Microsoft PowerPoint 365 - Modul 7 (Anfängerlevel)

Eine lange Zahlenreihe erschließt sich einem Publikum meist erst auf den zweiten Blick – ein passendes Diagramm zeigt Entwicklung und Trend dagegen sofort. Modul 7 behandelt als eigenständiger Baustein des PowerPoint-365-Programms genau diese Visualisierung: von der Wahl des richtigen Diagrammtyps über die farbliche und beschriftete Gestaltung bis zur Übernahme eines in Excel erstellten Diagramms samt Verknüpfung zur Quelldatei. Wer bereits Folien anlegen kann und gezielt lernen möchte, Zahlenreihen als aussagekräftiges Diagramm statt als reine Tabelle zu zeigen, kommt hier ohne den Umweg über die umfassenderen Module 1E oder 1G zum Ziel.

Da Modul 7 nur einen einzelnen thematischen Baustein umfasst, konzentriert sich der gesamte Kurs auf Diagramme – ohne die vorgelagerten oder nachfolgenden Module des Gesamtprogramms. Der erste Abschnitt behandelt das eigenständige Erstellen eines Diagramms direkt in PowerPoint, von der Auswahl des Diagrammtyps bis zur ersten Dateneingabe.

• Ein neues Diagramm über das Menüband einfügen
• Passenden Diagrammtyp für die jeweilige Datenaussage auswählen
• Datenreihen im integrierten Kalkulationsblatt eingeben und bearbeiten
• Zwischen Säulen-, Balken-, Linien- und Kreisdiagrammen unterscheiden
• Ein erstes einfaches Diagramm vollständig mit Daten befüllen

Der zweite Abschnitt widmet sich der Formatierung bestehender Diagramme mit Farben, Beschriftungen und weiteren Gestaltungselementen.

• Diagrammfarben und Formatvorlagen aus der Galerie anwenden
• Achsenbeschriftungen und Legenden individuell anpassen
• Diagrammtitel ergänzen und formatieren
• Datenbeschriftungen zur direkten Anzeige von Werten einblenden
• Einzelne Datenreihen farblich hervorheben

Der dritte Abschnitt behandelt die strukturelle Bearbeitung von Diagrammen, also das nachträgliche Verändern von Typ und Aufbau eines bereits erstellten Diagramms.

• Den Diagrammtyp eines bestehenden Diagramms nachträglich ändern
• Datenreihen hinzufügen oder entfernen
• Diagrammelemente wie Gitternetzlinien ein- und ausblenden
• Ein Diagramm innerhalb der Folie neu positionieren und skalieren
• Die Reihenfolge einzelner Datenreihen anpassen

Der vierte Abschnitt widmet sich der Übernahme von Diagrammen aus Excel, ein in der Praxis besonders häufig genutztes Vorgehen bei datengetriebenen Präsentationen.

• Ein in Excel erstelltes Diagramm kopieren und in PowerPoint einfügen
• Ein Excel-Diagramm mit der Quelldatei verknüpfen
• Verknüpfte Diagrammdaten bei Änderungen in Excel aktualisieren
• Die Formatierung eines eingefügten Diagramms an das PowerPoint-Design anpassen
• Unterschiede zwischen eingebetteten und verknüpften Diagrammen einordnen

Im begleitenden Praxisteil wenden die Teilnehmenden alle vier Themenbereiche gemeinsam an vorbereiteten Übungsfolien an, um ein zusammenhängendes Verständnis für die Diagrammarbeit in PowerPoint zu entwickeln.

• Erstellung eines neuen Säulendiagramms mit selbst gewählten Beispieldaten
• Wechsel des Diagrammtyps von Säulen- zu Liniendiagramm an derselben Datenreihe
• Anwendung einer Formatvorlage sowie individueller Farbgebung auf das Diagramm
• Ergänzung von Diagrammtitel, Achsenbeschriftungen und Datenbeschriftungen
• Hinzufügen einer weiteren Datenreihe zu einem bestehenden Diagramm
• Übernahme eines vorbereiteten Excel-Diagramms in eine Übungspräsentation
• Verknüpfung eines importierten Diagramms mit der Excel-Quelldatei
• Test der automatischen Aktualisierung nach einer Änderung in der Quelldatei
• Anpassung der Formatierung eines importierten Diagramms an das Folienlayout
• Positionierung und Größenanpassung eines Diagramms auf einer vollen Folie
• Vergleich unterschiedlicher Diagrammtypen anhand derselben Datenbasis
• Abschließende Gestaltung einer vollständigen Beispielfolie mit einem formatierten Diagramm

Modul 7 eignet sich damit gezielt für alle, die Zahlen und Entwicklungen in Präsentationen visuell überzeugend darstellen möchten, ohne sich zunächst durch umfangreichere Themen wie Textformatierung, Grafik oder Tabellen zu arbeiten. Der Fokus liegt ausschließlich auf der Diagrammarbeit in PowerPoint 365. Wer darüber hinaus die vollständige Bandbreite der Präsentationserstellung erlernen möchte, findet Diagramme auch eingebettet im umfassenderen Modul 1G des Gesamtprogramms.

Modul 7 richtet sich an Personen, die gezielt lernen möchten, Zahlen und Entwicklungen visuell überzeugend als Diagramm in PowerPoint darzustellen, ohne einen umfangreichen Gesamtlehrgang zu absolvieren.

• Sachbearbeitende, die regelmäßig Kennzahlen und Entwicklungen visuell aufbereiten
• Bürokaufleute und Teamassistenz, die Diagramme aus Excel in Präsentationen übernehmen
• Assistenzkräfte, die schnell Diagrammgrundfertigkeiten für den Arbeitsalltag benötigen
• Personen mit PowerPoint-Grundkenntnissen, die gezielt eine einzelne Kompetenzlücke schließen möchten

In Modul 7 wird nach dem Combined-Learning-Prinzip unterrichtet: Statt Diagrammtypen nur theoretisch zu vergleichen, legen Teilnehmende an denselben Beispieldaten nacheinander ein Säulen-, ein Linien- und ein Kreisdiagramm an und erleben so direkt, welcher Typ welche Aussage am klarsten transportiert. Ein eigener Übungsschritt widmet sich dem Wechsel des Diagrammtyps an einer bestehenden Datenreihe sowie der Verknüpfung eines Excel-Diagramms mit seiner Quelldatei. Den Abschluss bildet ein Quiz zu allen vier Themenblöcken.

Modul 7 ist als einzelner, kompakter Baustein deutlich kürzer als das umfassende Modul 1G, in dem Diagramme nur einen von mehreren Themenblöcken bilden. Die Organisation erfolgt überwiegend in Teilzeit, teilweise ist auch eine Vollzeitvariante möglich. Der geringe Umfang macht das Modul auch neben anderen beruflichen Verpflichtungen gut planbar.

Modul 7 schließt mit einem international anerkannten Herstellerzertifikat sowie einem trägerinternen Lehrgangszertifikat ab. Das abschließende Quiz dokumentiert den Lernerfolg im Umgang mit Diagrammen in PowerPoint 365.

Modul 7 verändert, wie Zahlen in einer Präsentation ankommen: Statt eine Tabelle mit vielen Werten zu zeigen und das Publikum selbst Trends erkennen zu lassen, übernimmt ein passend gewähltes Diagramm diese Arbeit – Entwicklung, Verteilung oder Vergleich werden auf einen Blick sichtbar. Die Fähigkeit, zwischen Säulen-, Linien- und Kreisdiagramm je nach Aussageabsicht zu wählen, entscheidet dabei oft mehr über die Wirkung einer Folie als deren sonstige Gestaltung. Einen konkreten Zeitgewinn bringt die Verknüpfung von Excel-Diagrammen mit ihrer Quelldatei: Wird die zugrunde liegende Excel-Tabelle aktualisiert, zieht die Präsentation die neuen Werte automatisch nach, ohne dass das Diagramm erneut aufgebaut werden muss. Bei wiederkehrenden Reportings, etwa monatlichen Kennzahlen, summiert sich dieser Vorteil schnell. Da sich Modul 7 ausschließlich auf Diagramme konzentriert, lässt sich das Gelernte direkt auf vorhandene, datenlastige Präsentationen anwenden – etwa dort, wo bislang nur eine Tabelle steht, wo ein Diagramm die Kernaussage jedoch deutlich schneller vermitteln würde.