zertifikat auf dem erreichten Niveau B1 oder B2 Deutsch - ein bundesweit anerkannter Nachweis der Deutschkenntnisse.

Für den Einstieg in eine Bürotätigkeit zählt oft nicht nur fachliches Wissen, sondern auch der sichere Nachweis der eigenen Deutschkenntnisse gegenüber künftigen Arbeitgebern. Dieser Kurs verbindet beides gezielt: Wer die vier Modulbausteine durchläuft, erwirbt praxisnahes Wissen für den Büroalltag und kann dieses Wissen zugleich in verständlichem, berufsbezogenem Deutsch anwenden und kommunizieren. Die Möglichkeit, parallel eine telc-Prüfung auf B1- oder B2-Niveau abzulegen, verschafft einen zusätzlichen, unabhängig anerkannten Nachweis, der über die reine Kursteilnahme hinausgeht. Für Bürotätigkeiten mit Kundenkontakt, in denen mündliche und schriftliche Kommunikation täglich gefragt ist, ist ein solcher Sprachnachweis oft ein entscheidendes Kriterium bei der Bewerbung. Da die vier Bereiche Office-Management, Kommunikation, EDV und kaufmännisches Rechnen gemeinsam die typischen Anforderungen einer Büroassistenz abdecken, entsteht am Ende kein isoliertes Einzelwissen, sondern ein zusammenhängendes Grundprofil für den Einstieg in kaufmännische und organisatorische Tätigkeiten - unabhängig davon, in welcher Branche das jeweilige Büro angesiedelt ist.