Personalsachbearbeiter/in

Die Weiterbildung zur Personalsachbearbeiterin bzw. zum Personalsachbearbeiter führt Schritt für Schritt durch alle wesentlichen Aufgabenbereiche des modernen Personalwesens. Startend bei der sicheren Bedienung des Betriebssystems Windows und der Microsoft-Office-Programme arbeiten sich die Teilnehmenden durch die komplette Bandbreite des HR-Alltags: Personalplanung, Personalgewinnung, Personalentwicklung, Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und schließlich die praktische Lohnabrechnung mit DATEV Lohn Pro. Damit bietet die Qualifizierung einen vollständigen Einstieg in ein Berufsbild, das in nahezu jedem Unternehmen benötigt wird und das hohe Anforderungen an Sorgfalt, Rechtssicherheit und Diskretion stellt.

Das Kursprogramm ist in klar voneinander abgegrenzte Lernabschnitte gegliedert, die aufeinander aufbauen. PC-Grundlagen am Anfang sichern, dass alle Teilnehmenden auf demselben technischen Stand sind; die nachfolgenden Personalthemen bauen auf dieser gemeinsamen Basis auf. Der erste Block vermittelt grundlegende IT-Kenntnisse unter Windows. Viele HR-Aufgaben erfordern einen sicheren Umgang mit dem PC, angefangen bei der Dateiverwaltung bis hin zur Erstellung aussagekräftiger Dokumente. Teilnehmende üben an realitätsnahen Aufgaben, die typische Büroarbeiten abbilden.

• Windows-Benutzeroberfläche, Anzeigeeinstellungen und Systemgrundlagen
• Dateien und Ordner erstellen, verschieben, umbenennen und archivieren
• Netzwerkverbindungen herstellen und Drucker einrichten
• Microsoft Word: Textformatierung, Seitenlayout, Dokumentvorlagen und Seriendruckfunktion
• Microsoft Excel: Tabellenstruktur, Grundformeln, Diagramme und bedingte Formatierung

Der zweite Block legt die fachliche Grundlage im Personalwesen. Teilnehmende erhalten ein Verständnis dafür, welche strategische Rolle die HR-Abteilung im Unternehmen einnimmt und wie operative Personalarbeit im Tagesgeschäft aussieht.

• Personalwirtschaft im Unternehmenskontext: Ziele, Strukturen und Schnittstellen
• Personalplanung: Bedarfsermittlung, Stellenplanung und Nachfolgeplanung
• Personalgewinnung: Stellenausschreibung, Bewerbermanagement und Auswahlverfahren
• Onboarding-Prozesse gestalten und neu eingestellte Mitarbeitende integrieren
• Recruiting-Workflow in der Praxis: Kommunikation mit Bewerbenden und Absagemanagement

Der dritte Block behandelt Personalführung, -entwicklung und HR-Zusatzthemen. Diese Inhalte sind besonders für Sachbearbeitende relevant, die über reine Verwaltungsaufgaben hinaus in Entwicklungsgespräche und Gesundheitsmanagement eingebunden sind.

• Personalführung: Führungsstile, Feedbackgespräche und Zielvereinbarungen
• Personalentwicklung: Weiterbildungsplanung, Kompetenzprofile und Laufbahnmodelle
• Betriebliches Gesundheitsmanagement und Arbeitssicherheit im HR-Kontext
• Zeitarbeit: Einsatz von Leiharbeitnehmern, Verträge und arbeitsrechtliche Besonderheiten

Der vierte Block führt in die Entgeltabrechnung und das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht ein. Hier liegt der inhaltliche Kern des Kurses; Fehler in der Abrechnung oder bei Meldepflichten können erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben.

• Theorie der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Brutto-Netto-Rechnung, Steuerklassen und Abzüge
• Sozialversicherung: Zweige, Beitragssätze, Meldepflichten und Beitragsnachweise
• Arbeitsverträge: Mindestinhalte, befristete und unbefristete Beschäftigung, Probezeit
• Kündigung: ordentlich, außerordentlich, Abmahnungserfordernis und Fristen
• Spezielle Abrechnungsgruppen: Minijobs, Midijobs, Auszubildende und kurzfristig Beschäftigte

Praxisblock DATEV Lohn Pro: Dieser Abschnitt verbindet alle vorgelernten Abrechnungskenntnisse mit der konkreten Softwarebedienung. Die Teilnehmenden führen vollständige Lohnabrechnungsläufe in DATEV Lohn Pro durch.

• Mandantenanlage und Stammdatenpflege in DATEV Lohn Pro
• Mitarbeiter anlegen: persönliche Daten, Steuermerkmale und Sozialversicherungsdaten
• Lohnarten definieren und Abrechnungsparameter einrichten
• Monatliche Lohnabrechnung erstellen und Plausibilitätsprüfung durchführen
• Elektronische Lohnsteuerbescheinigung erstellen und übermitteln
• Beitragsnachweise an Krankenkassen elektronisch übermitteln
• Einmalzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld korrekt abrechnen
• Kranken- und Mutterschutzzeiten in der Abrechnung berücksichtigen
• Lohnpfändungen und Abtretungen im System abbilden
• Jahresabschluss in der Lohnbuchhaltung vorbereiten
• Auswertungen und Reports für die Geschäftsleitung erstellen
• Fehleranalyse und Korrekturbuchungen in DATEV durchführen

Abschließend reflektieren die Teilnehmenden typische Fehlerquellen in der Praxis und erarbeiten Checklisten für wiederkehrende Abrechnungsaufgaben. Der praxisnahe Abschluss stellt sicher, dass die Kursteilnehmenden bereit sind, sofort in eine Stelle als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter zu wechseln. Die breite Abdeckung von IT-Grundlagen bis zur spezialisierten Softwareanwendung macht diese Weiterbildung zu einer vollständigen Qualifizierung, die auch für Quereinsteiger aus anderen Berufsfeldern konzipiert ist, die ihre kaufmännische Grundlage bereits mitbringen.

Die Qualifizierung richtet sich an Personen, die eine Tätigkeit im Personalwesen aufnehmen oder ihre vorhandenen Kenntnisse systematisch erweitern möchten. Angesprochen sind insbesondere folgende Gruppen.

• Kaufmännische Fachkräfte aus anderen Bereichen, die in die HR-Abteilung wechseln möchten
• Personen aus der Lohn- und Finanzbuchhaltung, die ihren Aufgabenbereich um Personalverwaltung erweitern wollen
• Mitarbeitende im Rechnungswesen, die die Lohnabrechnung mit DATEV vertiefen
• Selbstständige, die die Personalverwaltung ihres eigenen Unternehmens übernehmen möchten
• Personen aus dem Sozial- und Gesundheitswesen mit Interesse an HR-Verwaltungsaufgaben

Die Weiterbildung wird im kombinierten Lernformat angeboten und typischerweise als Vollzeitkurs durchgeführt. Präsenzphasen und betreute Online-Lernphasen wechseln sich ab, sodass sowohl interaktive Gruppenarbeit als auch eigenverantwortliches Vertiefen des Stoffs möglich sind. Praktische Übungen in Windows, MS Office und DATEV Lohn Pro nehmen einen großen Teil des Kurses ein. Lernmaterialien, Aufgabenblätter und Musterabrechnungen stehen über digitale Lernplattformen zur Verfügung.

Die Qualifizierung dauert in der Regel mehr als sechs Monate bis zu einem Jahr bei Vollzeitbelegung; einzelne kürzere Varianten mit drei bis sechs Monaten Laufzeit sind ebenfalls im Markt vertreten. Die Gesamtstundenzahl variiert je nach Anbieter. Der zeitliche Umfang spiegelt wider, wie viel fachliche Tiefe in Entgeltabrechnung, Arbeitsrecht und Softwareanwendung vermittelt wird, und bereitet die Teilnehmenden auf eine eigenständige Tätigkeit als Personalsachbearbeiterin vor.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten die Teilnehmenden ein trägerinternes Zertifikat oder eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung. Wer die DATEV-Prüfung ablegt, erhält zusätzlich das anerkannte DATEV-Zertifikat Lohn und Gehalt, das in der Branche als Qualitätsnachweis für DATEV-Kenntnisse gilt. Das DATEV-Zertifikat wird nach bestandener Prüfung ausgestellt und ist separat vom Trägerzertifikat.

Personalsachbearbeitende werden in Unternehmen jeder Größe und jeder Branche gesucht. Die Kombination aus Verwaltungswissen, Rechtskenntnissen und Softwarekompetenz in DATEV macht Absolventinnen und Absolventen dieser Weiterbildung zu gesuchten Fachkräften, die unmittelbar einsatzbereit sind. Besonders die DATEV-Kompetenz erhöht die Beschäftigungschancen spürbar, da DATEV die mit Abstand meistgenutzte Abrechnungssoftware in Deutschland ist. Wer nach der Weiterbildung mehrere Jahre Berufserfahrung gesammelt hat, kann sich mittelfristig zur HR-Fachkraft weiterentwickeln oder die Teamleitung im Lohnbüro übernehmen. Damit bietet die Qualifizierung nicht nur einen Einstieg, sondern auch eine solide Grundlage für eine langfristige Laufbahn im Personalwesen. Die Weiterbildung ist bei AZAV-akkreditierten Bildungsträgern in der Regel über einen Bildungsgutschein förderbar. Daneben kommen das Qualifizierungschancengesetz für Beschäftigte, die Berufsförderung der Bundeswehr sowie Leistungen zur Rehabilitation und Teilhabe am Arbeitsleben und Förderungen der Deutschen Rentenversicherung in Betracht. Eine Beratung bei der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter klärt die passende Förderform für die individuelle Situation.