Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Office-Kenntnissen – Kurs

Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Berufsfeld, das weit über das reine Berechnen von Nettobeträgen hinausgeht: Sozialversicherungsmeldungen, Sonderfälle wie Kurzarbeit oder Pfändungen, Jahresabschlussarbeiten und ein sicherer Umgang mit Abrechnungssoftware gehören genauso dazu wie die tägliche Büroarbeit mit Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Dieser Kurs verbindet beides in einem zusammenhängenden Curriculum. Im Zentrum steht die praktische Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einer Abrechnungssoftware, von der Firmenneuanlage über die Erfassung unterschiedlichster Bezüge bis zum Melde- und Bescheinigungswesen. Ergänzt wird dies um vertiefte Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen, um Grundlagen der Bildbearbeitung und um einen eigenen Themenblock zu künstlicher Intelligenz, der zeigt, wie generative KI-Werkzeuge im Büroalltag sinnvoll und verantwortungsvoll eingesetzt werden können.

Modul Lohn- und Gehaltsabrechnung – Grundlagen und laufende Abrechnung: Dieser Block bildet das fachliche Fundament der Weiterbildung und vermittelt die Abrechnungssoftware von der Firmenneuanlage bis zur laufenden monatlichen Abrechnung.

• Firmenneuanlage sowie Stammdatenpflege für Krankenkassen und Arbeitnehmer:innen
• Erfassung von Abrechnungsdaten und Stundenerfassung
• Umgang mit der Zusatzfunktion zur Recherche steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Fragen
• Erfassung von Fehlzeiten und Zuordnung zur Berufsgenossenschaft
• Durchführung von Abrechnung und Monatsabschluss sowie Korrekturen in Vormonaten
• Erstattungsverfahren nach dem Umlageverfahren U1/U2

Modul Lohn- und Gehaltsabrechnung – Bezüge, Sonderfälle und Jahresabschluss: Aufbauend auf der laufenden Abrechnung vertieft dieser Block die vielfältigen Bezugsarten und Sonderkonstellationen, die in der Praxis der Entgeltabrechnung regelmäßig vorkommen.

• Abrechnung von Gehalt, Stundenlohn, vermögenswirksamen Leistungen und Sachbezügen
• Behandlung von Firmenwagen, betrieblicher Altersvorsorge und Nettobe- und Abzügen
• SFN-Zuschläge, Überstundenvergütung, Pfändungen und Mahlzeitengestellung
• Reisekosten, Job-Ticket, Einmalzahlungen, Urlaubsabgeltung und Abfindungen
• Besondere Abrechnungsgruppen: Auszubildende, geringfügig und kurzfristig Beschäftigte, Werkstudent:innen, Altersvollrentner:innen, Gesellschafter-Geschäftsführer:innen, Beschäftigte mit privater oder freiwilliger Kranken- und Pflegeversicherung
• Jahresabschlussarbeiten, interner Lohnsteuerjahresausgleich und Schwerbehindertenabgabe

Modul Melde- und Bescheinigungswesen sowie Auswertungen: Der dritte fachliche Block widmet sich den formalen Pflichten der Entgeltabrechnung gegenüber Sozialversicherungsträgern und Finanzverwaltung sowie der Erstellung aussagekräftiger Auswertungen.

• Ein- und Austritt von Arbeitnehmer:innen sowie Sofortmeldungen zur Sozialversicherung
• Erstellung von Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung
• Beitragsnachweise zur Sozialversicherung und SV-Meldungen
• Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Personalstammblättern und Lohnjournal
• Datensicherung und Datenschutz im Abrechnungskontext
• Interne schriftliche Prüfung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

Modul Office-Anwendungen – Word, Excel, Outlook, PowerPoint: Dieser Block vertieft die vier zentralen Office-Programme mit Blick auf die Anforderungen im Personal- und Büroalltag, jeweils über die reinen Grundfunktionen hinaus.

• Word: Dokumente gliedern, Inhaltsverzeichnisse erstellen, Fußnoten setzen, Abbildungsverzeichnisse anlegen, Formulare über Steuerelemente bearbeiten
• Excel: benutzerdefinierte Zahlenformate, Funktionen aus Logik, Statistik und Finanzmathematik, Datentransport über Steuerelemente, Erstellung und Nutzung von Pivot-Tabellen
• Outlook: Termingestaltung und Kalenderfreigabe, Aufgabenverwaltung, Organisation von Besprechungen, Grundregeln der Netiquette
• PowerPoint: Aufbau zielgruppengerechter Präsentationen, Arbeiten mit dem Folienmaster, Anpassung von Vorlagen, Einbindung von Audio- und Videoinhalten

Modul Bildbearbeitung und Künstliche Intelligenz: Der abschließende Block ergänzt die Office-Kenntnisse um zwei zukunftsorientierte Themenfelder: den praktischen Umgang mit Bildmaterial und den durchdachten Einsatz generativer KI-Werkzeuge.

• Grundlagen der Bildbearbeitung, Grafikformate und Farbmodelle (RGB, HSB, CMYK, Graustufen)
• Bedienung eines Bildbearbeitungsprogramms inklusive Auswahlwerkzeugen, Ebenen und Effekten
• Funktionsweise, Aufbau und Risiken künstlicher Intelligenz sowie Einsatzbereiche von KI in verschiedenen Branchen
• Formulierung effektiver Prompts für generative KI-Tools und praktischer Einsatz entsprechender Anwendungen
• Ethische Aspekte der KI-Nutzung und Grundzüge des EU AI Acts für den betrieblichen Einsatz

Diese fünf Blöcke sind bewusst so aufgebaut, dass jeder Bestandteil des Kurses seine eigene fachliche Tiefe erhält, statt in einem allgemeinen Praxisteil zu verschwimmen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung bildet dabei das fachliche Herzstück, während die Office-, Bildbearbeitungs- und KI-Kenntnisse die Einsetzbarkeit im breiteren Büro- und Personalkontext erweitern.

Der Kurs eignet sich für Personen, die eine fundierte fachliche Qualifikation in der Entgeltabrechnung mit vertieften Office-Kenntnissen verbinden möchten, um im Personalwesen oder in der Finanzbuchhaltung eingesetzt zu werden.

• Personen mit Interesse an einer Tätigkeit als Lohn- oder Gehaltsabrechner:in beziehungsweise Personalsachbearbeiter:in
• Berufserfahrene aus dem kaufmännischen Bereich, die ihre Kenntnisse um Entgeltabrechnung und vertiefte Office-Nutzung erweitern möchten
• Quereinsteiger:innen, die einen strukturierten Einstieg in die Personalsachbearbeitung suchen
• Personen, die neben Fachwissen in der Abrechnung auch ihre Office- und digitalen Kompetenzen aktualisieren möchten

Der Kurs wird als Seminar in Vollzeitform durchgeführt und arbeitet durchgehend praxisnah mit der Original-Abrechnungssoftware sowie den Office-Anwendungen, sodass Teilnehmende direkt an den Werkzeugen üben, die sie später im Berufsalltag einsetzen. Die fachlichen Themen der Entgeltabrechnung werden systematisch vom einfachen Grundfall bis zu komplexeren Sonderkonstellationen aufgebaut, während die Office- und KI-Themenblöcke eigenständig, aber inhaltlich passend zum Personalkontext vermittelt werden.

Der Kurs ist als Vollzeit-Seminar konzipiert und deckt mit der umfassenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, den vier vertieften Office-Anwendungen sowie den Zusatzblöcken Bildbearbeitung und künstliche Intelligenz ein breites Themenspektrum ab. Der Umfang berücksichtigt, dass insbesondere die Vielzahl an Sonderfällen in der Entgeltabrechnung – von geringfügiger Beschäftigung bis zu Pfändungen – ausreichend Übungszeit benötigt, um sicher angewendet werden zu können.

Zum Abschluss der Weiterbildung liegt keine öffentlich einsehbare Angabe zur genauen Abschlussbezeichnung vor; üblich ist bei vergleichbaren Weiterbildungen dieser Art ein trägerinternes Zertifikat beziehungsweise eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung, die die erworbenen Kenntnisse in Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Office-Anwendungen dokumentiert. Der Kurs schließt mit einer internen schriftlichen Prüfung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ab.

Lohn- und Gehaltsabrechnung bleibt eine Tätigkeit mit konstant hoher Nachfrage, da jedes Unternehmen mit Beschäftigten eine korrekte Entgeltabrechnung benötigt und Sonderfälle wie Kurzarbeit, Pfändungen oder unterschiedliche Sozialversicherungsstatus regelmäßig Fachwissen erfordern, das nicht nebenbei erworben werden kann. Wer diese fachliche Tiefe mit einer souveränen Nutzung der gängigen Office-Programme verbindet, ist in der Personalsachbearbeitung deutlich breiter einsetzbar. Die Ergänzung um Bildbearbeitung und künstliche Intelligenz mag auf den ersten Blick fachfremd wirken, spiegelt aber die Realität moderner Büroarbeit wider: Personalunterlagen werden zunehmend mit Bildmaterial versehen, und generative KI-Tools halten auch im Personalwesen Einzug, etwa bei der Formulierung von Texten oder der Aufbereitung von Auswertungen. Ein durchdachter, den EU AI Act berücksichtigender Umgang mit diesen Werkzeugen wird damit selbst zu einer gefragten Zusatzkompetenz. Für den Einstieg oder Wiedereinstieg in die Personalsachbearbeitung bietet der Kurs damit ein Profil, das über reines Abrechnungswissen hinausgeht: Fachliche Tiefe in der Entgeltabrechnung, vertiefte Office-Kompetenz und ein Grundverständnis aktueller digitaler Werkzeuge lassen sich in Bewerbungen für Positionen in der Lohnbuchhaltung oder Personalsachbearbeitung gezielt als Gesamtpaket einbringen.