Microsoft Project & Outlook – Zertifizierungskurs

Microsoft Project und Microsoft Outlook gehören in Projektumfeldern zu den meistgenutzten Werkzeugen überhaupt — und doch werden beide häufig deutlich unter ihren Möglichkeiten eingesetzt. Dieser Kombinations-Lehrgang vermittelt beide Anwendungen strukturiert und aufeinander abgestimmt: Project für die vollständige Projektplanung von der Strukturierung über die Terminplanung bis zur Ressourcen- und Kostenkontrolle, Outlook für das professionelle Kommunikations- und Terminmanagement im Projektalltag. Wer beide Werkzeuge beherrscht, kann Projekte nicht nur fachlich planen, sondern auch organisatorisch souverän führen. Die Weiterbildung schließt die Vorbereitung auf die Microsoft-Office-Specialist-Zertifizierung für Outlook ein.

Microsoft Project — Grundlagen und Projektplanung Projekte gelingen, wenn ihre Struktur klar ist, bevor die erste Aufgabe vergeben wird. Dieser Einstiegsblock führt systematisch in Microsoft Project ein: Benutzeroberfläche und zentrale Ansichten, der Aufbau eines Projektstrukturplans und die korrekte Eingabe von Vorgängen mit Dauer und Verknüpfungen. Alle Übungsaufgaben orientieren sich an praxisnahen Szenarien aus dem Büro- und Verwaltungsumfeld.

• Projektdatei anlegen, Projektzeitraum und Kalender konfigurieren
• Vorgänge eingeben, Dauern festlegen und Teilvorgänge hierarchisch gliedern
• Anordnungsbeziehungen — Anfang-Anfang, Ende-Anfang, Ende-Ende — gezielt einsetzen
• Gantt-Diagramm formatieren, Zeitskala anpassen und Drucklayout vorbereiten
• Meilensteine setzen und als Kontrollpunkte in den Terminplan integrieren
• Kritischen Pfad berechnen, anzeigen und für die Steuerung nutzen

Microsoft Project — Ressourcen, Kosten und Projektverfolgung Terminpläne allein reichen nicht. Dieser Block vertieft die Ressourcen- und Kostenplanung: Wer arbeitet wann an welchem Vorgang? Welche Materialkosten entstehen? Liegt das Projekt noch im Budget? Die Teilnehmenden lernen, wie Abweichungen frühzeitig sichtbar werden und wie der Plan angepasst wird, ohne den Überblick zu verlieren.

• Ressourcenliste anlegen: Arbeit, Material, Kosten — Typen und Eigenschaften
• Ressourcen Vorgängen zuweisen und Auslastung kontrollieren
• Ressourcenüberlastungen erkennen und durch Umplanung oder Ressourcenausgleich beheben
• Baseline speichern und als Referenzmaßstab für die Projektüberwachung nutzen
• Ist-Daten erfassen, Fertigstellungsgrade eingeben und Restaufwand schätzen
• Projektberichte — Kosten, Arbeit, Terminverzug — exportieren und für Statusmeetings aufbereiten

Microsoft Outlook — E-Mail-Organisation und Kommunikation Outlook ist mehr als ein E-Mail-Postfach: Mit der richtigen Einrichtung wird es zum Steuerzentrum aller eingehenden und ausgehenden Kommunikation. Dieser Abschnitt zeigt, wie E-Mails sinnvoll strukturiert, Regeln zur automatischen Verarbeitung eingerichtet und die Suche effektiv genutzt wird — damit kein Projektauftrag im Posteingang verloren geht.

• Outlook einrichten: Konten, Ansichten, Lese- und Antwortoptionen konfigurieren
• Ordnerstrukturen, Kategorien und Flags für projektbezogene E-Mails anlegen
• Regeln und Quick Steps für automatisierte Sortierung und Weiterleitung definieren
• Suche und erweiterte Suchfilter für gezieltes Auffinden von Nachrichten einsetzen
• E-Mails mit Anlagen, Prioritäten und Lesebestätigungen professionell verwalten
• Abwesenheitsassistent und automatische Antworten korrekt konfigurieren

Microsoft Outlook — Kalender, Aufgaben und Kontakte Neben der E-Mail-Kommunikation bietet Outlook ein vollständiges Organisations-Ökosystem: Termine, Besprechungseinladungen, delegierbare Aufgaben und eine strukturierte Kontaktverwaltung. Für Projektbeteiligte ist diese Ebene oft wichtiger als der Posteingang.

• Terminkalender einrichten: Arbeitszeit, Feiertage, Zeitzonen konfigurieren
• Besprechungseinladungen erstellen, Verfügbarkeit prüfen und Räume buchen
• Serientermine für regelmäßige Projekt-Jour-fixes und Stand-ups anlegen
• Aufgaben erstellen, mit Fälligkeit versehen, Prioritäten setzen und an Kolleginnen delegieren
• Aufgabenlisten und Aufgabenleiste im Blick behalten und für die tägliche Arbeit nutzen
• Kontakte anlegen, Verteilerlisten erstellen und Adressbücher für Projektkommunikation nutzen

Praxisaufgaben: Project und Outlook im Projektalltag

• Kleines Projekt von Grund auf in Microsoft Project aufbauen: Vorgänge, Dauer, Abhängigkeiten
• Gantt-Diagramm eines laufenden Projekts anpassen und als Druckversion für ein Meeting exportieren
• Ressourcenkonflikt in einem Beispielprojekt analysieren und durch Umplanung lösen
• Baseline eines Projekts setzen und nach simulierter Verzögerung den Abweichungsbericht erstellen
• Fortschrittserfassung für drei Projektvorgänge nach einer Projektwoche durchführen
• Projekt-E-Mail-Ordnerstruktur in Outlook aufbauen und automatische Regel für Absender anlegen
• Besprechungsserie für ein wöchentliches Projektmeeting mit Kalendereinladung und Agenda einrichten
• Aufgabe aus einem Meeting-Protokoll heraus in Outlook anlegen und an Kollegin delegieren
• Kontaktgruppe für Projektteam erstellen und E-Mail-Verteilerliste nutzen
• Vertretungsregel und Abwesenheitsnachricht für Projektleiterin im Urlaubsfall einrichten
• Outlook-Kalenderansicht exportieren und als Terminübersicht in Projekt-Status-Mail einfügen
• Gesamtübung: simulierter Projektauftakt mit Project-Planung und begleitender Outlook-Kommunikation

Die Praxisaufgaben sind bewusst so aufgebaut, dass beide Werkzeuge nicht isoliert, sondern in einem gemeinsamen Szenario geübt werden — so wie es dem realen Arbeitsalltag in Projektorganisationen entspricht.

Diese Weiterbildung richtet sich an Personen, die in Projekten mitarbeiten oder Projekte koordinieren und dabei sowohl ihre Planungs- als auch ihre Kommunikationskompetenz gezielt stärken möchten.

• Projektassistentinnen und -assistenten, die Projektpläne erstellen und aktuell halten
• Projektmanagerinnen und -manager, die ihre Microsoft-Project-Kenntnisse vertiefen wollen
• Teamleitungen, die Termine, Aufgaben und Ressourcen strukturiert steuern müssen
• Sachbearbeitende in Verwaltung und Büro, die erstmals in Projektplanungsaufgaben einsteigen
• Fachkräfte, die für die MOS-Outlook-Zertifizierung gezielt vorbereitet werden möchten

Der Lehrgang findet im virtuellen Klassenzimmer statt — mit instruktorgeführten Live-Sitzungen, die Theorie und unmittelbare Praxisaufgaben verbinden. Alle Übungsszenarien sind an reale Projektsituationen angelehnt: Projektstrukturpläne, Ressourcenabstimmungen und Outlook-Organisationsaufgaben werden anhand konkreter Beispiele erarbeitet. Vollzeit- und Teilzeitdurchführung sind möglich; die Modulstruktur erlaubt flexible Taktung je nach verfügbarer Wochenstundenzahl.

Der Kurs erstreckt sich je nach Durchführungsform über mehrere Wochen bis zu drei Monate. Die genaue Gesamtdauer hängt davon ab, ob Vollzeit oder Teilzeit gewählt wird, und welche der enthaltenen Module belegt werden. Für beide Einzelthemen — Microsoft Project und Microsoft Outlook — sind eigenständige Übungsblöcke vorgesehen, sodass jedes Modul ausreichend Tiefe erreicht. Die Detailplanung erfolgt in Abstimmung mit dem Anbieter.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten die Teilnehmenden ein trägerinternes Lehrgangszertifikat, das die erworbenen Kompetenzen in Microsoft Project und Microsoft Outlook dokumentiert. Darüber hinaus bereitet der Kurs gezielt auf die offizielle MOS-Zertifizierungsprüfung (Microsoft Office Specialist) für Outlook vor — diese Prüfung wird bei einem akkreditierten Microsoft-Testcenter abgelegt und führt bei Bestehen zur international anerkannten MOS-Zertifizierung durch Microsoft.

Wer Microsoft Project souverän beherrscht, plant Projekte nicht mehr auf dem Papier oder in unhandlichen Excel-Tabellen, sondern in einem Werkzeug, das Terminpläne, Ressourcenkonflikte und Kostenabweichungen in Echtzeit sichtbar macht. Gantt-Diagramme aus Project sind in Statusberichten und Lenkungsausschüssen der anerkannte Standard — wer sie selbst erstellen und interpretieren kann, wird als kompetente Ansprechperson wahrgenommen und gewinnt Einfluss auf Planungsentscheidungen. Outlook-Kompetenz auf fortgeschrittenem Niveau bedeutet, die tägliche Kommunikationslast systematisch zu reduzieren: Ordnerregeln sortieren automatisch, Aufgaben gehen nicht mehr unter, Besprechungsserien laufen reibungslos und die Kalenderübersicht zeigt auf einen Blick, wer wann verfügbar ist. Gerade in Projekten mit mehreren Beteiligten zahlt sich diese organisatorische Disziplin unmittelbar aus — weniger Missverständnisse, weniger nachgehakte Aufgaben, weniger verpasste Termine. Die MOS-Zertifizierung für Outlook bietet einen zusätzlichen, dokumentierten Kompetenznachweis. Im Kontext von Stellenbewerbungen und internen Beförderungsentscheidungen signalisiert ein Microsoft-Zertifikat, dass die Kenntnisse nicht nur durch Erfahrung angeeignet wurden, sondern standardisiert geprüft und für ausreichend befunden worden sind. In Kombination mit den Project-Kenntnissen ergibt sich ein Kompetenzprofil, das für Assistenz-, Koordinations- und Projektleitungsrollen gleichermaßen relevant ist.