Assistent Prozessmanager – ITIL 4, Scrum, MS Office + Access

Diese Weiterbildung bereitet auf Assistenzaufgaben im Prozessmanagement vor. Der besondere Zuschnitt liegt in der Kombination zweier Methodengrundlagen — ITIL 4 Foundation für IT-Serviceprozesse und Scrum Foundation für agile Strukturen — mit dem vollständigen Microsoft-Office-Paket, zu dem in dieser erweiterten Variante auch Microsoft Access zählt. Wer Prozessverantwortliche bei der Gestaltung, Dokumentation und Steuerung von Prozessen unterstützen will, benötigt genau dieses Duo aus methodischem Grundlagenwissen und praktischen Anwenderkenntnissen.

Modul ITIL 4 Foundation ITIL 4 ist das weltweit verbreitetste Framework für IT-Servicemanagement. In der Foundation-Stufe werden die konzeptionellen Grundlagen gelegt, die für die Mitarbeit in prozessorientierten IT-Organisationen notwendig sind.

• Das Service Value System: Zusammenspiel von Governance, Service Value Chain, Guiding Principles und Continual Improvement
• Die fünf Aktivitäten der Service Value Chain: Plan, Improve, Engage, Design & Transition, Obtain/Build, Deliver & Support
• Die sieben Leitprinzipien: Fokus auf Wert, Start where you are, iteratives Vorgehen, Zusammenarbeit, holistisches Denken, Einfachheit, Automatisierung
• Wichtige Servicepraktiken: Incident Management, Problem Management, Change Enablement, Service Desk, Service-Level-Management
• Die vier Dimensionen von ITIL 4: Organisationen/Menschen, Information/Technologie, Partner/Zulieferer, Wertströme/Prozesse
• Prüfungsvorbereitung und offizielles ITIL-4-Foundation-Examen

Modul Scrum Foundation Scrum ist das meistgenutzte agile Framework in der Softwareentwicklung und zunehmend in anderen Unternehmensbereichen. Foundation vermittelt das notwendige Grundverständnis für die Mitarbeit in Scrum-Teams.

• Scrum-Werte: Commitment, Fokus, Offenheit, Respekt, Mut
• Scrum-Rollen: Product Owner, Scrum Master, Entwicklungsteam — Verantwortlichkeiten und Schnittstellen
• Scrum-Events: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospektive
• Scrum-Artefakte: Product Backlog, Sprint Backlog, Inkrement und Definition of Done
• Umgang mit Impediments und Kommunikation im Scrum-Team
• Prüfungsvorbereitung und offizielles Scrum-Foundation-Zertifizierungsexamen

Modul Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Der produktive Einsatz von Office-Werkzeugen ist in praktisch jeder Bürotätigkeit vorausgesetzt. Dieser Grundstock umfasst die vier meistgenutzten Anwendungen.

• Microsoft Word: Dokumentenstruktur und Formatvorlagen, Serienbrieffunktion, Dokumentenüberarbeitung, Inhaltsverzeichnisse
• Microsoft Excel: Tabellenstruktur, Grundformeln und -funktionen, Pivot-Tabellen, Diagrammtypen, bedingte Formatierung
• Microsoft PowerPoint: Folienlayouts, Master und Designs, Animationen und Übergänge, Präsentationsplanung
• Microsoft Outlook: Postfachverwaltung, Kalender und Terminplanung, Aufgabenverwaltung, Regeln und Ordner
• Praktische Übungen zu typischen Assistenz-Workflows mit den vier Programmen

Modul Microsoft Visio und Microsoft Access Visio und Access ergänzen das Office-Paket um zwei spezialisierte Werkzeuge, die in Prozessmanagement-Assistenzrollen besonders gefragt sind.

• Microsoft Visio: Prozessflussdiagramme, BPMN-Grundnotation, Organigramme, Netzwerk- und Infrastrukturdiagramme
• Visio für Prozessdokumentation: Abläufe visualisieren, Schnittstellen darstellen, Diagramme in Word/PowerPoint integrieren
• Microsoft Access: Konzepte relationaler Datenbanken, Tabellen und Felder anlegen, Primär- und Fremdschlüssel
• Abfragen in Access: Auswahlabfragen, Parameterabfragen, Berechnungsfelder
• Formulare für die Dateneingabe erstellen
• Berichte und Auswertungen für Prozessverantwortliche aufbereiten
• Datenimport aus Excel nach Access und Export für Weiterverarbeitung

Praxisanwendungen für die Assistenzrolle Die gelernten Inhalte verbinden sich in der täglichen Arbeit als Prozessmanagement-Assistenz. Übungen simulieren typische Aufgabenstellungen dieser Rolle.

• ITIL-Serviceprozesse in einer Visio-Prozesslandkarte darstellen
• Excel-Tabelle zur Nachverfolgung von Servicevorfällen und Lösezeiten aufbauen
• Access-Datenbank für Prozessverantwortliche und Prozessphasen anlegen
• Word-Protokoll nach einem Scrum-Sprint-Review erstellen
• Outlook-Terminplanung für wiederkehrende ITIL-Reviewmeetings aufsetzen
• PowerPoint-Präsentation zu einem Prozessverbesserungsvorschlag ausarbeiten
• Kombinationsaufgabe: Daten aus Access in Excel-Bericht überführen und in PowerPoint präsentieren
• Probeprüfungen für ITIL-4-Foundation- und Scrum-Foundation-Examen
• Durcharbeitung von Fallbeispielen aus dem IT-Service-Kontext

Diese Weiterbildung richtet sich an Personen, die eine unterstützende Fachrolle im Prozessmanagement oder in IT-nahen Organisationsbereichen anstreben.

• Berufseinsteiger ohne IT-Hintergrund, die in eine Prozessmanagement-Assistenzfunktion wechseln wollen
• Kaufmännische Fachkräfte, die ihre Kenntnisse um ITIL- und Scrum-Grundlagen erweitern und sich für IT-nahe Organisationsbereiche qualifizieren wollen
• Bürokaufleute oder Verwaltungsfachkräfte, die ihr Office-Paket durch Visio und Access vervollständigen wollen
• Quereinsteiger mit guten PC-Kenntnissen, die ein strukturiertes Fundament für prozessorientiertes Arbeiten suchen
• Menschen in Elternzeit oder Wiedereinstieg, die eine praxisorientierte Umschulung mit anerkanntem Abschluss anstreben

Im Combined-Learning-Format wechseln Trainer-geführte Live-Unterrichtseinheiten mit Online-eigenständige Übungsphasen auf einer digitalen Plattform ab. Praktische Übungen in den jeweiligen Programmen (Excel, Access, Visio) und Fallstudien zu ITIL-Szenarien sorgen für direkten Praxisbezug. Der Kurs ist überwiegend in Teilzeit organisiert, läuft aber auch in Vollzeitvarianten.

Der Kurs umfasst neun Einzelmodule: ITIL 4 Foundation, Scrum Foundation, Windows 10, Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio und Access. Im Teilzeitformat entspricht das erfahrungsgemäß drei bis fünf Monaten; im Vollzeitformat ist eine kürzere Durchlaufzeit möglich.

Das ITIL-4-Foundation-Examen wird über PeopleCert abgenommen und ist international anerkannt. Das Scrum-Foundation-Zertifikat wird von der zuständigen Zertifizierungsstelle ausgestellt. Für die Office-Module werden trägerinterne Abschlussbestätigungen oder Kurszertifikate ausgestellt. Zusätzlich dokumentiert ein Lehrgangszertifikat den vollständigen Kursabschluss. Staatliche Abschlüsse oder Kammerzertifikate sind nicht Bestandteil dieser Weiterbildung.

Assistenzrollen im Prozessmanagement sind ein realistischer Einstieg in IT-nahe Bereiche, der weder Hochschulabschluss noch jahrelange Berufserfahrung voraussetzt. Die Kombination aus ITIL-Grundlagenwissen, agiler Orientierung durch Scrum und vollständiger Office-Kompetenz deckt exakt das ab, was Prozessverantwortliche von ihren Assistenzstellen erwarten: jemanden, der Prozesse dokumentieren, Daten strukturieren und methodische Rahmenbedingungen verstehen kann. Das Access-Modul ist die Besonderheit dieser Variante. Während Standard-Office-Kurse bei Excel enden, geht dieser Kurs einen Schritt weiter und vermittelt echte Datenbankfähigkeiten auf einem zugänglichen Level. Für Assistenzaufgaben, in denen Prozessdaten systematisch erfasst, verknüpft und ausgewertet werden müssen, ist Access oft das praktischere Werkzeug als eine überdehnte Excel-Tabelle. Durch die gleichzeitige Qualifizierung in ITIL und Office wird sichergestellt, dass Teilnehmende nicht nur die Werkzeuge kennen, sondern auch verstehen, in welchem methodischen Rahmen sie eingesetzt werden. Das macht den Unterschied zwischen jemandem, der Word bedienen kann, und jemandem, der weiß, welche Dokumente in welchen Prozessphasen benötigt werden — und sie entsprechend aufbereitet.