Microsoft Project with Microsoft Power BI Data Analyst

Projektfortschritte lassen sich in Microsoft Project präzise planen und verfolgen — doch spätestens wenn Stakeholder, Steuerungskreise oder Controlling-Abteilungen aussagekräftige Berichte erwarten, stößt ein einfacher Gantt-Ausdruck an seine Grenzen. Power BI schließt diese Lücke: Als Business-Intelligence-Werkzeug von Microsoft verwandelt es Rohdaten in interaktive Visualisierungen, die auf Knopfdruck nach Projektphase, Ressource, Kostenstelle oder Zeitraum gefiltert werden können. Diese Weiterbildung vermittelt beide Disziplinen in Kombination und richtet sich an Fachleute, die Projekte nicht nur steuern, sondern auch datenbasiert kommunizieren wollen.

Modul Microsoft Project — Projektplanung und Datenbasis Im ersten Modul erarbeiten Teilnehmende das Fundament: Ein sauber strukturierter Projektplan in Microsoft Project liefert die Datenbasis, die später in Power BI ausgewertet wird. Besonderes Gewicht liegt auf Feldern und Exportformaten, die für die BI-Analyse relevant sind.

• Vorgangsstrukturierung: PSP-Codes, Gliederungsebenen und Sammelvorgänge
• Ressourcentypen (Arbeit, Material, Kosten) und deren Abrechnungslogik verstehen
• Benutzerdefinierte Felder für projektspezifische Kennzahlen anlegen
• Projektdaten als CSV, Excel oder XML für den Power-BI-Import aufbereiten
• Earned-Value-Felder (BCWS, BCWP, ACWP, SPI, CPI) in Project aktivieren und lesen
• Ressourcenpools und konsolidierte Projektmappe für Multiprojekt-Controlling

Modul Power BI — Datenmodellierung und Visualisierung Das zweite Modul führt in Power BI Desktop ein und konzentriert sich auf die Werkzeuge, die für das Projektreporting unmittelbar relevant sind. Teilnehmende lernen, wie Project-Daten eingelesen, bereinigt und zu aussagekräftigen Visuals verarbeitet werden.

• Power Query Editor: Datentransformation, Typen anpassen, Spalten zusammenführen
• Datenmodell aufbauen: Tabellen, Beziehungen und Star-Schema-Prinzip
• DAX-Grundlagen: Measures, berechnete Spalten, CALCULATE und Filterkontext
• Projektspezifische Measures: Restaufwand, Plan-Ist-Abweichung, CPI und SPI visuell darstellen
• Berichtsseiten gestalten: Gantt-ähnliche Balkendiagramme, Fortschrittsringe, Trendlinien
• Slicer und Drillthrough für Projektphase, Team und Zeitraum konfigurieren
• Veröffentlichung im Power BI Service und Row-Level Security für sensible Projektdaten

Integration — Von der Projektdatei zum Führungs-Dashboard Dieser Block behandelt den durchgehenden Workflow: Wie gelangen aktuelle Project-Daten regelmäßig und zuverlässig in Power BI, ohne dass jedes Mal manuell exportiert werden muss?

• Automatisierte Aktualisierung über SharePoint oder OneDrive als gemeinsames Ablagesystem
• Refresh-Pläne im Power BI Service konfigurieren
• Multi-Projekt-Dashboards: mehrere Project-Dateien in einem konsolidierten Bericht darstellen
• Kostencontrolling-Seiten für das Zusammenspiel mit Finanzabteilungen gestalten

Praxis-Block — Projektcontrolling von der Planung bis zum Bericht

• Projektplan in Project vollständig aufbauen und Basisplan speichern
• Wochen-Update eintragen und Earned-Value-Kennzahlen berechnen lassen
• Projektdaten aus Project exportieren und in Power Query bereinigen
• Datenmodell mit Beziehungen zwischen Vorgangs-, Ressourcen- und Kostentabellen aufbauen
• DAX-Measure für den Fertigstellungsgrad (% Complete) und die Kostenprognose (EAC) schreiben
• Gantt-ähnliche Zeitstrahl-Visualisierung in Power BI nachbauen
• KPI-Kacheln für Zeitplan-Status mit bedingter Formatierung (grün/gelb/rot) versehen
• Slicer für Projektphase, Ressource und Kalendermonat in den Bericht integrieren
• Bericht im Power BI Service veröffentlichen und Zugriffsrechte für Stakeholder setzen
• Dashboard für ein wöchentliches Steuerungsmeeting vorbereiten: automatischer Refresh, Kommentar-Feld
• Abweichungsanalyse: Welche Vorgänge sind kritisch verzögert? Welche Ressourcen sind überlastet?
• Handout-Bericht als PDF aus Power BI exportieren und für Steuerungskreis aufbereiten

In einem abschließenden integrierten Projektszenario führen Teilnehmende einen vollständigen Controlling-Zyklus durch: Projektplan in Project anlegen, Fortschritte eintragen, Daten in Power BI laden, Dashboard aktualisieren und einen Statusbericht für ein fiktives Steuerungsmeeting vorbereiten. Dieser Durchlauf schärft das Verständnis dafür, welche Datenqualität Project liefern muss, damit Power-BI-Berichte verlässlich und aussagekräftig sind. Das Zusammenspiel beider Tools ist besonders wertvoll in PMO-Umgebungen und Multiprojekt-Organisationen, wo mehrere Projektleitungen ihre Daten in konsolidierte Unternehmens-Dashboards einspeisen. Wer diesen Workflow beherrscht, kann Reporting-Aufwände erheblich reduzieren und gleichzeitig die Qualität der Steuerungsinformationen verbessern.

Der Kurs ist für Fachleute konzipiert, die im Projektumfeld mit Planung, Steuerung oder Berichterstattung befasst sind und ihre Analysekompetenz ausbauen wollen.

• Projektleiterinnen und Projektleiter, die ihr Reporting professionalisieren möchten
• PMO-Mitarbeitende, die Multiprojekt-Übersichten und Controlling-Dashboards erstellen
• Projektcontrollerinnen und -controller, die Earned-Value-Analysen visualisieren wollen
• Business Analysts, die Projektdaten mit anderen Unternehmensdaten zusammenführen
• IT-Projektmanagernde aus Rollout- oder Transformationsprojekten mit Controlling-Bezug

Der Unterricht findet als Live-Online-Kurs im virtuellen Klassenzimmer statt. Dozenten wechseln zwischen der direkten Arbeit in Microsoft Project und Power BI ab und gehen dabei von der Dateneingabe bis zur fertigen Dashboard-Visualisierung durch. Teilnehmende arbeiten mit eigenen Übungsdaten und übertragen Inhalte direkt auf Beispielprojekte. Der Kurs kann in Vollzeit oder im Teilzeitformat belegt werden.

Die Kursdauer hängt von der gewählten Modulkombination und dem Anbieter ab. Das Format ermöglicht sowohl intensivierte Vollzeit-Blöcke als auch berufsbegleitende Teilzeit-Staffeln über mehrere Wochen.

Nach dem Kurs erhalten Teilnehmende eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung oder ein trägerinternes Zertifikat. Sofern die Modulkombination Prüfungsvorbereitungsmodule enthält, kann zusätzlich auf herstellerseitige Microsoft-Zertifizierungen hingearbeitet werden, etwa auf die PL-300 Power BI Data Analyst Associate. Die konkrete Zertifizierungsoption klärt der jeweilige Anbieter im Vorfeld.

Wer Projekte leitet, aber keine aussagekräftigen Berichte produzieren kann, kämpft oft damit, Entscheidende zu überzeugen oder Ressourcen zu bekommen. Power BI macht Projektstatus auf einen Blick sichtbar, und zwar so, dass auch Personen ohne Project-Kenntnisse sofort verstehen, wo ein Projekt steht, was auf dem kritischen Pfad liegt und wo Kosten aus dem Ruder laufen. Die Kombination aus Planungs-Tool und BI-Werkzeug hebt das Projektcontrolling auf ein Niveau, das in vielen Unternehmen sonst nur spezialisierten Controlling-Teams vorbehalten ist. Für PMO-Funktionen und Projektcontrollerinnen bzw. -controller eröffnet die Beherrschung beider Tools einen direkten Mehrwert: Statt stundenlang Pivot-Tabellen in Excel zu pflegen, werden Dashboards einmal aufgebaut und danach automatisch aktualisiert. Das schafft Zeit für Analyse statt für Datenpflege und erhöht die Verlässlichkeit der Steuerungsinformationen, weil manuelle Übertragungsfehler entfallen. In einer Arbeitswelt, in der datenbasierte Entscheidungen auch im Projektmanagement zur Erwartung werden, ist die Kombination aus Microsoft Project und Power BI ein klares Kompetenz-Signal gegenüber Arbeitgebenden und Auftraggebenden. Wer beide Tools bedienen kann, schließt eine Lücke, die in vielen Projektteams noch deutlich spürbar ist.