Büro und Sekretariat mit SAP – Weiterbildung

Diese Weiterbildung verbindet die klassischen Aufgaben eines modernen Büro- und Sekretariatsarbeitsplatzes mit der Fähigkeit, im weit verbreiteten ERP-System SAP S/4HANA sicher zu arbeiten. Wer heute im Sekretariat, in der Assistenz oder im Backoffice tätig sein möchte, kommt an SAP-gestützten Prozessen kaum noch vorbei – von der Stammdatenpflege bis zur Bearbeitung einfacher Belege. Der Kurs schließt diese Lücke gezielt und bereitet auf ein digital geprägtes Bürober ufsbild vor, ohne die klassischen organisatorischen Kernkompetenzen zu vernachlässigen.

Der erste Modulblock behandelt die klassischen Aufgabenfelder von Büro und Sekretariat. Im Mittelpunkt stehen Organisation, Kommunikation und der professionelle Umgang mit den Standardwerkzeugen eines modernen Büroarbeitsplatzes.

• Terminmanagement, Postbearbeitung und Wiedervorlagesysteme
• Geschäftsbriefe, E-Mails und Protokolle nach aktuellen Normen verfassen
• Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationserstellung mit MS Office
• Ablageorganisation und Dokumentenverwaltung im Büroalltag
• Grundlagen der Büroorganisation nach betrieblichen Standards
• Zusammenarbeit mit vor- und nachgelagerten Abteilungen

Der zweite Modulblock führt in die SAP-S/4HANA-Umgebung ein und vermittelt die für Büro- und Assistenzaufgaben relevanten Grundfunktionen des Systems.

• Aufbau und Navigation der SAP-S/4HANA-Oberfläche
• Anlegen und Pflegen von Stammdaten im System
• Erfassen einfacher Geschäftsvorfälle und Belege
• Suchen, Filtern und Auswerten von SAP-Daten
• Verständnis grundlegender SAP-Module und ihrer Zusammenhänge
• Sicherer Umgang mit Berechtigungen und Datenschutz im ERP-System

Der dritte Modulblock widmet sich der digitalen Zusammenarbeit, die im Sekretariatsbereich zunehmend über verteilte Teams und virtuelle Meetings organisiert wird.

• Planung und Moderation von Videokonferenzen mit Microsoft Teams
• Gemeinsame Dokumentenbearbeitung im Team
• Nutzung von Moodle zur Organisation eigener Lerninhalte
• Digitale Kommunikationskanäle sinnvoll auswählen und einsetzen
• Aufbau digitaler Arbeitsabläufe zwischen Homeoffice und Präsenzbüro
• Grundregeln der Netiquette in digitalen Meetings und Chats

Im vierten, praxisorientierten Modulblock werden die erlernten Fähigkeiten in realitätsnahen Büroszenarien angewendet und auf die Zertifizierungsprüfungen vorbereitet.

• Bearbeitung eines kompletten Büroalltag-Szenarios vom Posteingang bis zur Ablage
• Erstellung einer vollständigen SAP-gestützten Auftragsabwicklung im Übungssystem
• Simulierte Terminkoordination mit mehreren Beteiligten
• Erstellung einer Geschäftspräsentation für ein fiktives Projektmeeting
• Pflege und Bereinigung von Stammdatensätzen im SAP-Testsystem
• Erarbeitung eines digitalen Ablagekonzepts für ein Sekretariat
• Bearbeitung eingehender Korrespondenz nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
• Erstellung einfacher Auswertungen aus SAP-Bewegungsdaten
• Zusammenstellung eines digitalen Handbuchs typischer Büroprozesse
• Rollenspiele zur Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Fehleranalyse bei fehlerhaften SAP-Buchungen im Übungsfall
• Abschlussprojekt, das Büroorganisation und SAP-Anwendung verbindet

Diese Verzahnung aus klassischer Büroorganisation und moderner ERP-Anwendung spiegelt wider, wie sich das Berufsbild von Sekretariat und Assistenz in den letzten Jahren verändert hat. Wer heute in diesem Bereich arbeitet, benötigt neben organisatorischem Geschick zunehmend auch technisches Verständnis für die Systeme, in denen Unternehmensdaten verwaltet werden. Die praktischen Übungen orientieren sich durchgehend an realen Büroabläufen, sodass die SAP-Kenntnisse nicht isoliert, sondern im Zusammenhang mit typischen Sekretariatsaufgaben erworben werden. Dadurch entsteht ein Kompetenzprofil, das sowohl für klassische Assistenzstellen als auch für Positionen mit stärkerem SAP-Bezug einsetzbar ist.

Die Weiterbildung richtet sich an Arbeitsuchende und Quer- oder Wiedereinsteigende, die eine Tätigkeit im Büro, Sekretariat oder in der Assistenz anstreben und dabei gezielt digitale sowie SAP-bezogene Zusatzkompetenzen aufbauen möchten. Sie eignet sich sowohl für Personen ohne einschlägige Vorerfahrung als auch für Berufserfahrene, die ihre Kenntnisse an die veränderten Anforderungen digitaler Büroarbeit anpassen wollen.

• Arbeitsuchende, die eine Qualifizierung für den digitalen Büroalltag suchen
• Quereinsteigende ohne einschlägige kaufmännische Vorerfahrung
• Wiedereinsteigende nach längerer Berufspause im Verwaltungsbereich
• Hochschulabgänger:innen mit oder ohne Abschluss auf der Suche nach einer praxisnahen Zusatzqualifikation
• Berufserfahrene, die ihre MS-Office- und SAP-Kenntnisse auffrischen möchten

Die Weiterbildung kombiniert theoretische Einführungen mit umfangreichen praktischen Übungen direkt im SAP-Testsystem sowie in den MS-Office-Anwendungen. Büroorganisatorische Themen werden anhand konkreter Fallbeispiele erarbeitet, während die SAP-Inhalte schrittweise anhand realitätsnaher Transaktionen aufgebaut werden. Der Wechsel zwischen klassischen Büroaufgaben und Systemarbeit sorgt für Abwechslung und verankert die digitalen Inhalte im organisatorischen Gesamtzusammenhang.

Der Kurs ist als kompakte Vollzeit- oder Teilzeitkurs angelegt und verbindet die Vermittlung büroorganisatorischer Grundlagen mit einem vertieften SAP-Praxisteil. Der zeitliche Umfang berücksichtigt sowohl die Einarbeitung in die Office-Anwendungen als auch die schrittweise Heranführung an die SAP-Systemlandschaft.

Die Weiterbildung schließt mit mehreren anerkannten Nachweisen ab: dem Xpert-DCP®-Zertifikat „Digitale Zusammenarbeit", dem SAP-Anwenderzertifikat „SAP S/4HANA Foundation Level" sowie einem trägerinternen trägerinternes Zertifikat, das die vollständige Teilnahme dokumentiert. Die Vorbereitung auf beide externen Zertifizierungsprüfungen ist fester Bestandteil des Kurskonzepts und zieht sich durch alle vier Modulblöcke.

Klassische Büro- und Sekretariatsaufgaben verschwinden nicht, sie verlagern sich zunehmend in digitale und ERP-gestützte Systeme. Wer neben organisatorischem Geschick auch SAP-Grundkenntnisse mitbringt, verbessert seine Chancen auf Assistenz- und Sekretariatsstellen deutlich, da viele mittelständische und größere Unternehmen ihre Verwaltungsprozesse über SAP S/4HANA abwickeln. Stellenausschreibungen für Assistenz- und Sekretariatspositionen verlangen inzwischen regelmäßig „SAP-Kenntnisse von Vorteil" oder „SAP-Erfahrung erwünscht", auch wenn die eigentliche Position nicht im klassischen SAP-Fachbereich angesiedelt ist. Der Mehrwert dieser Kombination liegt darin, dass beide Kompetenzfelder nicht getrennt, sondern im Zusammenspiel geübt werden: Eine Terminkoordination, eine Bestellung oder eine einfache Auswertung wird direkt im SAP-Kontext nachvollzogen, statt nur theoretisch besprochen zu werden. Das schafft ein realistisches Bild vom digitalisierten Büroalltag. Mit dem Xpert-DCP- und dem SAP-Anwenderzertifikat verfügen Absolvierende über zwei extern anerkannte Nachweise, die sich in Bewerbungen für Sekretariats-, Assistenz- und Backoffice-Positionen gezielt einsetzen lassen und die eigene Qualifikation gegenüber rein theoretischem Bürowissen klar abheben.