Team-, Projekt- und GF-AssistentIn (d,m,w)

Die Assistenzrolle auf Team- und Führungsebene hat sich in den vergangenen Jahren deutlich gewandelt: Wer heute als Projekt- oder GF-Assistenz arbeitet, koordiniert nicht nur Termine und Korrespondenz, sondern unterstützt aktiv die Projektdokumentation, erstellt Statusreporte, visualisiert Projektpläne und kommuniziert mit Stakeholdern aus unterschiedlichen Fachbereichen. Parallel dazu sind Kenntnisse in standardisierten Projektmanagementmethoden wie PRINCE2 und Scrum sowie im IT-Service-Management nach ITIL 4 immer häufiger gefragt — nicht weil Assistenzkräfte Projekte leiten, sondern weil sie mit Projektleitenden auf Augenhöhe kommunizieren und deren Arbeit effektiv unterstützen sollen. Dieser Kurs bündelt genau diese zwei Kompetenzstränge: vollständige MS-Office-Kompetenz für die operative Assistenzarbeit und international anerkannte Methodenzertifizierungen für die professionelle Zusammenarbeit in Projekten.

Modul 1 — Microsoft Office für die Assistenzarbeit: Die Office-Kompetenz ist das operative Handwerkszeug. Dieser Block deckt alle vier zentralen Programme vollständig ab — nicht als isolierte Software-Kurse, sondern durchgehend an Assistenz-typischen Aufgaben ausgerichtet: Projektpläne tabellarisieren, Berichte gestalten, Termine koordinieren und Präsentationen erstellen.

• Microsoft Excel: Tabellen strukturieren, Formeln und Funktionen, Pivot-Tabellen, Diagramme
• Microsoft Word: Dokumentvorlagen, Formatierungsebenen, Serienbriefe, Inhaltsverzeichnisse
• Microsoft Outlook: Kalenderfreigabe, Terminserien, Aufgabenverwaltung, E-Mail-Regeln
• Microsoft PowerPoint: Masterfolien, Layouts, Animationen, Präsentationsdesign
• Praxisübungen mit realen Assistenz-Szenarien (Besprechungsprotokoll, Statusreport, Terminplanung)
• Dateiformate, Versionierung und dokumentensichere Ablage

Modul 2 — PRINCE2 Foundation: PRINCE2 ist eine der meistgenutzten Projektmanagementmethoden weltweit. Dieser Block vermittelt Lernenden das Wissen, um in einem PRINCE2-strukturierten Projektumfeld kompetent zu agieren: Phasen verstehen, Dokumente kennen, Rollen einordnen und die Projektassistenz-Funktion gezielt ausfüllen.

• PRINCE2-Grundprinzipien (sieben Prinzipien nach aktueller Ausgabe)
• Phasen und Prozesse: Initiierung, Steuerung, Lieferung, Abschluss
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Projektleitung, Projektboard, Projektassistenz
• Wichtige PRINCE2-Dokumente: Business Case, Projektinitiierungsdokumentation, Ausnahmeberichte
• Zusammenspiel zwischen Methodik und tagesoperativer Projektarbeit
• Vorbereitung auf und Ablegen der PRINCE2-Foundation-Prüfung

Modul 3 — Scrum Foundation: Agile Methoden sind in vielen Teams heute gelebte Praxis. Dieser Block gibt Assistenzkräften das konzeptionelle Rüstzeug, um in Scrum-Teams sinnvoll unterstützen zu können: Sprint-Rhythmen nachvollziehen, Backlog-Dokumentation führen und agile Kommunikationsformate aktiv begleiten.

• Scrum-Grundprinzipien: Transparenz, Inspektion, Adaption
• Rollen: Product Owner, Scrum Master, Entwicklungsteam
• Artefakte: Product Backlog, Sprint Backlog, Increment
• Events: Sprint, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospektive
• Protokollierung von Sprint Reviews und Retrospektiven
• Vorbereitung auf und Ablegen der Scrum-Foundation-Prüfung

Modul 4 — ITIL 4 Foundation: ITIL 4 ist der globale Standard für IT-Service-Management. Auch in nicht-IT-spezifischen Assistenzrollen ist das Grundverständnis hilfreich, sobald die Zusammenarbeit mit IT-Abteilungen zum Alltag gehört — etwa bei der Begleitung von Change-Requests, Incident-Kommunikation oder Service-Request-Routing.

• Service Value System (SVS) und Service Value Chain
• Vier Dimensionen des Service Managements
• Sieben Leitprinzipien von ITIL 4
• Kernpraktiken: Incident Management, Service Desk, Change Enablement, Service Request Management
• Zusammenspiel zwischen Business-Prozessen und IT-Services
• Vorbereitung auf und Ablegen der ITIL-4-Foundation-Prüfung

Praxis-Block — Assistenz-Szenarien und integrierte Anwendungen

• Kompletten Projektauftakt dokumentieren: Business Case, Projektstrukturplan, Kickoff-Präsentation
• Statusreport für ein laufendes fiktives Projekt erstellen und an zwei Zielgruppen anpassen
• Sprint-Backlog-Übersicht in Excel führen und Sprint-Review protokollieren
• E-Mail-Kommunikation zu einem Change-Request nach ITIL-4-Konventionen formulieren
• Terminserie mit Agenda und Aufgabenverteilung in Outlook anlegen und kommunizieren
• Projektpräsentation in PowerPoint mit Masterfolie und Statusampel gestalten
• Incident-Meldung korrekt klassifizieren und intern weiterleiten
• PRINCE2-Ausnahmebericht anhand eines vorgegebenen Szenarios ausarbeiten
• Mock-Prüfungen für PRINCE2 Foundation, Scrum Foundation und ITIL 4 Foundation durchführen
• Gesamtes Projektdokumentationsset für ein fiktives Projekt zusammenstellen
• Präsentation der eigenen Lernfortschritte vor der Gruppe

Dieser Kurs eignet sich für Personen, die eine strukturierte Assistenzfunktion in Unternehmen anstreben und dabei sowohl operative Office-Kompetenz als auch Methodenwissen in Projektmanagement und Service-Management erwerben wollen.

• Berufswechsler und Quereinsteiger, die gezielt in Assistenzberufe einsteigen möchten
• Büroangestellte, die ihre Kompetenz durch anerkannte Zertifizierungen aufwerten wollen
• Personen nach einer Berufspause, die sich für eine Stelle im Office-Bereich neu qualifizieren
• Mitarbeitende aus kaufmännischen Berufen, die in Projektumgebungen stärker eingebunden werden sollen
• Personen, die international anerkannte Zertifikate als Karriere-Signal anstreben

Das Combined-Learning-Format wechselt zwischen angeleiteten Unterrichtseinheiten und eigenständiger Übungsarbeit. Office-Inhalte werden direkt am Bildschirm geübt — Lernende arbeiten mit eigenen Dokumenten, nicht mit Vorführungen. Methodenmodule (PRINCE2, Scrum, ITIL 4) verbinden konzeptionelle Erklärungen mit konkreten Assistenz-Szenarien, damit der Transfer in den Berufsalltag unmittelbar gelingt. Teilzeit-Formate erlauben eine flexible Einteilung; Vollzeitoption verkürzt die Gesamtdauer.

Der Kurs deckt sieben separate Lernbereiche ab — vier Office-Programme und drei Zertifizierungsmodule — und ist entsprechend umfangreich angelegt. Je nach gewähltem Format (Vollzeit/Teilzeit) variiert die Gesamtdauer. Beide Varianten führen zum vollständigen Curriculum einschließlich aller drei Zertifizierungsprüfungen.

Das Curriculum bereitet auf drei externe Zertifizierungsprüfungen vor: PRINCE2 Foundation (Axelos), Scrum Foundation (von der ausgebenden Organisation zertifiziert) und ITIL 4 Foundation (PeopleCert/Axelos). Diese Zertifikate sind international anerkannte Qualifikationsnachweise und werden nach bestandener Prüfung vom jeweiligen Zertifizierungsgeber ausgestellt. Für die Office-Inhalte stellt der Anbieter eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung aus.

Die Kombination aus vollständigem Office-Paket und drei international anerkannten Methodenzertifizierungen macht diesen Kurs zu einem der inhaltlich breitesten Qualifizierungsangebote im Assistenzbereich. Wer diesen Kurs abschließt, kann in modernen, hybrid-organisierten Unternehmen sofort wirksam sein — egal ob die Projektumgebung PRINCE2-konventionell, agil mit Scrum oder IT-getrieben nach ITIL 4 aufgebaut ist. Der konkrete Mehrwert liegt darin, dass Assistenzkräfte nach diesem Kurs nicht mehr übersetzen müssen: Sie verstehen die Sprache der Projektleitung, kennen die Erwartungen an Dokumentation und Reporting und können Meetings, Sprint Reviews und Change-Prozesse aktiv und kompetent begleiten — anstatt nur Protokoll zu schreiben ohne den Kontext zu verstehen. Drei internationale Zertifikate in einer Weiterbildung sind ein starkes Signal bei Bewerbungen: Sie zeigen Lernbereitschaft, methodisches Verständnis und den Anspruch, Assistenzarbeit professionell und nicht rein reaktiv zu gestalten.