Praxiswerkstatt Office Management

Die Praxiswerkstatt Office Management richtet sich an alle, die ihre Kenntnisse im Büro- und Verwaltungsbereich auffrischen und mit aktueller Software verzahnen möchten. Im Zentrum stehen die Bearbeitung typischer Aufgaben aus dem Officealltag sowie der praktische Umgang mit Lexware für kaufmännische Vorgänge und Microsoft OneNote für Organisation und Dokumentation. Statt loser Softwareschulung wird der gesamte Kurs entlang realistischer Büroaufgaben aufgebaut, wie sie im Tagesgeschäft eines Sekretariats oder Officemanagements anfallen.

Modul 1 – Organisation des modernen Büroalltags Der Einstieg klärt, welche Aufgaben ein zeitgemäßes Officemanagement typischerweise umfasst und wie sich diese Aufgaben sinnvoll strukturieren und priorisieren lassen, bevor es an die konkrete Softwarearbeit geht.

• Aufgabenspektrum im Büro- und Verwaltungsbereich im Überblick
• Priorisierung von Aufgaben bei mehreren parallelen Anfragen
• Aufbau eines strukturierten Tagesablaufs im Officealltag
• Umgang mit internen und externen Anfragen
• Grundlagen professioneller Geschäftskorrespondenz
• Schnittstellen des Officemanagements zu Buchhaltung, Vertrieb und Geschäftsführung

Modul 2 – Kaufmännische Vorgänge mit Lexware Dieses Modul führt praktisch in Lexware ein, eine im deutschen Mittelstand verbreitete Software für kaufmännische Abläufe, und übt die Bearbeitung typischer Vorgänge, wie sie im Officemanagement anfallen.

• Aufbau und Navigation innerhalb von Lexware
• Anlage und Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten
• Erstellung von Angeboten und Rechnungen
• Erfassung von Belegen und einfachen Buchungsvorgängen
• Überblick über offene Posten und Zahlungsvorgänge
• Fehlerquellen bei der Dateneingabe erkennen und vermeiden

Modul 3 – Wissensorganisation mit OneNote Im Officealltag verteilt sich Wissen schnell über E-Mails, Notizzettel und lose Dokumente. Dieses Modul zeigt, wie sich OneNote als zentrales Ablage- und Organisationswerkzeug im Büro etablieren lässt.

• Aufbau von Notizbüchern, Abschnitten und Seiten für unterschiedliche Themenbereiche
• Erfassung und Strukturierung von Besprechungsnotizen
• Aufbau von Aufgabenlisten und Wiedervorlagen in OneNote
• Verknüpfung von Dokumenten, Dateien und Links innerhalb der Notizbücher
• gemeinsame Nutzung von Notizbüchern im Team
• Suche und schnelles Wiederauffinden abgelegter Informationen

Modul 4 – Digitale Ablage und Terminorganisation Neben den beiden Kernprogrammen behandelt dieses Modul die übergreifende Organisation von Dokumenten, Terminen und Fristen, wie sie im Officemanagement täglich anfällt.

• Aufbau nachvollziehbarer digitaler Ablagestrukturen für Dokumente
• Umgang mit Terminkalendern und Fristenübersicht
• Einrichtung von Wiedervorlagen für offene Vorgänge
• Ablage und Versionierung von Geschäftskorrespondenz
• Koordination von Terminen mit mehreren Beteiligten
• Übergabe und Vertretungsregelungen bei Abwesenheit

Praxisnahe Arbeit im Kurs Die Praxiswerkstatt ist um ein durchgehendes Aufgabenszenario aus dem Fachbereich Office eines Unternehmens aufgebaut, in dem die Teilnehmenden eigenständig anfallende Vorgänge bearbeiten.

• Bearbeitung eines simulierten Posteingangs mit unterschiedlichen Anfragen
• Erstellung mehrerer Angebote und Rechnungen in Lexware
• Anlage und Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten
• Aufbau eines eigenen strukturierten OneNote-Notizbuchs für das Fallszenario
• Dokumentation von Besprechungsnotizen und Aufgaben in OneNote
• Priorisierung mehrerer gleichzeitig anstehender Officeaufgaben
• Verfassen von Geschäftskorrespondenz zu unterschiedlichen Anlässen
• Aufbau einer digitalen Ablagestruktur für das Fallbeispiel
• Fehlersuche in vorgegebenen, fehlerhaften Lexware-Vorgängen
• Terminkoordination mit mehreren fiktiven Beteiligten
• Übergabe eines laufenden Vorgangs an eine vertretende Person
• Abschlussbesprechung der bearbeiteten Aufgaben mit Verbesserungsvorschlägen

Der praktische Anteil bildet den Schwerpunkt der Werkstatt, da Officemanagement eine Tätigkeit ist, die sich vor allem in der Bearbeitung konkreter Vorgänge zeigt. Die wiederholte Arbeit an unterschiedlichen, aber typischen Aufgaben soll die Routine für den späteren Arbeitsalltag aufbauen.

Der Kurs richtet sich an Personen, die ihre Kenntnisse im Büro- und Verwaltungsbereich auffrischen und erweitern möchten, insbesondere im praktischen Umgang mit Lexware und OneNote.

• Bürokaufleute, die nach einer Pause wieder einsteigen möchten
• Sekretär:innen und Office Manager:innen mit Interesse an digitalen Arbeitsweisen
• kaufmännische Fachkräfte, die ihre Softwarekenntnisse aktualisieren wollen
• Quereinsteiger:innen mit PC-Grundkenntnissen, die sich im Officebereich orientieren
• Berufsrückkehrer:innen mit abgeschlossener Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich

Die Praxiswerkstatt orientiert sich am tatsächlichen Officetagesgeschäft: Statt Software isoliert Funktion für Funktion durchzugehen, bearbeiten die Teilnehmenden ein durchlaufendes Aufgabenszenario, in dem Lexware- und OneNote-Kenntnisse dort vermittelt werden, wo sie für die jeweilige Aufgabe gebraucht werden. Kurze fachliche Einführungen wechseln sich mit eigenständiger Bearbeitung realistischer Vorgänge ab, sodass die Teilnehmenden von Anfang an im Kontext echter Büroaufgaben lernen.

Der zeitliche Umfang der Praxiswerkstatt richtet sich nach dem jeweiligen Kurstermin und ist der aktuellen Terminübersicht zu entnehmen. Der Aufbau aus Organisation, Lexware, OneNote und übergreifender Ablageorganisation erlaubt es, je nach Vorwissen unterschiedliche Schwerpunkte zu setzen.

Die Teilnahme wird mit einer Bescheinigung des Kursanbieters bestätigt. Es handelt sich um eine kursinterne Teilnahmebestätigung, nicht um eine staatlich anerkannte Prüfung oder eine Herstellerzertifizierung.

Officemanagement ist ein Berufsfeld, in dem sich Software-Anforderungen laufend verschieben – wer länger nicht im Beruf war oder mit veralteten Programmversionen gearbeitet hat, verliert schnell den Anschluss an aktuelle Arbeitsweisen. Die Praxiswerkstatt setzt genau hier an und verbindet die Auffrischung grundlegender Bürokompetenzen mit dem praktischen Umgang mit aktuell verbreiteter Software. Der Aufbau entlang eines durchgehenden Aufgabenszenarios sorgt dafür, dass Lexware und OneNote nicht isoliert, sondern im Zusammenhang mit typischen Officeaufgaben wie Rechnungsstellung, Terminorganisation und Korrespondenz geübt werden. Diese Verzahnung erleichtert den Transfer der Kursinhalte in den eigenen Arbeitsalltag erheblich. Für Berufsrückkehrer:innen und Quereinsteiger:innen bietet der Kurs eine kompakte Möglichkeit, sich mit vertretbarem Zeitaufwand wieder sicher im Officebereich zu bewegen – mit konkreten, direkt anwendbaren Kenntnissen statt allgemeiner Software-Grundlagen.