Assistenz der Geschäftsleitung mit SAP & PRINCE2 – Kurs

Wer die Geschäftsleitung eines Unternehmens organisatorisch unterstützen will, braucht heute mehr als klassische Sekretariatskompetenz: SAP-Grundkenntnisse für die Zusammenarbeit mit Fachabteilungen, ein anerkanntes Projektmanagement-Vorgehen und sichere digitale Zusammenarbeit gehören zunehmend zum Anforderungsprofil. Dieses Programm bündelt deshalb vier Qualifikationen: die organisatorischen Grundlagen der Assistenz auf Geschäftsleitungsebene, SAP-Grundlagen auf Anwenderniveau, die international anerkannte PRINCE2-Zertifizierung von Foundation bis Practitioner sowie das Xpert-Zertifikat „Digitale Zusammenarbeit". Am Ende verfügen Teilnehmende über ein Kompetenzprofil, das organisatorische, betriebswirtschaftliche und projektbezogene Anforderungen einer modernen Assistenzfunktion abdeckt.

Block 1 — Assistenz der Geschäftsleitung: Organisation und Kommunikation Dieser Baustein vermittelt die organisatorischen Kernaufgaben, die eine Assistenz auf Geschäftsleitungsebene von einer klassischen Sekretariatsposition unterscheiden.

• Termin-, Reise- und Besprechungsmanagement für die Geschäftsleitung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung
• Professionelle interne und externe Geschäftskorrespondenz
• Priorisierung und Organisation paralleler Aufgaben und Anfragen
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen
• Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsleitung und Fachabteilungen

Block 2 — SAP-Grundlagen für die Zusammenarbeit mit Fachabteilungen Da Assistenzfunktionen zunehmend mit SAP-gestützten Abläufen in Berührung kommen, vermittelt dieser Block die Grundlagen auf Anwenderniveau, ohne technisches Entwicklerwissen vorauszusetzen.

• Navigation und Aufbau eines SAP-Systems auf Anwenderebene
• Grundlegende betriebswirtschaftliche Abläufe in SAP nachvollziehen
• Stammdaten anlegen, prüfen und pflegen
• Einfache Belege und Vorgänge im System bearbeiten
• Berichte und Auswertungen auf Anwenderniveau abrufen
• Zusammenspiel zwischen SAP-gestützten Fachabteilungen und der Assistenzfunktion

Block 3 — PRINCE2 Foundation und Practitioner Da die Practitioner-Stufe eine bestandene Foundation-Prüfung voraussetzt, führt dieser Block von den Grundlagen bis zur praktischen Anwendung von PRINCE2 auf reale, auch assistenznahe Vorhaben.

• Die sieben Prinzipien und sieben Themen von PRINCE2 im Überblick
• Die Prozesse von PRINCE2 von der Projektvorbereitung bis zum Abschluss
• Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der PRINCE2-Projektorganisation
• Tailoring von PRINCE2 auf kleinere, organisatorisch geprägte Vorhaben
• Managementprodukte wie Projektinitiierungsdokumentation und Phasenpläne erstellen
• Risiken, Qualität und Fortschritt eines Projekts systematisch steuern

Block 4 — Xpert-Zertifikat „Digitale Zusammenarbeit" Der vierte Baustein widmet sich digitalen Werkzeugen und Regeln, mit denen sich Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg organisieren lässt.

• Werkzeuge für Online-Besprechungen und digitale Terminabstimmung
• Gemeinsame Dokumentbearbeitung in cloudbasierten Umgebungen
• Strukturierte Ablage und gemeinsame Nutzung digitaler Dokumente
• Kommunikationsregeln für digitale und hybride Zusammenarbeit
• Datenschutz- und Sicherheitsaspekte bei digitaler Zusammenarbeit
• Digitale Werkzeuge zur Koordination mehrerer paralleler Vorhaben

Praxisblock — Vier Qualifikationen im Arbeitsalltag verbinden

• Eine Termin- und Besprechungsplanung für ein fiktives Geschäftsleitungsbüro erstellen
• Ein Protokoll zu einer simulierten Geschäftsleitungssitzung verfassen
• Stammdaten und einen einfachen Beleg in einer SAP-Übungsumgebung anlegen
• Eine SAP-Auswertung auf Anwenderniveau abrufen und interpretieren
• Einen kleinen organisatorischen Verbesserungsvorschlag als PRINCE2-Projekt aufsetzen
• Einen Projektinitiierungsplan für dieses Vorhaben erstellen
• Ein Risikoregister für ein assistenznahes Projekt anlegen
• Eine gemeinsame Dokumentbearbeitung in einer Cloud-Umgebung simulieren
• Eine Online-Besprechung inklusive Vor- und Nachbereitung organisieren
• Eine digitale Ablagestruktur für wiederkehrende Vorgänge entwerfen
• Eine Kommunikationsvorlage für die Abstimmung mit mehreren Fachabteilungen erstellen
• Eine abschließende Dokumentation, die alle vier Qualifikationsbereiche zusammenführt

Die Kombination aus organisatorischer Assistenzkompetenz, SAP-Grundlagen, PRINCE2 und digitaler Zusammenarbeit ist bewusst so gewählt, dass keiner der vier Bereiche isoliert bleibt: Wer die Geschäftsleitung unterstützt, koordiniert in der Praxis fast immer alle vier Ebenen gleichzeitig — von der Terminplanung über SAP-gestützte Abstimmungen mit Fachabteilungen bis zur Steuerung kleinerer eigener Projekte. Gerade weil Assistenzfunktionen zunehmend eigenverantwortlich Teilprojekte übernehmen und digital über Standorte hinweg zusammenarbeiten, zahlt sich diese Verbindung im Arbeitsalltag unmittelbar aus.

Das Programm richtet sich an Personen, die eine Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungsebene mit SAP-, Projektmanagement- und digitalen Zusammenarbeitskompetenzen verbinden möchten.

• Arbeitsuchende aus Office-Management, Assistenz und Sekretariat, die ihre Kenntnisse erweitern möchten
• Kaufmännisch interessierte Personen, die sich beruflich neu orientieren
• Quer- und Wiedereinsteigende sowie Hochschulabgänger:innen mit oder ohne Abschluss
• Personen, die eine Zusatzqualifikation für den beruflichen (Wieder-)Einstieg suchen

Die vier Themenbereiche werden aufeinander aufbauend vermittelt, sodass SAP-, PRINCE2- und Digitalkompetenzen unmittelbar auf die organisatorischen Assistenzaufgaben des ersten Blocks bezogen werden können. Theoretische Einheiten wechseln sich mit praktischen Übungen ab, in denen typische Assistenzaufgaben in einer SAP-Übungsumgebung, in PRINCE2-Fallbeispielen und in digitalen Zusammenarbeitswerkzeugen durchgespielt werden.

Der zeitliche Umfang richtet sich nach dem gewählten Anbieter und der jeweiligen Terminvariante. Da vier inhaltlich unterschiedliche Qualifikationsbereiche kombiniert werden, sollte ausreichend Zeit für die Verknüpfung der Themen eingeplant werden.

Nach Abschluss stehen mehrere Nachweise: ein trägerinternes trägerinternes Zertifikat für die Assistenzinhalte, die offiziellen PRINCE2-Zertifizierungen (Foundation und Practitioner, vergeben von Axelos), das SAP-S/4HANA-Anwenderzertifikat auf Foundation Level sowie das Xpert-Zertifikat „Digitale Zusammenarbeit". Die PRINCE2-Practitioner-Zertifizierung muss alle drei Jahre rezertifiziert werden, die Foundation-Stufe bleibt unbefristet gültig.

Bemerkenswert ist vor allem die Bündelung von vier Qualifikationen, die im Assistenzalltag selten getrennt vorkommen: Wer die Geschäftsleitung unterstützt, braucht Organisationstalent ebenso wie SAP-Verständnis, projektbezogenes Denken und digitale Zusammenarbeitskompetenz — meist gleichzeitig und im selben Arbeitstag. Für den beruflichen Wiedereinstieg oder die berufliche Neuorientierung ist besonders wertvoll, dass mehrere der erworbenen Nachweise herstellerunabhängig beziehungsweise international anerkannt sind: Die PRINCE2-Zertifizierung wird branchenübergreifend akzeptiert, das SAP-Anwenderzertifikat dokumentiert IT-Kompetenz, die im Bewerbungsprozess unmittelbar nachvollziehbar ist. Ob die berufliche Reise anschließend eher in klassische Assistenz- und Office-Management-Funktionen führt, in SAP-nahe Sachbearbeitung oder in Projektassistenz und -koordination, lässt das Programm bewusst offen — für alle drei Anschlusswege liefert es eine tragfähige Basis.