Projektmanagement-Kurs: Kompaktkurs Projektassistenz: Basiswissen und erste Praxiserfahrungen

Dieser Kompaktkurs schafft den schnellen Einstieg in die Welt der Projektassistenz. Wer Projekte aktiv begleiten, Projektleitungen entlasten und dabei methodisch sauber arbeiten möchte, erhält hier das notwendige Handwerkszeug – komprimiert und praxisnah. Im Mittelpunkt stehen die zentralen Aufgaben, die eine Projektassistenz täglich bewältigt: Pläne erstellen, Termine koordinieren, den Überblick über Aufgaben und Meilensteine behalten und die Kommunikation zwischen Projektbeteiligten strukturieren. Ergänzend wird vermittelt, wie agile Denkweise und klassisches Projektmanagement in der Praxis ineinandergreifen. Konkrete Übungen in Excel und MS Project sorgen dafür, dass das Erlernte unmittelbar angewendet werden kann.

Grundlagen agiler Arbeit und Projektassistenz führen in die Denkweise moderner Projektarbeit ein. Teilnehmende lernen, was agile Arbeitsweisen von klassischem Vorgehen unterscheidet und warum dieser Unterschied im Berufsalltag der Projektassistenz relevant ist. Sie verstehen, wie eine Projektassistenz in beiden Welten methodisch sicher agiert.

• Prinzipien und Werte des agilen Manifests
• Unterschiede zwischen klassischem und agilem Projektmanagement im Alltag
• Typische Aufgaben und Tätigkeitsfelder der Projektassistenz
• Überblick über gängige Rollen im Projektteam
• Erwartungen von Projektleitungen an die Assistenzfunktion
• Abgrenzung von Projekt, Programm und Portfolio

Scrum-Framework und praktische Anwendung vermitteln das konkrete Wissen über das in der Praxis am häufigsten eingesetzte agile Rahmenwerk. Die Teilnehmenden durchlaufen alle wesentlichen Scrum-Bestandteile und erproben sie in simulierten Übungen.

• Scrum-Rollen: Product Owner, Scrum Master, Entwicklungsteam
• Artefakte im Überblick: Product Backlog, Sprint Backlog, Increment
• Events: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospective
• Agile Schätzmethoden: Planning Poker und T-Shirt Sizing
• Priorisierungstechniken für Backlogs: MoSCoW und WSJF
• Kanban-Board aufsetzen und für tägliche Koordination nutzen

Einführung in PRINCE2-Grundprinzipien zeigt, wie strukturiertes Projektmanagement in kontrollierten Umgebungen funktioniert. Teilnehmende lernen die grundlegenden PRINCE2-Konzepte kennen und verstehen, welche Dokumentationsanforderungen und Rollenzuweisungen PRINCE2 vorsieht – ohne die Vertiefung einer vollständigen Practitioner-Ausbildung.

• Kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung als Kernprinzip
• Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten im PRINCE2-Umfeld
• Überblick über PRINCE2-Themen: Business Case, Qualität, Risiken, Pläne
• Phasenstruktur eines PRINCE2-Projekts
• Anpassung von PRINCE2 an kleine und mittlere Projekte
• Dokumentationsanforderungen im Vergleich zu agilen Projekten

Praxisblock mit Excel und MS Project setzt das theoretisch Erlernte in konkrete Projektszenarien um. Teilnehmende erstellen eigene Scrum-Boards in Excel, planen Projektzeitpläne in MS Project und erstellen abschließend einen vollständigen Projektstatusbericht.

• Aufbau eines Scrum-Boards in Excel mit automatischer Statusanzeige
• Ressourcenplanung und Auslastungsübersicht in Excel
• Projektzeitplanung mit Gantt-Chart in MS Project
• Nachverfolgung von Meilensteinen und Arbeitspaketen
• Integration von Fortschrittsberichten aus MS Project in Statusmeetings
• Erstellung eines abschließenden Projektreviews mit visuellen Elementen
• Fallstudie: Komplettplanung eines fiktiven Kleinprojekts von Kick-off bis Abschluss
• Präsentation von Zwischenständen vor der Gruppe als Simulationsübung
• Erkennen und Dokumentieren von Risiken und Abweichungen
• Anwendung von Kanban-Boards für laufende Aufgabenkoordination
• Rückkopplung zwischen Planung und tatsächlichem Projektfortschritt
• Lessons-Learned-Protokoll erstellen und für Folgeprojekte nutzen

Dieser Praxisblock bildet den Kern des Kompaktkurses. Die Kombination aus agilem und klassischem Vorgehen – beide Tools einbeziehend – entspricht dem, was Teilnehmende unmittelbar nach Kursbeginn im Berufsalltag vorfinden werden. Die Übungen sind bewusst auf typische Assistenzaufgaben zugeschnitten, nicht auf Projektleiterfunktionen.

Der Kurs richtet sich an alle, die erstmals in eine Projektassistenz-Rolle einsteigen oder sich auf diese Funktion vorbereiten möchten. Auch Fachkräfte, die bisher ohne klare Projektmethodik gearbeitet haben und ihre Aufgaben strukturierter gestalten wollen, profitieren von diesem Kompaktformat.

• Berufseinsteiger ohne Projektmanagementerfahrung
• Quereinsteiger aus administrativen oder kaufmännischen Berufen
• Sekretariatskräfte und Teamassistenzen mit wachsenden Projektaufgaben
• Mitarbeitende, die ihre Projektunterstützung methodisch fundieren wollen
• Fachkräfte in der beruflichen Neuorientierung mit Interesse an Projektarbeit

Der Kurs nutzt Combined Learning: Kurze Online-Lernphasen zur Theorie wechseln sich mit praktischen Übungsblöcken und betreuten Live-Sessions ab. Statt langer Vorlesungssequenzen stehen konkrete Aufgabenstellungen im Vordergrund – Teilnehmende arbeiten direkt an Projektszenarien, erstellen eigene Dokumente und erhalten Rückmeldung dazu. Sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitvarianten sind verfügbar.

Die genaue Kursdauer variiert je nach Durchführungsformat. Vollzeitvarianten sind auf wenige intensive Wochen ausgelegt; in Teilzeit lässt sich der Kurs über mehrere Monate strecken. Combined Learning ermöglicht es, Lernphasen flexibel in den Alltag zu integrieren, ohne auf betreute Übungssequenzen zu verzichten.

Nach Kursabschluss erhalten Teilnehmende ein trägerinternes Lehrgangszertifikat, das Inhalt und Umfang der erworbenen Kenntnisse dokumentiert. Abhängig vom gewählten Kurspaket kann der Kurs auf externe Zertifizierungsprüfungen wie Scrum Foundation oder PRINCE2 Foundation vorbereiten, die separat bei akkreditierten Stellen abgelegt werden.

Projektassistenz ist keine Randaufgabe, sondern eine Schlüsselfunktion im modernen Projektmanagement. Wer Pläne strukturiert, Termine verlässlich koordiniert und Informationen klar aufbereitet, ermöglicht es Projektleitungen, sich auf Entscheidungen und Stakeholder zu konzentrieren. Dieser Kompaktkurs gibt Berufseinsteigern genau das Rüstzeug, um diese Funktion vom ersten Tag an sicher auszufüllen. Das Besondere dieses Kurses ist die Kombination aus methodischem Überblick und sofort anwendbarer Werkzeugkenntnis. Wer Excel und MS Project für Projektdokumentation einsetzen kann und gleichzeitig versteht, wie Scrum-Teams und klassische PRINCE2-Projekte aufgebaut sind, ist in der Lage, in nahezu jeder Projektumgebung als Unterstützung zu wirken – unabhängig davon, ob das Unternehmen agil oder klassisch arbeitet. Der Kompaktansatz macht diesen Kurs besonders geeignet für Phasen beruflicher Neuorientierung: In kurzer Zeit wird echtes, anwendbares Wissen aufgebaut, das unmittelbar in eine neue berufliche Rolle überführt werden kann. Wer nach dem Kurs in ein Projektteam eintritt, kann vom ersten Tag an konstruktiv zum Projekterfolg beitragen.