Microsoft Sharepoint für Endanwender

Microsoft SharePoint ist in vielen Unternehmen die zentrale Plattform für Dokumente, Kalender und Teamzusammenarbeit – und für viele Mitarbeitende gleichzeitig eine Blackbox, die sie nur notdürftig bedienen. Dieser Kurs richtet sich gezielt an Endanwender:innen, die im Unternehmen mit SharePoint Server oder SharePoint in Microsoft 365 arbeiten, aber noch keine oder nur wenig praktische Erfahrung mitbringen. Statt einer technischen Administratorenschulung stehen die alltäglichen Anwendungsfälle im Mittelpunkt: Dokumente ablegen und teilen, Websites nutzen und verfolgen, Bilder verwalten, Teamkalender und Aufgaben pflegen sowie Listen und Notizbücher sinnvoll einsetzen. Am Ende können die Teilnehmenden SharePoint als selbstverständliches Werkzeug im Tagesgeschäft nutzen, statt es zu meiden.

Der erste Block widmet sich der Orientierung auf SharePoint-Websites und dem Umgang mit Dokumentbibliotheken als Kernfunktion der Plattform. Teilnehmende lernen, wie sich Inhalte in SharePoint überhaupt finden und dauerhaft im Blick behalten lassen.

• SharePoint-Websites aufrufen und die Navigation verstehen
• einer Website folgen, um Updates zentral zu sehen
• Dokumentbibliotheken anlegen, bearbeiten und filtern
• Bibliotheken sinnvoll sortieren, um Dokumente wiederzufinden
• grundlegende Einstellungen einer Bibliothek anpassen
• den Unterschied zwischen Websites, Listen und Bibliotheken einordnen

Im zweiten Block geht es um die konkrete Dateiarbeit: Ordnerstruktur, Upload, Versionierung und Freigabe. Dieser Bereich bildet das tägliche Handwerkszeug für alle, die regelmäßig mit gemeinsam genutzten Dokumenten arbeiten.

• Ordner innerhalb von Dokumentbibliotheken anlegen und benennen
• Dateien hochladen und in die passende Struktur einordnen
• mit Dateiversionen arbeiten und ältere Stände wiederherstellen
• Dateien für Kolleg:innen und externe Beteiligte freigeben
• Bibliotheken mit dem eigenen Gerät synchronisieren
• eine gelöschte Datei aus dem Papierkorb wiederherstellen oder endgültig entfernen

Der dritte Block behandelt Bildbibliotheken als eigenständigen Bibliothekstyp sowie den Teamkalender als zentrales Planungswerkzeug. Beide Funktionen werden im Arbeitsalltag häufig übersehen, obwohl sie erhebliches Organisationspotenzial bieten.

• Bildbibliotheken anlegen und von Dokumentbibliotheken unterscheiden
• Bilder hochladen und mit aussagekräftigen Eigenschaften versehen
• einen Teamkalender anlegen und pflegen
• Kalendereinträge erstellen und mit Details versehen
• den SharePoint-Kalender mit Outlook verbinden
• Termine im Team sichtbar und nachvollziehbar halten

Der vierte Block widmet sich der Aufgabenverwaltung sowie ergänzenden Werkzeugen wie Zeitachse, privaten Aufgaben, Diskussionsforen, Listen und Notizbüchern, die SharePoint zu einer vollständigen Kollaborationsumgebung machen.

• Aufgaben anlegen und an Teammitglieder delegieren
• Aufgaben der Zeitachse hinzufügen, um Fortschritt sichtbar zu machen
• private Aufgaben von Team-Aufgaben abgrenzen
• Diskussionsforen für teaminternen Austausch nutzen
• Listen als flexibles Strukturierungswerkzeug einsetzen
• Notizbücher in SharePoint einbinden und gemeinsam nutzen

Im Praxisteil wird jede Funktion an einem durchgängigen Beispielszenario geübt, damit der Übergang in die eigene SharePoint-Umgebung reibungslos gelingt.

• eine eigene Dokumentbibliothek mit Ordnerstruktur anlegen
• Testdateien hochladen und in mehreren Versionen bearbeiten
• eine gelöschte Datei gezielt wiederherstellen
• eine Bildbibliothek mit Beispielbildern und Eigenschaften befüllen
• einen Teamkalender mit mehreren Einträgen anlegen
• den Teamkalender mit einem Outlook-Kalender verbinden
• eine Aufgabe anlegen und an eine zweite Person delegieren
• eine Aufgabe in die Zeitachse einbinden
• eine Liste für ein Beispielprojekt strukturieren
• einen Beitrag in einem Diskussionsforum verfassen
• eine Bibliothek mit dem lokalen Gerät synchronisieren
• die eigene SharePoint-Struktur am Kursende auf reale Arbeitsabläufe übertragen

Die Übungen orientieren sich an typischen Situationen aus Assistenz, Projektarbeit und Sachbearbeitung, in denen Dokumente, Termine und Aufgaben gemeinsam mit anderen verwaltet werden müssen. Dabei wird durchgehend Wert daraufgelegt, dass jede Funktion nicht nur einmal gezeigt, sondern selbst ausgeführt und wiederholt wird. Am Ende des Kurses ist SharePoint kein unübersichtliches Ablagesystem mehr, sondern ein Werkzeug mit nachvollziehbarer Struktur – von der Dokumentbibliothek über den Teamkalender bis zur Aufgabenverwaltung.

Der Kurs richtet sich an Personen, die in ihrem Unternehmen mit SharePoint Server oder SharePoint in Microsoft 365 arbeiten und dabei noch keine oder nur geringe praktische Erfahrung gesammelt haben. Er setzt kein technisches Administrationswissen voraus, sondern konzentriert sich vollständig auf die Anwendersicht.

• Sachbearbeiter:innen, die Dokumente in SharePoint ablegen und verwalten
• Teamassistent:innen und Assistenzkräfte im Office Management
• Projektassistent:innen, die Aufgaben und Kalender im Team koordinieren
• Büroassistent:innen mit Erstkontakt zu SharePoint
• Berufstätige, die SharePoint bislang nur passiv genutzt haben und es aktiv einsetzen möchten

Der Kurs findet im Combined-Learning-Format statt und verbindet Präsenz- oder Onlineeinheiten mit praktischen Übungen direkt in einer SharePoint-Testumgebung. Er wird überwiegend in Teilzeit angeboten, vereinzelt auch in Vollzeit. Jede Funktion wird zunächst gezeigt und anschließend von den Teilnehmenden selbst ausgeführt, sodass die Bedienung nicht nur erklärt, sondern eingeübt wird.

Der Kurs gliedert sich in aufeinander aufbauende Themenblöcke, die von der Website-Navigation über Dokumentbibliotheken bis zur Aufgaben- und Listenverwaltung reichen. Der genaue zeitliche Umfang richtet sich nach der gewählten Teilzeit- oder Vollzeitvariante. Praxisübungen sind fest in jede Einheit integriert, sodass das Gelernte unmittelbar angewendet wird.

Der Kurs schließt mit einem international anerkannten Herstellerzertifikat sowie einem Lehrgangszertifikat des Bildungsanbieters ab. Beide Nachweise bestätigen die erworbenen SharePoint-Anwenderkenntnisse und können als konkreter Qualifikationsnachweis genutzt werden.

SharePoint gehört in vielen Unternehmen zur Standardausstattung, wird von Mitarbeitenden im Alltag jedoch oft nur oberflächlich bedient – Dokumente werden lokal statt in der Bibliothek gespeichert, Kalender bleiben ungenutzt, Aufgaben laufen an der Plattform vorbei. Wer die in diesem Kurs vermittelten Grundfunktionen beherrscht, kann diese Lücke schließen und SharePoint als das nutzen, wofür es gedacht ist: ein gemeinsamer, nachvollziehbarer Arbeitsraum. Besonders die Kombination aus Dokumentbibliotheken, Versionierung und gezielter Freigabe reduziert typische Büroprobleme wie doppelte Dateiversionen per E-Mail-Anhang oder verlorene Änderungen. Der Teamkalender und die Aufgabenverwaltung schaffen zusätzlich Transparenz darüber, wer woran arbeitet und welche Termine anstehen. Für die berufliche Weiterentwicklung ist der sichere Umgang mit SharePoint zunehmend Voraussetzung in Bürorollen mit Microsoft-365-Umgebung. Der Kurs schafft dafür eine solide, praxisnahe Grundlage, die sich unmittelbar im eigenen Arbeitsumfeld anwenden lässt.