Personalwesen & Lohnbuchhaltung mit DATEV – Kurs

Lohnbuchhaltung beginnt nicht erst bei der Abrechnung, sondern bereits bei sauber gepflegten Personalstammdaten - und endet nicht mit der Auszahlung, sondern erst mit dem korrekten Monats- und Jahresabschluss. Dieser rund vierwöchige Maßnahmebaustein führt durch den gesamten Weg der Lohnbuchhaltung mit DATEV: von den Grundlagen moderner Personalarbeit über die Stammdatenerfassung bis zur Abrechnung, Auswertung und den Abschlussarbeiten. Teilnehmende arbeiten praxisnah in der DATEV-Software und schließen mit der Zertifizierung zum DATEV-Anwender Lohnbuchhaltung ab.

Das erste Modul vermittelt die Grundlagen der modernen Personalarbeit und schafft damit den organisatorischen Rahmen, in dem die spätere Lohnbuchhaltung stattfindet.

• Überblick über die Aufgabenfelder einer Personalabteilung
• Zusammenspiel von Personalabteilung, Führungskräften und Belegschaft
• Grundzüge des Arbeitsrechts mit Bezug auf die tägliche Personalarbeit
• Prozesse rund um Einstellung, Vertragswesen und Personalakte
• Digitalisierungstendenzen in der modernen Personalarbeit
• Schnittstellen zwischen Personalwesen und Lohnbuchhaltung im Unternehmen

Das zweite Modul behandelt die Stammdatenerfassung als Grundlage jeder korrekten Abrechnung, denn Fehler an dieser Stelle wirken sich auf jede folgende Lohnabrechnung aus.

• Anlage und Pflege von Mitarbeiterstammdaten im DATEV-System
• Erfassung persönlicher, vertraglicher und steuerlicher Daten
• Zuordnung von Steuerklassen, Freibeträgen und Sozialversicherungsmerkmalen
• Pflege von Bankverbindungen und abrechnungsrelevanten Zahlungsdaten
• Bedeutung vollständiger Stammdaten für eine korrekte Abrechnung
• Umgang mit Änderungen im Beschäftigungsverhältnis, etwa bei Elternzeit oder Umzug

Im dritten Modul stehen Abrechnung und Auswertung mit DATEV im Mittelpunkt und bilden das fachliche Herzstück der Qualifizierung.

• Aufbau und Bedienung der DATEV-Lohnabrechnungssoftware
• Durchführung monatlicher Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Berücksichtigung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Grundlagen
• Umgang mit Sonderfällen wie Zuschlägen, Einmalzahlungen oder Abwesenheiten
• Auswertung von Lohnkonten, Journalen und Abrechnungslisten
• Kontrolle erstellter Abrechnungen auf Plausibilität und Vollständigkeit

Das vierte Modul widmet sich den Monats- und Jahresabschlussarbeiten mit DATEV und rundet den Lehrgang mit dem periodischen Abschluss der Lohnbuchhaltung ab.

• Ablauf monatlicher Abschlussarbeiten in der Lohnbuchhaltung
• Vorbereitung und Durchführung des Jahresabschlusses im Personalbereich
• Erstellung von Lohnsteuerbescheinigungen und Jahresmeldungen
• Abstimmung von Lohnkonten im Rahmen des Abschlusses
• Archivierung und Dokumentation abrechnungsrelevanter Unterlagen
• Zusammenspiel von Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung beim Abschluss

Ergänzend arbeiten die Teilnehmenden in einem umfangreichen Praxisteil direkt in der DATEV-Software an einem durchgehenden Beispielfall von der Stammdatenanlage bis zum Abschluss.

• Anlage eines vollständigen Mitarbeiterstammdatensatzes in der Übungsumgebung
• Erfassung von Steuer- und Sozialversicherungsmerkmalen für ein Beispielarbeitsverhältnis
• Durchführung einer kompletten monatlichen Lohnabrechnung mit DATEV
• Bearbeitung eines Abrechnungsfalls mit Einmalzahlung oder Zuschlag
• Kontrolle einer erstellten Abrechnung auf Plausibilität und Vollständigkeit
• Auswertung von Lohnjournalen für einen Beispielzeitraum
• Durchführung eines simulierten Monatsabschlusses in der Lohnbuchhaltung
• Erstellung einer Lohnsteuerbescheinigung für ein Beispieldienstverhältnis
• Abstimmung von Lohnkonten im Rahmen einer Abschlussübung
• Bearbeitung einer Datenänderung im laufenden Beschäftigungsverhältnis
• Dokumentation abrechnungsrelevanter Unterlagen nach Vorgaben der Praxis
• Zusammenfassende Fallübung von der Stammdatenanlage bis zum Monatsabschluss

Die vier Module folgen damit bewusst dem tatsächlichen Ablauf eines Beschäftigungsverhältnisses in der Lohnbuchhaltung: von der Einordnung ins Personalwesen über die Stammdatenanlage und die laufende Abrechnung bis zum periodischen Abschluss. Diese Reihenfolge erleichtert es, spätere DATEV-Arbeit im Betrieb sofort in den richtigen Gesamtzusammenhang einzuordnen. Am Ende des rund vierwöchigen Maßnahmebausteins können die Teilnehmenden Personalstammdaten korrekt anlegen, laufende Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV selbstständig durchführen und die zugehörigen Monats- und Jahresabschlussarbeiten sachgerecht vorbereiten.

Die Qualifizierung richtet sich an Interessent:innen mit einer kaufmännischen Berufsausbildung oder entsprechender kaufmännischer Berufserfahrung. Bei passenden Vorkenntnissen haben auch Quereinsteiger:innen gute Chancen, den Lehrgang erfolgreich abzuschließen.

• Kaufmännisch ausgebildete Fachkräfte mit Interesse an Lohnbuchhaltung
• Personen mit kaufmännischer Berufserfahrung ohne einschlägige DATEV-Kenntnisse
• Quereinsteiger:innen mit passenden fachlichen Vorkenntnissen
• Mitarbeitende, die künftig Aufgaben in der Personalsachbearbeitung übernehmen möchten
• Personen, die eine anerkannte DATEV-Zertifizierung im Bereich Lohnbuchhaltung anstreben

Der Lehrgang findet als Präsenzunterricht statt, überwiegend in Teilzeit mit einzelnen Vollzeitabschnitten, sodass sich die Qualifizierung auch neben anderen Verpflichtungen organisieren lässt. Fachliche Inhalte zu Personalwesen, Stammdaten und Abrechnung werden im Klassenraum vermittelt und direkt im Anschluss an konkreten DATEV-Übungsfällen angewendet, sodass jeder Themenblock unmittelbar in der Software nachvollzogen wird. Der enge Präsenzkontakt erlaubt es, einzelne Abrechnungsfälle gemeinsam Schritt für Schritt durchzugehen.

Der Maßnahmebaustein Personalwesen und Lohnbuchhaltung mit DATEV ist auf rund vier Wochen angelegt und deckt in dieser Zeit die vier Themenfelder Personalarbeit, Stammdaten, Abrechnung und Abschluss ab. Die Unterrichtszeit liegt meist in Teilzeit, teilweise auch in Vollzeit. Der kompakte Zeitrahmen erfordert ein zügiges Durcharbeiten der Inhalte, wird durch den engen Praxisbezug in der DATEV-Software jedoch gut handhabbar.

Der Nachweis der Lehrgangsteilnahme und des erfolgreichen Abschlusses erfolgt durch eine Teilnahmebescheinigung beziehungsweise ein Zeugnis über die jeweiligen inhaltlichen Ausbildungsabschnitte. Ergänzend schließt die Qualifizierung mit der Zertifizierung zum DATEV-Anwender Lohnbuchhaltung ab, die die praktische Beherrschung der Lohnabrechnungssoftware dokumentiert. Diese Kombination aus Teilnahmenachweis und Software-Zertifizierung unterscheidet den Lehrgang von einer reinen internen Bescheinigung.

Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgabenfeldern, die in nahezu jedem Unternehmen mit eigener Personalabteilung anfallen - unabhängig von Branche oder Betriebsgröße. Wer den vollständigen Weg von der Stammdatenanlage über die laufende Abrechnung bis zum Abschluss einmal durchlaufen hat, kann dieses Wissen unmittelbar in unterschiedlichen betrieblichen Kontexten anwenden. Der besondere Mehrwert liegt in der engen Verzahnung von Personalwesen und Lohnbuchhaltung: Statt Abrechnung isoliert zu behandeln, lernen Teilnehmende, wie korrekte Stammdaten, arbeitsrechtliche Grundlagen und die eigentliche DATEV-Abrechnung zusammenwirken - ein Verständnis, das über reines Software-Bedienwissen hinausgeht. Die Zertifizierung zum DATEV-Anwender Lohnbuchhaltung macht diese Kompetenz zusätzlich extern nachweisbar. Beruflich eröffnet die Qualifizierung Perspektiven in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, in der Personalsachbearbeitung mit Abrechnungsverantwortung sowie in der Finanzbuchhaltung mit Schnittstelle zum Personalbereich. Da DATEV in deutschen Unternehmen und Steuerkanzleien weit verbreitet ist, lässt sich die erworbene Software-Kompetenz branchenübergreifend einsetzen.