IHK-Lehrgang Personalbuchhaltung & -verwaltung

Dieser Zertifikatslehrgang bereitet gezielt auf die IHK-Prüfung zur Fachkraft Personalbuchhaltung & -verwaltung vor. Im Mittelpunkt stehen die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die administrative Personalverwaltung sowie der praxisnahe Umgang mit gängiger HR- und Abrechnungssoftware wie DATEV. Der Lehrgang richtet sich sowohl an Personen mit kaufmännischer Vorbildung als auch an Quereinsteiger:innen und schließt mit einer echten IHK-Prüfung sowie einem DATEV-Zertifikat ab.

Der Lehrgang gliedert sich in vier inhaltliche Schwerpunkte, die von der administrativen Basis bis zur softwaregestützten Abrechnungspraxis reichen. Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung Dieser Block vermittelt das rechtliche und rechnerische Fundament, ohne das keine Entgeltabrechnung korrekt durchgeführt werden kann. Er verbindet steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regeln mit der konkreten Berechnung eines Entgelts.

• Aufbau einer Lohn- und Gehaltsabrechnung von der Bruttovergütung bis zum Nettoentgelt
• Steuerrechtliche Grundlagen der Entgeltabrechnung
• Sozialversicherungsrechtliche Grundbegriffe und Beitragsberechnung
• Sonderzahlungen, Zuschläge und geldwerte Vorteile korrekt berücksichtigen
• Umgang mit Krankheit, Urlaub und weiteren Ausfallzeiten in der Abrechnung
• Pfändungen und sonstige Abzüge korrekt in der Abrechnung berücksichtigen
• Grundlegende arbeitsrechtliche Bezüge zur Entgeltabrechnung

Personalverwaltung im administrativen Alltag Neben der reinen Abrechnung steht die laufende Verwaltung von Personaldaten und -prozessen im Zentrum dieses Moduls. Er zeigt, wie sich Personalprozesse über den gesamten Beschäftigungsverlauf strukturiert und nachvollziehbar dokumentieren lassen.

• Personalstammdaten korrekt anlegen, pflegen und aktualisieren
• Eintritts- und Austrittsprozesse administrativ begleiten
• Personalakten strukturiert und rechtssicher führen
• Grundzüge der Zusammenarbeit mit Behörden und Sozialversicherungsträgern
• Meldepflichten im Rahmen der Personalverwaltung einhalten
• Umgang mit Vertragsänderungen und Elternzeit in der Personalverwaltung
• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit administrativer Personalprozesse sicherstellen

Digitale Werkzeuge in Personalbuchhaltung und -verwaltung Dieses Modul verbindet die theoretischen Grundlagen mit dem praktischen Einsatz gängiger Software im Personalbereich.

• Praxisnahe Arbeit mit DATEV für die Entgeltabrechnung
• Digitale Personalmanagement-Tools wie Factorial im Arbeitsalltag anwenden
• Datenpflege und Auswertungen in HR-Software durchführen
• Schnittstellen zwischen Abrechnungssoftware und Personalverwaltung verstehen
• Digitale Personalakte und elektronische Ablageprozesse nutzen
• Effizienzgewinne durch digitale Werkzeuge im Vergleich zu papierbasierten Prozessen einordnen

Personalgewinnung und Prüfungsvorbereitung Der letzte Themenblock rundet den Lehrgang mit Grundzügen des Recruiting ab und bündelt die Vorbereitung auf die IHK-Prüfung.

• Grundzüge des Recruiting-Prozesses aus administrativer Sicht
• Stellenausschreibung und Bewerbermanagement im Überblick
• Zusammenspiel von Recruiting und nachgelagerter Personalverwaltung
• Wiederholung und Vertiefung zentraler Inhalte aus Abrechnung und Verwaltung
• Verknüpfung der Lehrgangsinhalte mit den Anforderungen der IHK-Prüfungsordnung

Praxisbausteine im Kursverlauf

• Eine vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnung anhand eines Fallbeispiels erstellen
• Personalstammdaten in einer Beispielsoftware anlegen und pflegen
• Ein- und Austrittsprozesse anhand realitätsnaher Szenarien durchspielen
• Abrechnungsschritte konkret in DATEV nachvollziehen
• Digitale Personalprozesse in einem HR-Tool wie Factorial simulieren
• Personalakten nach rechtssicheren Kriterien strukturieren
• Sozialversicherungsmeldungen anhand von Beispielfällen bearbeiten
• Typische Abrechnungsfehler in Fallbeispielen identifizieren und korrigieren
• Einen einfachen Recruiting-Prozess von der Ausschreibung bis zur Einstellung nachvollziehen
• Zusammenhänge zwischen Abrechnung, Verwaltung und Recruiting an einem Gesamtfall verknüpfen
• Prüfungsrelevante Themenfelder anhand von Übungsaufgaben durcharbeiten
• Eigene Wissensstände in Zwischenchecks zu den vier Themenblöcken überprüfen

Der Lehrgang verbindet damit rechtliches und rechnerisches Grundlagenwissen mit der softwaregestützten Praxis, wie sie in Personalabteilungen und Lohnbüros tatsächlich vorkommt. Die vier Themenblöcke greifen ineinander, sodass am Ende ein zusammenhängendes Bild der Personalbuchhaltung und -verwaltung entsteht. Durch die Verbindung von Theorie, Softwarepraxis und expliziter Prüfungsvorbereitung eignet sich der Lehrgang sowohl für den direkten Einstieg in eine Fachkraft-Position als auch als fundierte Grundlage für eine spätere Spezialisierung im Personalwesen.

Der Lehrgang richtet sich an Personen mit und ohne qualifizierte kaufmännische Ausbildung, die theoretische und praktische Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung für ihre künftige Tätigkeit benötigen. Auch Akademiker:innen mit beruflicher Perspektive im Personalwesen finden hier eine praxisnahe Grundlage.

• Quereinsteiger:innen ohne kaufmännische Vorbildung
• Berufstätige mit kaufmännischem Hintergrund, die sich Richtung Personalwesen spezialisieren möchten
• Akademiker:innen, die beruflich in die Personalabteilung wechseln wollen
• Personen, die künftig Lohn- und Gehaltsabrechnungen eigenständig durchführen sollen

Der Lehrgang verbindet fachliche Theorie mit softwaregestützter Praxis: Abrechnungsschritte werden nicht nur erklärt, sondern direkt in DATEV sowie in einem digitalen Personalmanagement-Tool nachvollzogen. Rechtliche und rechnerische Grundlagen werden anhand konkreter Fallbeispiele aus der Personalabteilung erarbeitet, sodass die Teilnehmenden Abrechnung und Verwaltung nicht abstrakt, sondern anhand realistischer Szenarien lernen.

Der Lehrgang ist inhaltlich auf die Anforderungen der IHK-Prüfung zur Fachkraft Personalbuchhaltung & -verwaltung zugeschnitten und deckt entsprechend vier zusammenhängende Themenblöcke von der Entgeltabrechnung bis zur Prüfungsvorbereitung ab.

Der Lehrgang schließt mit einer echten IHK-Prüfung ab, nach deren erfolgreichem Bestehen die Bezeichnung Fachkraft Personalbuchhaltung & -verwaltung (IHK) verliehen wird. Ergänzend erhalten die Teilnehmenden ein DATEV-Zertifikat zur Personalverwaltung und -abrechnung. Damit verbindet der Abschluss eine anerkannte Kammerprüfung mit einem softwarebezogenen Herstellerzertifikat.

Wer diesen Lehrgang abschließt, verfügt über eine Kombination aus rechtlich fundiertem Fachwissen und unmittelbar einsetzbarer Softwarepraxis in der Personalbuchhaltung. Das ist besonders wertvoll, weil Personalabteilungen und Lohnbüros in der Praxis genau diese beiden Ebenen zusammen verlangen: korrekte Abrechnung nach geltendem Recht und sicheren Umgang mit der eingesetzten Software. Die echte IHK-Prüfung am Ende gibt dem Abschluss zusätzliches Gewicht gegenüber rein trägerinternen Zertifikaten. Für Bewerbungen im Personalwesen ist eine von der Industrie- und Handelskammer geprüfte Qualifikation ein belastbarer Nachweis, der über eine reine Teilnahmebescheinigung hinausgeht. Das zusätzliche DATEV-Zertifikat rundet dies um einen praxisnahen Softwarenachweis ab, der in vielen Stellenausschreibungen im Rechnungswesen und Personalwesen explizit gefragt wird. Für den beruflichen Alltag bedeutet das: Absolvent:innen können nach dem Lehrgang eigenständig Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen, Personalstammdaten korrekt pflegen und mit gängiger Abrechnungssoftware sicher umgehen — eine Kombination, die den Einstieg oder Umstieg in Positionen als Personalsachbearbeiter:in oder Lohnbuchhalter:in erleichtert. Gerade der Wechsel zwischen den vier Themenblöcken zahlt sich im Alltag aus: Wer weiß, wie eine Abrechnung rechtlich zustande kommt, versteht auch, warum eine Personalakte bestimmte Nachweise enthalten muss, und kann Rückfragen aus Behörden oder von Sozialversicherungsträgern sachlich einordnen, statt sie als isoliertes Verwaltungsproblem zu behandeln. Diese Verzahnung von Recht, Verwaltung und Software macht den Lehrgang zu einer praxistauglichen Grundlage für den direkten Einstieg in eine Personalabteilung.